文/古尔浪洼

提升效率的行动，应该从自己感觉效果最良好的工作部分开始。大部分人，20%~30%左右的工作时间，完成了他绝大部分的重要工作量；而另外的30%~40%的时间，则基本上是做些效率不彰、效果不佳的事情；剩下的时间，纯粹被浪费掉，做些不产生任何价值的事情，有时候，甚至是在做些产生负价值的事。关键问题在于：如何识别何者能提升，何者在消耗时间和资源。

建立自己的“效率地图”，可以用来识别、修正浪费和偷走时间的事项和缘由，可帮助我们在每日纷繁复杂的工作中，快速辨识出自己的效率核心时间和效率核心“事件”，从而帮助我们评估和调整做事的优先次序和方法，制定出高效率的行动计划。

建立“效率地图”的5个步骤

成功效率地图的起点，在于决定用70%的准确度来分析自己的做事效率；如果如一些书籍上所说的方法，一味地做四象限分析，没玩没了地辨识“重要”、“不重要”、“紧急”、“不紧急”，只会增加自己工作量。建立和分析自己的效率地图，可遵循以下5个步骤：

步骤1：建立效率清单

这需要三样东西，一个是自己的主要工作模块内容（写成一行，像是“周业务检讨例会”、“审核报表”、“录入昨天业务数据”、“文件分发与存档”等），另一个则是自己对其效果的评估，第三个，则是写上所花时间。这样做，就是为每项重要的工作建立评估表。

如此一来，可建立起自己每项必需要做的工作“损益表”，对其达到的效果程度，可以一目了然地分析出来。根据这份分析表，我们可以依照单个工作项目来检视自己的工作效率，也可合并同类型，依据工作的类型模块分析出自己的工作效率。重要的是，如此以来，你不再是“有很多工作要做”，而是可以轻松预测出各种工作组合和交叉进行对你时间利用的影响，并看到在工作量极为明晰的计划中，改变和调整工作内容对自己工作效率造成的影响。

建立效率资料库，只适宜于在自己的工作内容相对固定、有规律可循的情况下进行一段时间，比如1、2个月，没必要长年累月都去做。毕竟我们的目的是分析，不是事无巨细地去记账，做报表。

步骤2：画出自己的效率地图

选择自己花了较多时间的项目，或者自己预期应该达成更多成果的项目，把资料库中与之初看无关，其实有关（例如：补充、跟进、追踪、验证、配合）等等相关工作内容合并在一起，对其进行综合分析和评估，重新再进行排序，并从每天的工作项目中中选出6~12个具有代表性的项目出来，进行深入分析。

为什么这里要选6~12个呢？太少，可能会变成孤例，不具有代表性，太多，则会耗费太多精力。6~12个，差不多也就是半个小时到一个半小时的频率做好一件重要的事，基本能覆盖我们的所有工作内容和项目了。

接着，再仔细针对每一个项目进行详细分析，有条理地辨识效率推动因素：目的、时机、具备的条件、限制因素、资源配备、权重分配、自己的喜好程度、投入程度、兄弟部门的配合度、上司的重视度、公司的需求度等等。然后，将自己分析出来的各种因素与实际情况一一对照，便可以从中找出提升效率的杠杆因素来。很多项目效率的提升，其实是不需要全面去用力，只要抓中一两个杠杆因素，就可以快速高效推动。

例如，降低成本这种事，财务做再详细的数据也没用，而是要有推动其降低的意志，因此，在数据分析详细，改善项目目标明确的情况下，请最高管理者出席，只要他点头，注视着各个应该执行的部门的头门在目标数字下面签字就行了，这远比一个部门经理耗费数月喊破嗓子起到的推动作用大很多。

服务质量的提升与上述方式恰恰相反，不能高层制定好目标点头就行了，而是在上述东西明确的情况下，进行一线接触客户服务人员的培训和监督考核。没有对一线人员的培训、监督和考核，再好的意愿，最后也是一纸空文，因为没用人去执行和实现嘛！

在大项目上是如此，每日的日常工作也同样道理。我以前在公司做总经理时，有非常多的表单和文件需要签字，刚开始，每隔几分钟，总有人来敲门。后来，我干脆合并同类项，一天只签两次字，上午11点和下午2点半各一次，集中在15分钟内，不急的全部让助理送进来，签完后分发下去，过时不候。急的可以随时来，但若一个部门一天签超过两次急单，就得准备好理由和改进措施来找我。

后来，我发现设计部门也面临与我相似的问题，他们是设计工作频繁被其它部门打断，不是电话，就是有人杀进去直接骚扰，导致他们的出活效率非常低。于是，我就规定，每天上午11点半，下午4点半，是沟通时间，所有的问题可以集中在这个时段问，这个时段之外，不准打电话给设计部门，若有问题需要找设计师，部门经理带着去，而且必须先找设计经理，方可再找设计师。这个规定出来后，找设计师的电话和人直线下降，不仅骚扰设计师们的电话和人少了，而且设计师们图纸的质量也大幅度提高了。

步骤3：与自己的工作印证

绘制出效率地图后，不能闷着头就干上来了，而是要将其置于公司不断变化的条件和环境下加以印证。做任何事情，都难以一蹴而就，需要不断进行修正和完善。步骤2中我讲的东西，一定要变得可以通用，提升效率的过程一定要融入智慧，而不是靠一招半式。

例如上班迟到，罚款会见效，但显然，罚款不是个从根本上解决问题的方法，只会让他担心被罚而改进，而且，好像还对家里偶尔出现意外的员工显得没有人情味。这种方式，就不算是有智慧的改进措施。如果将迟到的次数和时间转换成数据，与工资晋升、奖金发放挂钩，既不因一次孤立事件就给他戴上懒散的帽子，又可相对没有误差地衡量他的稳定性和持久性，显然要比罚款手段好的多。

步骤4：建立行动计划

效率地图见效后，就要横向推广，建立自己的行动计划，要确保它们不只是停留在一两个案例里，或者只是一纸空文。具体的推进过程中，要以点带面，先从自己最有心得的部分展开，起到示范的作用，然后再带动自己其它项目和效率的提升。

在推进一些新东西和变革的时候，一定要循序渐进，从易到难，从点到面，从拿手到陌生，逐步展开，这样容易推得动，也容易取得成绩，给自己奠定出信心来。就我的经验，很多好的东西，在公司和组织里推不动，其实不是大家认识不到它的好处，也不是自己的能力不够，大多是因为太急于求成，平均用力，自然就会力有不逮，容易半途而废。

步骤5：将效率地图制度化

一定要将自己的效率地图制度化，形成一个相对固定的方式和模块，也就是说，无论是对组织，还是仅限于自己，都要规范化，程序化。而且，在推行和执行的过程中，至少要能坚持6个月，否则难以形成优势，也难以积累出心得。

实际上，任何一个新的东西，在执行的过程中，最大的挑战不是别人，而是自己。很多人易犯的错误是，喜新厌旧，忽然看到一个觉得比较妙的点子和方法，就放弃掉了自己本来在坚持的东西。这是最容易一事无成的做法。

任何一项知识和工具，要内化并沉淀到我们的知识库底层，与已有和成熟应用的知识想融合，并内化成既有知识体系的一部分，都需要一个不断重复、实践、检讨、改进的过程。从某种意义上讲，技巧和效率是重复出来的，重复、重复、重复，才是效率之本。