文/子诺不离

最近在读日本作家赤羽雄二所著的《零秒工作》。该书作者曾在麦肯锡工作14年，一个人同时负责7-10个项目。独立创业后，又同时参加数家企业的经营改革，每年举办的演讲超过50次……作者能够完成如此庞大工作量，关键在于他的工作哲学：“思考的速度可以无限加快”和“工作的速度可以无限提升”。

在该书中，赤羽雄二不仅提出了提升工作速度的基本观念，还详细解说了“零秒工作术”的具体做法。作者觉得，有了这样的工作方法，工作中最复杂的问题也能迎刃而解。

在阅读该书的时候，我常常会联想到自己的职场经历。虽然作者讲的“零秒工作术”主要是针对日本白领，但职场的基本经验都是相通的，有许多内容还是值得借鉴。

下面，我想结合自己20多年的工作经验，就职场基本功问题谈谈自己的一点体会。

1.学会多听少说，切忌想当然或者不懂装懂。

如果你是一位职场新人，那么单位里的同事基本上可以说是你的前辈。所以，不论你自觉才高八斗，还是学富五车，首先要学会的一条就是：“谦虚、低调，见人微笑主动打招呼，但不要过分客套。”这样的姿态可以帮你迅速融入新的单位，即使你在工作中碰到困难，周围的同事也都会乐意帮助你。

养成专心聆听的习惯。特别是当上司或客户向你布置工作时，你一定要全神贯注，确保自己准确领会对方的讲话要点。如果你感觉把握不准，可以把自己的理解，向对方重复一遍，以求确认。千万不要因为害怕提问而不懂装懂，然后想当然地开展工作。要知道，如果目标和要求没有搞懂，你再勤奋也是白搭。

当有同事友善地指出你工作上存在的问题时，千万不要急着辩解，请本着“有则改之，无则加勉”的原则，虚心接受。以我的职场经验来说，一个能真心帮你指出缺点的人，实际上是你人生中的贵人，你应该从心底里感谢TA。如果发现自己确实有问题，必须马上改正，决不可重复犯错，否则你的形象会大打折扣。

2.对于重要的活动，必须方案先行，事先在心中推演每一个细节。

对于日常工作以外的重要活动，你都需要事先制订详细的书面工作方案。写方案的过程，实际上就是整个活动在你心里演练的过程。你考虑的问题越周到，你写的方案就会越详细，整个活动实施起来就会越顺畅。

在工作中碰到问题时，不要张口就问领导怎么办？而应该自己先思考几种解决的方案，供领导决策。也就是说，要多让领导做“选择题”，少让领导做“问答题”。如果你总是这样锻炼自己，相信你解决问题的能力会越来越强，领导和同事也会越来越器重你。

3.今日事今日毕，决不拖延，文件资料要及时整理归档。

要学会每年制订工作目标，然后分解到每月每周。每天上班前先花10分钟时间列任务清单，下班前再花10分钟时间写工作日志，记录每天做了什么事，遇见了谁，学到了什么东西，有什么经验教训。每日、每周、每月的定时复盘，会帮助你快速成长。

日常工作中，对于重要的、经常用到的文件资料，最好建一个专用文件夹，以方便查找使用。对于需要多次修改的文稿，每一稿都要做好标记（什么时间，谁修改，第几稿），然后按照修改时间排序，确保最新修改稿永远在最前面，或者索性把以前的修改稿统一放入“待清理”文件夹备查。

对于本部门组织的重要活动，要注意及时收集整理相关资料，并建立专门的文件夹，以统一的格式命名存档，以方便下次查阅使用。切莫轻视档案的作用，档案工作做得好，下次开展类似活动的时候，就会事半功倍。

对于经常性的工作，要及时总结，找出规律，然后固化为文字，以方便与他人共享。请不要害怕与他人分享你的工作经验，你分享得越多，别人越看重你。

4.掌握一些基本的电脑操作技巧，可让你的工作效率倍增。

在工作中，我发现有很多人只会使用Word文档，而且打字时只使用二三个指头，更不要说盲打了。文档操作时，不论是粘贴、复制还是重命名，只懂得用右键搞定。实际上，Windows操作系统中有许多常用的快捷键，比起右键来要快得多，只要你稍微学习下，就可以掌握。

比如：【复制】Crtl+C，【粘贴】Crtl+V，【剪切】Crtl+X，【保存】Crtl+S，【撤销】Crtl+Z，【反撤销】Crtl+Y，【关闭窗口】Crtl+W，【重命名】F2，【截取当前屏幕】Alt+Pr Scrn，等等。

还有，学会使用【无格式文本的选择性粘贴】和【空行替换】功能也非常有用。

许多人写文稿时，会参考或引用以前的一些文字材料，这时你如果只使用简单的【复制】和【粘贴】功能，你引用的那段文字就会保留源格式。即使你后来统一了格式，源格式也会时不时地跳出来捣乱。这样，不仅会导致一篇文章中字体格式不同，影响美观；另外，别人也能一眼看出你剪贴复制了哪些内容，是不是有点小尴尬呀。如果你不想有这种情况发生，下次请记得用【无格式的选择性粘贴】功能。

工作中，我们还会经常从网上下载一些文字材料，即使你使用了【无格式的选择性粘贴】功能，文章中还是会出现很多的空行，无端增加很多页数。这时，如果你懂得使用【空行替换】功能，那就能分分钟搞定它。方法很简单：打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入“^p^p”，在“替换为”中输入“^p”（^p代表回车），然后点击“全部替换”，就OK了。

还有，许多人喜欢用Word来制表，但实际上，Excel才是制表的神器。数据输入以后，可以根据相关的条件来进行任意排序、筛选，设置一些简单的函数后，还可以自动计算。还有PPT，也是办公必备的软件，只需耐心学习几分钟就可以入门。

古人说，工欲善其事，必先利其器。如果你还没有掌握这些基本的电脑操作技术，还请静下心来，花个半天时间好好学习下，相信一定会给你长久回报的。

5.坚持以终为始，注重细节，树立良好个人品牌。

如果你想要在职场中有所成就，必须要有强烈的品牌意识。什么叫品牌？品牌就是信任，品牌就是别人无法替代的核心竞争力。

工作中的许多细节，都能反映出一个人的职业素养。哪怕是在“把几页资料复印一下，然后用订书机订起来”这样的小事，也能够看出人与人的区别来。

有的人，把资料随便一复，装订在一起就算完成任务了，也不管页面排序是否正确，页边距是否合适，看的人是否方便。而有的人，则会细心地根据用户的需要，选择“单面”或“双面”复印。单面复印的话，钉书针通常在页面的左上方，并且45度角斜着订，以方便阅读的人翻阅，不易撕破；双面复印的话，会在左侧页边距留出足够的空间，然后用两枚钉书针，一上一下钉在页面的左侧，以方便翻阅。

所以，做任何事情前，都应事先想清楚这项工作的目标是什么，而不只是为了完成任务去做。站位要更高一些，不要只着眼于你自身，而应该从上级和用户的角度去考虑问题，这样，你的视野会更宽广，对自己的要求也会更高。

请记住，我们每个人都是自己的品牌经理，必须对自己的个人品牌负责，确保自己经手的每一项工作都令人放心、满意，甚至让人惊喜、感动。时间一长，你的个人品牌就形成了。

以上内容是我读了《零秒工作》以后触发的一些思考和总结，与你分享，欢迎讨论。

读书、思考、行动，将帮助我们找到更好的自己！