工作中，难免要处理各种文件，同一个项目有来自各个部门的文件和方案，即便同一个方案也会因为修改有很多版本。前段时间，负责一个项目，需要本组的同事小W再次修改。可是小W交上来的文件，我一看傻眼了，咦，这怎么还是上上次的基础上修改的文件呢，明明应该在上次改完的基础上修改啊。于是，我就跑到小W的座位上，跟他沟通这件事情。
【小W的桌面】
去了小W那里，小W尴尬地说了声：“稍等~”，然后我就看到一整个电脑桌面，密密麻麻的各种word,excel,ppt，所有的都无秩序地放在一起。一分钟的“火眼金睛”扫描，桌面貌似没有。于是小W打开了D盘，某个文件夹，又是一堆各种文件，有的文件还是三四年前的。搜寻无果，于是又打开了F盘，终于看到了一个文件夹，名称命名为那个项目。我以为终于可以找到那个文档，解决问题了。结果发现并没有，那个文件还是很早很早之前的版本。
好吧，如此混乱的文件归档方式，不仅影响效率，关键时候还找不到文件。
【我自己的桌面】
无奈，这个事情，只能自己解决了。我打开自己的电脑，清爽简洁的桌面，只有十个常用软件和文档的快捷方式，其他啥都没有。我迅速地打开“F盘-01工作-2017-福建XXX（2017.03.20-）-XX组-文件”，然后在其中找到某个日期他发给我的文件，所有别人发的文件我都保留了，并且在文件名上标上日期。这样就能快速精准找到了。
一般别人找我，需要什么资料或者文件，我都能很快地找到，然后发给人家。有时候出差在外，需要什么文件需要别人帮我从我的电脑发过来，也能很清晰地告诉别人，别人也能很快地找到。
对于文件文档的整理，是工作中的基本日常，但是也可以很明显地看到每个人的工作效率和思维。文件整洁有序，不仅自己工作舒心，处理事情效率也会提高。而且更重要的是，关键时候，会让你成为“不可替代的人”。
【Z姐的桌面】
Z姐是我非常佩服的一个前辈，做事认真细致，考虑事情非常周到。最近，刚升职。也是因为项目的原因，让我有幸和她搭档。
每次去找她，她总是很忙，打电话处理各种事情。她的桌面也挺满的，但是非常有秩序。左边是平常用的软件快捷方式，中间桌面放的都是今天的临时文件（处理完，就立马归入到相应的文件夹里面或者删除），右边有几个文件夹快捷方式。桌面有个软件提醒日程，几点几点，要跟谁沟通什么内容文件。涉及到的东西她都会快速找到。她的电脑已经成了一个数据库，所有相关的文件都非常有秩序地整理了。不仅是她们部门的，是所有的项目的文件，她都整理了。她说：“基本所有项目，各个部门需要文件，都会找我，我都能快速给他们找到，一般在30秒内。”当时听到我都震惊了，还有这种操作？
因为工作性质，我们有时候需要好几年前的项目的视频或者文件，一般这个时候就要在群里吼，看组内的前辈们可有，能不能找到全看缘分。而Z姐，她一个人，就把整个中心所有项目的文件都整理得整整齐齐，文件夹按照项目名称首字母排名编码。所以她经常会接到各个组的帮助，让她找某个项目的文件，而她能迅速地回应对方。所以大家对她的印象就是，非常干练，非常靠谱。而她也非常谦虚，她说：“好多人都以为我记性非常好，实际上我只是把文档归类的好，他们说的，我能第一时间找到而已。”
养成好的文件管理能力，不仅是个人良好工作的开端，而且对以后职业成长具有良好的帮助。那么如何管理一堆文件呢？
文件夹分类。可根据项目或者类型，将各种文件归入相关的文件夹下面。比如，我会按照各个项目将文件分类，每次收到文件，都会放到对应的文件夹中。这是最基本的。当然，同一个项目中，文件还是有很多，这时候可以继续细分，根据文件类型或者合作沟通的不同组别继续划分。
合理的命名文件名称。除了分类，给文件夹或者文档也很重要，这会方便日后查找。我常用的命名的准则是“项目首字母-项目名称（项目起始日期-项目结束日期）-项目负责人名字”。下一级文件夹，我会按照时间阶段，分成两类，一类是“投标阶段”，一类是“制作阶段”。这样不同时间节点的文件都能迅速归档。
随时整理文档。一定要养成随时整理文件的好习惯，不然文件一多了，都无从下手。每收到一个文件，就要脑海中立刻反映出来，将它放到什么位置。特别是好多时候用QQ或者微信传输的文件，一般放在默认的位置，很多人收到就忽视了。下次找文件，找半天，找不到那个入口。所以一定要收到之后，打开文件夹，将文件剪切出来。
给文档加日期。有的文件可能会遇到反复修改的情况，这种时候，一定要给各个文件名称后面加上当时的日期。这样，在后面查找对应时期就很方便了。这样，你也能清楚地知道，有的方案自己居然前后改了二十多版。
一些常用的文件夹，可以设置桌面快捷方式。像Z姐，她所有整理后的文件夹，就在桌面右边放了个快捷方式，当需要的时候，只需打开快捷方式，就能迅速查找了。
以上，是我工作中的一些小经验，也许你有更好的方式，也欢迎您的分享。
