工作千千万,开会第一条。触目可见,像什么工作会议、学习会议、研讨会议、协调会议、表彰会议...真是五花八门,品种繁多,只要身在职场,几乎没有人可以完全避开,所以经常会听到对于会议的抱怨,会议太多,无聊低效,浪费时间等等。
但万事都有利弊,大千世界需要辩证的看,会议也一样,就以工作会议为例。任何工作落实都需要具体的人在做,一项工作的完成基本都是每个个体协同合作的结果,要想有个好的结果,任务清晰准确、团队的沟通顺畅、情况的及时了解、问题的快速解决,都是必不可少,团队就像由很多零部件组合而成的机器,而会议就是连接每个零件的轴承:
会议这么重要,为何还有这么多抱怨呢?原因很简单,会议是需要成本的,对于个体而言,就是时间和精力,付出了成本,没有相应的效益,当然抱怨就产生了!而现在很多会议的情况是,说得重要实着无效,而且从会议组织、内容安排、效果呈现都充满了无序、官僚和形式化,充斥着大量为形式而开、为留痕而开、为避责而开的会议,组织者只为完成开会这个形式,参会的更多是一头雾水或一知半解,耗时耗力,你想这样的会议,无论是组织者还是参会者,怎么不会怨声载道呢?这样的会议会风会纪怎么会好?
我觉得要解决这个问题,需从两个方面同时入手,双管并进:
一、会议组织方面。1、注重目标导向,解决问题为原则。不能解决问题的或者可以用更低成本方式解决的,不开会,尽量减少传达性的会议;2、会前准备充分,最大提高会议效能。组织者必须让每个参会者清晰明白会议目标并做好准备,最大限度减少会议过程中的无效时间;3、会议必须有结果,哪怕是讨论也要有个阶段性呈现,不能议而不决,叙而无果;4、不断传递规范高效会议要求,避免恶性循环。
二、参会者方面。1、必须理解会议对工作的积极作用,从主观性上认真对待,会议是个轴承,是高效对接的一个平台一种形式,会议本身绝不是工作的内容,真正的内容是需解决的问题、反馈的信息、明确的要求、协调的事项;2、必须全面了解会议目标,并做好自己部分的准备,如要表达的,要有数据支撑有实质内容有具体方案,而且要做多角度准备。
会议只有达到效果才是促进工作的好工具好形式好方法,不然只会是形式主义官僚主义的遮丑布而被人诟病。中央三令五申提出指示,十九届中央纪委五次全会工作报告也明确指出,要深化整治形式主义、官僚主义顽瘴痼疾,推动建立健全基层减负长效机制,对形式主义、官僚主义突出问题精准施治,切实减轻基层负担,为实干者担当者消痛点、扫障碍、添动力,我想从解决无效会海开始,不失为一个好的切入点。