如何做好——任务的下发执行及复盘总结

一、任务产生、下发、执行流程

任务下发执行流程

任务执行流程分为以下几部:提取、任务、执行、验收、总结

涉及到三个角色、对应四种能力、四个岗位

1、三个角色:任务提出者、任务下发者、任务执行者

任务提取: 将开放式问题封闭化,使问题可收敛。并将封闭式问题,简单拆分为大的功能模块;
任务下发: 将前一步骤问题可执行化,拆分、分解并提取实现思路
任务执行: 接受任务并按指定的实现思路,编码实现。

针对新入职员工,任务下发者,担任教练的角色,主要有以下职责:

1> 分解任务,提供实现思路并下发,对应操作为在任务管理系统中新建任务,确定工时;
2> 完成下发任务的考评,具体内容为确定投入\产出\贡献,并简短评价;
3> 指导任务相关理论支持的学习,并进行检查督促。

任务执行者,主要有以下职责:

1> 任务接受,任务下发后复述任务内容,确保真实准确的接受任务;
2> 任务执行,按实现思路执行任务,并时刻注意进度,进度跟不上时及时反馈;
3> 进度汇报,每日总结并汇报当日工作进度;
4> 知识学习,学习业务支持、专业知识,并完成阶段测验。

2、四种能力、四个岗位

任务下发及执行环节分别对应四种能力,四个岗位。

1> 领导力: 将开放式问题转换为封闭性问题,将战略性问题落实为战术类问题,使问题可收敛、可执行;
2> 影响力: 拆分任务、提供实现思路、下发任务、并辅助督促执行者完成任务;
3> 执行力: 准确接受任务,并按任务实现思路,执行完成任务。任务执行过程需要及时汇报反馈。
4> 反思复盘能力: 任务完成之后需要及时反思复盘,从成功或失败中提取经验教训。

二、如何进行有效的复盘、总结

1、什么是复盘

复盘是以学习为导向的,真正的复盘,要找到成功背后的关键因素和失败的根本原因,找到问题的本质和规律,并且保持一个开放的心态,对内外部环境、目标、策略以及执行过程,进行反思、分析。

大多数复盘都需要超越问题分析与解决,从广度和深度两个方面进行拓展。
从广度上看,不仅要从失败或者问题中学习,也要把握对学习最有价值的点,包括亮点或者成功的做法;
从深度上看,复盘不只是解决问题、改正不足,也要深入反思,举一反三,找出本质和规律。

因此,在实际工作中,如果你的目的就是解决问题、推进工作,那就可以不做复盘,直接采用现有的问题分析与解决的方法;相反,如果你希望不只是解决问题,而是能从中学习,提升能力,就不应该只关注问题或任务,而应该通过复盘,进行深入系统的分析。

2、复盘的步骤

一是回顾、评估。

不仅要梳理事件的过程与结果,也要回顾预期的目标、策略打法与计划。 然后,将实际结果与预期目标进行对比、评估,找出一些有学习价值的差异

二是分析、反思。

通过对比发现差异之后,搞清楚为什么会有这些差异,找到关键因素,才能形成经验或教训。

三是萃取、提炼。

找到根本原因之后,就要思考一下,从中能学到什么。也就是说,什么是这类事件的一般规律?哪些做法是有效的,值得继承或者推广?哪些做法是无效的?
这是一个抽象概念化的过程,这里要做到适度,既不能完全“就事论事”,没有提炼;也不要“过度拔高”,将实践经验概括为普遍适用的“道理”或原则。

四是转化、应用。

也就是用总结出来的经验和教训来指导后面的行动。你可以看看需要开始做什么、停止做什么,以及继续做什么?或者,有哪些地方需要改进?

3、为什么要一日一省

介绍一个概念:OODA 循环,OODA是观察(Oberve)、调整(Orient)、决策(Decide)以及行动(Act)的英文缩写,它是信息战领域的一个概念。OODA循环的发明人是美国陆军上校约翰·包以德(1927-1997),因而又被称为包以德循环。

反思复盘的关键在于快速迭代,在下一个循环以旁观者角度审视上个循环:

1> 迅速的从一个场景、事态中抽身出来看自己在前一个场景中的表现,就是反思。
2> 反思需要站在下一个循环中,看上一个循环,才更容易看到事情的对错。
3> 我们应该增加反思的速度与次数。

三、如何有效的提升能力

想要提升已有能力,必须先要描述自己当前具备的能力,清晰正确预期自己未来想要具备的能力,并在一种行之有效的方法论指导下,不断练习精进。

第一个问题就来了,如何描述自己当前具备的某种能力?
第二个问题,我未来想具备什么能力?
第三个问题,我通过什么的方式方法,逐步具备期望的能力?

1、自己具备什么能力?

模板:
“我曾经……(一段经历),这让我学到……能力/这让我意识到我有……的能力(可迁移能力)。 我可以把这些能力运用到……(新领域)去。”
实例:
“我篮球打得还可以,大四的时候带团队拿过全市篮球比赛第一名,那是我们学校历年来第一次进入前三。 其实我的身体素质不算出色,所以我选择做后卫,做后卫就要把中远投球做到最好。人应该有死磕一个技术到完美的能力,所以我的中远投还不错;带团队的时候,我还学到了如何让一群牛人通力合作,培养了我的领导力;有一次我们差点出局,我却认为这是一个反败为胜的机会,在中场休息时做了一个演讲,激励了大家。后来我看了一本书,才知道原来这个叫“逆商”。 现在遇到一个新事情,我就会应用这种做事的方式——先看清全局找到自己的站位,然后反复精进让自己的一个优势做到最好;再带领一群牛人,让他们相互协作;一旦遇到低谷,我觉得这反而是一个机会,我会让大家逆势而动。”

2、我想具备什么能力?

先看看有什么能力


10项能力

能力图谱
3、通过什么的方式方法,提升能力?

闭环思维

用我们日常生活的视角去理解,闭环就是把一件事儿做完。我们平时夸一个人靠谱,也就是说他能够做到“凡事有交代,件件有着落,事事有回音”

“闭环”这个词,来自PDCA循环,又叫“戴明环”,是美国管理学家戴明博士提出的一个模型。管理学上的闭环,包括四个词:计划、执行、检查、处理

如果我们用放大镜来拆分认知行为,一个完整的闭环有“感知-认知-决策-行动”这四个动作,四个动作头尾相连形成圆圈。

认知飞轮

提升能力的最有效方式,就是前边提到的快速迭代,不断进行有效复盘反思总结。

黄金圈法则中又三个元素:Why为什么(目标),How如何做(方法),What做什么(执行)。
在复盘总结时我们也可以利用What、Why、How来进行分析总结:

1> What:首先回顾自己都做了什么,预期是什么,当前做的效果又是什么?
2> Why:接下来分析为什么做的和预期又差距,又那些成功之处,又有那些失败之处,为什么会这样?
3> How:针对当前的情况,我们应该如何做?
4> What:知道如何做之后,我们应该将如何做落实成具体的做什么?再下一次复盘时再从What开始,最后再落实到What形成一个飞轮。

复盘最重要的是要确定下一步要做什么?一定要落到实处,否则根本起不到任何作用,只能把总结复盘当成形式骗骗自己。

黄金圈法则
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