Endnote的使用—参考文献自定义的格式编排

想要正确编排参考文献格式对小白来说并不是一件简单的事,我愿为帮助大家出坑略尽绵力。

1号坑

在英文文献中,题目下面就是作者的名字,比如下面这篇:

我们要注意,在文献中,作者的名在前,姓在后,以第一作者为例,姓为Makkar,名为Gurpreet Singh。

但是如果我们要引用这篇文章,那么在我们的参考文献列表中,即References(或Bibliography)中,是姓在前,名在后,即Makkar Gurpreet Singh,而且名经常缩写,只保留首字母,比如像下面几种格式:

Makkar,G.S.

Makkar GS

这个问题理解了就很简单,但当时真的困扰了我很久┭┮﹏┭┮。

2号坑

一般来说,不同的期刊会要求特定的参考文献编排格式,也就是Endnote里面的Style。Endnote里面收录了很多常见杂志的Style,但是在给特定杂志投稿时,我们还是有必要去该杂志的官网去看一遍投稿须知,一般来说,官网如果对参考文献的编排格式有严格要求,会提供自己杂志的Style的下载。

但是,如果我们是写毕业论文,不同的研究院所对参考文献编排格式有不同的要求,而我们又没有现成的Style,这该怎么办?下面就来说说一些进行格式编排常用的方法。

实例1 制作自己的style模板

我们可以以常见的Style:Author-Date为模板,制作一个我们自己的Style(有点私人订制的感觉)。

举个例子,我在一篇文献后面,看到其参考文献格式编排如下:


那么,我们以这个为例,自己用Author-Date为模板,改造出一个相同的Style。

打开Endnote,点击Edit-Output Styles-Edit"Author-Date",如下图:

这时就会出现下面的页面:

我们可以在左面一栏中看到Citations,Bibliography, Footnotes 和Figures&Tables四大块。主要用到的是Citations,Bibliography。

Bibliography指的是对论文最末后的参考文献列表格式进行修改,也就是我们通常所说的References。Citations是对文章中出现的对参考文献的引用标注格式进行修改,就是引用的话语后面出现的如(某某,2002)。

点击页面左面Bibliography下的Templates,会出现很多参考文献类型的格式,我们常见的就是Journal Article(学术期刊杂志)和Thesis(学位论文)。我们以Journal Article为例。原本的模板为:

我们按例子中的参考文献编排格式进行改造,直接在上面改动就可以,变为:

我们看到作者名的格式应为:

Makkar GS

即姓在前,名在后,且名用首字母表示,中间无空格。

我们点击页面右栏Binliography下的Author Name,会出现这样的页面:


First author选择Smith Jane,这里的Smith是姓,Jane是名

Other authors选择Doe John,同样的,Doe是姓,John是名。这样,我们就做到了把姓放在前面。

接着,勾选Capitalize only the author's last name 

在下面的Initials选择AB,即名字用首字母表示,中间没有空格。

还要注意,在Author-Date这一Style中,最后一个作者名和前面的作者名之间以and连接,但是我们要改造的Style是以逗号连接,我们点击右栏的Author Lists,在左面栏中,把before last下面的and改成逗号,如下图:


当我们做完更改之后,点击右上角的小叉号,会弹出窗口询问是否保存更改,选择是,并给这个Style取名AA(这里用AA主要是为了好找,你也可以自己取名字)。

直接用百度学术等导入一篇的参考文献,发现是这样的:


在作者一栏中,姓在前名在后,姓和名之间以逗号隔开。这里很幸运,导入的都是对的,有时候之间用百度学术导入会出错,需要自己手动修改。

我们点击上方工具栏中的Bibliography output style下拉小脚表,找到并选择AA,如下图:


再选择我们刚才导入的参考文献,查看Preview,发现格式和我们想要的是一样的,然后打开Word,导入参考文献试一下,记得先把Style 选为AA,发现和我们的目标几乎是一样的:

实例2 要人老命的期刊缩写

但是不要高兴的太早,在我们的目标模板里期刊的名称是缩写,而这里不是,那么怎么办呢?

