时间管理的五把金钥匙(三)

​今天要给大家来分享一个非常重要的话题:老板分配太多事该如何应对?

老板分配太多事儿,该如何应对?
老板分配太多事儿,该如何应对?

和老板打交道是一个非常微妙的事情,老板肯定希望你能够干更多的活,所以他总是想去给你分配很多很多的事情去做。但是,我们都知道我们的时间和精力是有限的,所以针对老板分配的这些事情一定要有相应的策略,如果你什么时候事都接,那只会把自己累死;如果你什么事都不接,那老板一定会认为你的态度或者能力有问题,所以我们究竟该如何去应对?我们的对策就叫做:明确需求的优先级,针对性采取行动

明确需求的优先级,针对性采取行动
明确需求的优先级,针对性采取行动

在和老板沟通要做的事情时,大家一定要长一个心眼:你要通过老板的表述去发现他说的这件事情的优先级别,到底是什么样的状况,有的事情实际上老板就是说说而已,你没必要真正把它去当个事儿认真的去做;但有的事情老板说的是非常的重要,优先级别很高,那你就要快点行动,所以我们一定要学会明确需求的优先级,来针对性的采取行动,那我们具体怎么做呢?

步骤
步骤

我们的步骤共分为三个,第1:判断这个事项的优先级;第2:通过事项来进行相应的综合的分析;最后一步:给老板一个明确的答复,让我们来看看具体怎么进行相应的操作。

优先级别判断
优先级别判断

首先作为优先级的判断,实际上是通过重要性和紧急性来划分成4个象限,这个时候一定要注意点,重要性和紧急性不是指你的重要性和紧急性,是指这件事情对老板的重要性和紧急性。第1个象限的事情叫做:重要不紧急,我们该怎么进行处理呢?毫无疑问,这就是一个优先级别特别高的事情,如果你能够去搞定,原则上是一定要去做的,因为它对于老板而言是特别重要的一件事;那第2个象限的事情叫做:不重要但是紧急,这个情况是属于优先级次要的,虽然这件事情在目前对于老板不是特别重要,但是却是非常的紧急,所以一定需要有人把它搞定,所以它的优先级排在第2位;第3个象限的事情叫做:重要但不紧急,这些事情虽然对老板很重要,但是有时间,所以这件事情的优先级可以再下降一个维度;最后一个象限叫做:不重要且不紧急的事,这种事情老板只是说说而已,不要往心里去,这个优先级最低。通过这4个象限是不是就能知道这件事情的优先级了呢?

优先级判断

而知道优先级之后我们就需要去进行综合的分析,怎么样来去进行相应的综合分析呢?让我们来看一看相应的要点。

要点
要点

首先:需要判断出优先级别是什么状况;其次,需要看看自己的时间情况,如果你现在的时间和精力已经完全不够了,手上已经堆了一堆的事情了,那就要认真的去考虑这些事到底是接还是不接了;最后:一定要考虑这件事情你能否胜任?如果这件事情看起来很美好,但你的能力根本就不够去接它,你接了它以后这件事情肯定做不好,那不是找骂吗?所以这就需要我们进行综合的判断。那我们可以得到一个非常重要的一个结论,能力基本可以胜任的前提下,我们需要考虑事情的优先级别和时间的状况。

能力基本可胜任前提下,考虑优先级和时间
能力基本可胜任前提下,考虑优先级和时间

第1种情况:如果你的能力可以胜任这件事情,且这件事对于老板而言优先级很高,那么原则上当然是去接受了,因为你接受肯定能够在老板的心里面去写下重重地一笔,他会觉得这个小伙子、小姑娘很能干啊;第2种情况:事情的优先级一般,这个时候你要看一看自己的时间状况,如果你现在手上已经有很多优先级别很高的事,就不要去接了,但如果你现在的时间和精力相对来说比较闲,就可以进行相应的事情;第3种情况:如果你发现这件事情优先级比较低而且你很忙,原则上不要去接受。这就是我们在根据能力基本可适用的前提下,来去做的三种判断。

接受的方式
接受的方式

那如果你接受了怎么办呢?接受不是简简单单的说,老板这件事情交给我吧,就截止了,那没有用接受要有接受相应的方法。首先:一定要去问清楚老板,这件事情的截止时间是什么时候,他要做到一个什么样的结果,结果大概的设想是什么;其次:如果你发现这件事情是一个长期的事情,不是短期一小时就能解决的问题就要可老板去聊一下了,我们能不能把这件事情分布,先去做到第一部步呢,这是一件非常重要的事情,因为对于最开始一件事情,成功的开始往往就决定了这个事件结尾;第三:如果你发现自己手上的事情有点多,那怎么办?你可以跟老板提出一个这样的请求:我现在手上有这么多事,那我接了这个活,我手上的事情是不是要发生一些相应的变动,有些事情就要延后了,或者有些事情就干脆就先不考虑了。要去接受这件事,一定要记住向老板提出截止时间、结果的要求;第二:如果这件事情耗时比较长,问问老板能不能先开展第一步;最后:如果你的事情比较多,你手上的事情要不要发生相应的变动。除了接受之外,当然我们可以去拒绝。那怎么拒绝啊?

拒绝的的方式
接受的方式

首先:直接。表明非常直接的原因:我的时间和精力确实不够,老板你看看你之前还给了我手上三个活,在这三个活都特别的急,所以我确实做不了啊,这样就给到了一个老板非常合理的解释;第2:延迟。用延迟的方式表达:时间来不及,这件事时间要求非常紧,但是我手上又有这么多的事儿,所以这件事情如果要去做,它一定不能在这个时间上,要去接这件事情,就一定要去进行相应的延迟,这就是变相的拒绝,用延迟的方式来进行表达;第3种方式:替换。你可以直接告诉老板,办公室小李特别适合这件事,他最近又有比较多的时间,可以考虑让他去做。所以拒绝有三种方式:直接的方式,延迟的方式和替换的方式。

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