其实在工作过程中我发现,如果只是做事情的话,花不了多少时间。可这根本不可能,因为有总是有各种人、事来干扰:争论半天没有结果的会议,意味不明的通知,掉链子的同事…
常常是进度没推进多少,却身心疲惫,时间浪费在了无意义的事情上面。
这个长期困扰人们的问题,在《零秒工作》这本书给出了满意的答案。
《零秒工作》的作者是赤羽雄二,是的,就是上一本书《零秒思考》的作者。上本书中他介绍的4A纸笔记法,每天坚持写几页,很快就能锻炼出快速思考的能力。
而这本《零秒工作》作为之前的升级版,不单单是分享他的零秒笔记,更加深入地探讨了大家在工作中会遇到的工作效率的问题。
工作,重要的是效率。工作效率较高,也就意味着在短时间内能够取得较大的成果。
工作速度慢与速度快的人之间存在巨大差距。前者总是拖到截止日期才草草完事,后者则是尽早开始做,因为必可避免地会出现各种干扰,所以通常会想办法提高做事的效率,以免被打断。
因为做的快,心中会充满干劲儿,速度提上来之后,比别人始终提前了两三步,所以能毫无压力的着手最重要的事情。并且可以多次尝试作者推荐的“PDCA管理循环”。
PDCA是指Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(改进),是一种管理循环工具。
简单来说,就是快速执行,快速纠错的做事办法,可以在有限时间内把出错的概率降到最低程度。
做事的速度提上来之后,心情会变得轻松,思路也越来越清晰。不会有长时间的停顿,浪费的时间少了,就能更加从容的做决定了。
“要么不做,要么做到最好”,过分追求完美,就会造成拖延的现象。在《从行动开始》一书中就明确指出“没什么比行动更重要的!”。
对于要做的事情有个大致的计划,然后就快速着手。如果只是一直准备,准备工作做得再好,还是会有意料之外的突发状况,我们不可能等到一个绝对完美的时机才行动。
手机里的QQ,从最开始简单聊天发表情的1.0版本,到现在群视频发红包的最新版。每隔一段时间就在更新,不断地收集用户反馈,完善功能。
如果腾讯公司一开始就决定要做最好的聊天软件,然后一大群人围在一起天天构思,估计永远都做不出现在的成绩。
对于提升个人工作效率这件事,赤羽雄二把他在麦肯锡工作14年的丰富经验沉淀,形成了他特别的工作心法,于是有了这8项提升工作速度的原则。
对做的事有了整体印象,(最终要达到什么程度,必要的步骤有哪些,等等)。其他的就可以在做事的过程中补全。
这和前面提到的“PDCA管理循环”的“计划”是一样的,想清楚了才开始,不然方向错了,再多努力都白费。
学习好的人,笔记本上只有重点,写的字甚至有些潦草。而那些花了很多时间,用好几种不同颜色笔,本子上贴满贴纸的人,成绩却很一般。
就是因为花了太多时间在过于细致的事上,然而太过细致其实对最终的结果并没什么提升,反而严重拖慢进度,更严重的情况是完不成。
尽量避免返工。很多人在做事的过程中,已经感觉到最后很有可能会被退回来重做,可还是心存侥幸,认为能够蒙混过关,任由其继续发展下去。这种做法只会让问题越来越严重,最后需要付出成倍的时间精力去重做。
这与“先完成再完美”是两回事儿,尤其是在完成团队工作时,每个人的工作都是不可或缺的,任何一个环节出错就会造成全线崩溃。
所以在一开始的时候,就要尽全力去做,遇到问题立马想办法解决,而不是假装没看见,或是希望有谁能帮自己做好。
“对改善方法本身的改善”,是说在做事过程中要不断总结反思。
不仅仅是寻找完善现在的方法,而要找到更加彻底的改善方法。反复做方法改善的人,比起什么都不思考,一成不变完成工作的人之间,会有很大差距的。
《零秒工作》整本书都在强调“快”。作者的本意是希望,读者能在今后的工作中提高效率。
但不能本末倒置,一味的追求快,忽略了做事的结果。能做的快很重要,能做的又快又好更重要。