首先,你要确保你的期刊缩写和全称在Endnote里都具有,

Endnote上方工具栏,选择Tools-Open Term List -Journal Term list,

出现如下窗口:

我们看到有4列,Full Journal 和 Addreviation1、2、3。这里列出的是你的文献库中的所有的期刊全称(Full Journal )和缩写(Addreviation1、2、3)

如果你的 Addreviation1是有内容的,如上图,那么恭喜你。如果没有内容,那么你就要自己查找期刊的缩写,补充进去了。

去哪里查找期刊的缩写呢?有很多网址,这里推荐一个最最保底的:

www.issn.org/2-22661-LTWA-online.php

或者直接点击下方的链接:

https://www.issn.org/wp-content/uploads/2013/09/LTWA_20160915.txt

这是所有单词缩写的国际公认,一定不会错,就是需要你一个单词一个单词地查,有点麻烦。

填完了Addreviation1之后,保存。

然后点击Edit-Output Styles-Edit"Author-Date",再次进入到编辑Style的窗口。

点击左栏中的Jounral Names,在Journal Name Format中选择Abbreviation1(原本应该是Use full journal name 被选中),保存修改,在word里的Endnote工具栏中点击Update Citatuons and Bibliography,发现后面参考文献中的期刊名称就会变成缩写。

实例3 正文中的citations的格式

如果你的期刊要求参考文献在文章中的标注如下(XXX, 2000; XXXX, 1997),也就是说作者姓后面是逗号,如果存在两个文献,中间以分号隔开,那么我们怎么弄呢?

还是点击Edit-Output Styles-Edit"Author-Date",再次进入到编辑Style的窗口:

选择左栏中的Citations下的Templates,在模板中修改成(Author, Year)就实现了在作者姓和年份间加逗号。


在右框左下角的multiple citation seperator中,打分号,就实现了多个引用之间分号连接。

一般论文后面的参考文献是按第一作者的姓氏首字母排列顺序的,但是如果你想按照文献在文章中出现的顺序排列参考文献,而且希望正文中出现的参考文献标注不是(Author,Year)而是[1]这样的标注该怎么办呢?

点击Edit-Output Styles-Edit"Author-Date",再次进入到编辑Style的窗口:

点击左侧栏Citations的Templates,在右边出现的Citation选项修改为[Number],原本应该是(Author, Year)

点击左侧栏Bibliography中的Layout,在右边出现的 Start each reference with 中输入[Bibliography.Number],之后保存,这样就可以了。

有的时候会要求在正文中参考文献的标注,中文文献,作者后面的等用中文的“等”,英文文献的要用et al.

这个要求没法用Endnote实现,我们先把文章转化为plain text,点击word Endnote工具栏中的Convert Citations and Bibliorgraphy 下来菜单中的Convert to Plain Text。会生成一个和参考文献库不再关联的文档。

然后就是靠Word自身的功能实现这个目的。

假设我们正文中的文献标注为中英文作者名后都是等, 要把英文作者名后面的等改为 et al.

Ctrl+H(查找的快捷键),再出现的窗口中,点开更多,勾选使用通配符,查找内容输入:([a-z]) 等

解释一下,([a-z])代表所有的小写英文字母,([a-z]) 等代表所有前面有英文字母,后面跟 等的内容,也就是文中的后面带等的 英文作者;\1代表前面的内容不变,只把后面的等替换为 et al.

有的时候,我们正文中会出现这样的话:根据Michenner(2002)的研究,,,,,,,

是怎样把(Michener, 2002)变成Michenner(2002)的呢?

在正文中选中(Michener, 2002),点击Word上方工具栏 的Endnote中的Edit & Manage Citation(s),在弹出的对话框中下方的Edit Citation的Formatting中选择Display as:Author(Year),再点击Ok就行了。

最后,老天保佑我等顺利毕业吧。

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