晨读感悟:小邮件,大学问

第一次切身感受到写作影响到日常是发生在工作上。如何写好一封邮件,真是大学问。细细回想这些年犯过的不大不小的错:

1.邮件忘了写主题。

实习期给领导发周报,领导就“友善地”指出过这个问题。当时自己收到回复邮件时,真是异常的尴尬。

2.围绕“收件人”的各种囧事

由于收件人名字相近将发给A部门的邮件发给了B部门。一开始自己还没发现,以为对方在推脱责任,差点就在邮件上吵起来了。我还试过由于重名,把邮件发给另外一家公司了。幸好没有涉及到保密信息,但是免不了挨领导一顿教育。

收件人或抄送人里面漏了必要知会人员。这个情况往往是邮件点击发送后,后脊背一冷,马上就意识到有问题了。也比较好解决,就是再追一封邮件告知遗漏人员相关信息就好。

还有一种情况说不清为什么会出错,但是结果就出错了。那就是,对收件人的称呼使用错误。比如,收件人姓张,下笔写正文的时候就变成“李经理,你好!”这个确实只是个细节。我自己也曾收到这样称呼错误的邮件,心里是会有种不被尊重的感觉。

3.邮件正文的——要简洁

写邮件不是写小说,更不是裹脚布,越长越好,如果收件人看了十秒钟还不知道你要表达什么,这并不是一封合格的邮件。为什么是十秒?因为企业的员工每天都会收到很多的邮件,经理级别一天一百封以上的邮件很正常。这样的邮件量,而受限于阅读邮件只是日常工作的一个小部分,能给处理邮件的时间真的不多。

因而邮件适合按文章提纲的方式去写。首先明确邮件的目的,是咨询,是确认,是需要什么资料?期待的反馈是什么?想清楚了,列点一一写出。如果要表达的需求比较复杂,详细的说明可以做成附页,这样即使再复杂的邮件,正文都可以做到简明扼要。

有一点我们要注意的是,邮件具有时效性。这个时效性并不如新闻,要尽可能快,而是发出的邮件,我们对反馈有时间期待。这个时间最好在邮件末注明,比如“请在08/10前确认并回复”,这样写,对方就能明了自己的时间需求,如果对这个时间有异议,大家可以继续讨论达成一致意见。

邮件发出前,要抓一抓“臭虫”。无论是用五笔中文,还是拼音中文,无论是中文邮件还是英文邮件,我们都需要检查错别字。邮件是工作联络上的“外貌着装”,错别字就是衣服或脸上的“泥巴点”。尽可能以最好的状态与人打交道吧。

无论何时,切忌撤回邮件。邮箱一般有“撤回”功能,但是不要去用。为什么?因为说出去的话如泼出去的水,不可能收回。硬是要收回,大家的关注点都会集中在为什么要撤回邮件这件事上,而不是后来发出的“正确邮件”上了。同时,“撤回”这个动作会引起很多“美丽的遐想”。请务必谨慎。


感谢阅读!

猫小开

2017.08.09

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