开会的艺术

前言

在小组经历了很多次失败的会议,我中途退场也不是一次两次了,每次的会议都很让我反感,感觉没有丝毫意义。

主要问题

1、会议主题、目的不明确

就最近这次会议而言(讨论大一考核),会议开始5分钟了,我完全不知道这次会议的主题或者说这次开会要解决什么问题、目的是什么?是宣布考核制度?制定考核制度?还是宣布考核标准或者制定考核标准?会议没有一个明确的会议目的,与会者发言时也不知道到底该讨论什么。

2、无纪律、废话多

会议的混乱也不全是没有主题造成的,与会者发言完全没有秩序,会议就会像一个菜市场,大家你一句我一句,让我该听谁的好。比与会者发言没有规章更过分的是讨论一些与会议完全无关的内容。会议是为了解决问题的,而不是为了扯淡的。

开会的艺术——打开会议的大门

不管是现在还是以后开会时不可避免的,那么如何做才能正确打开会议的大门呢?

基本要素:

1、有必要的会议

高效会议的第一步,就是在开会前想清楚有没有必要开会。如果有其他方式,比如当面沟通、网络沟通能解决问题,那就不去召开那些可有可无的会议。

2、有准备的会议

会议的主题是什么?目的是什么?有什么问题需要讨论解决?哪些人参加会议?需要统计些什么?等。这些最基本的东西一定要先确定好并且提前通知相关人员。

3、有管理的会议

要想开出高效的会议,就要对会议进行管理并制度化,如会议纪律、参会人数、发言时间、发言顺序,都要有详细的规则,并随时调整。

4、有议程的会议

明确的会议流程,可以让与会者清楚会议的议题、目的及注意事项,使与会者有充分的时间准备相关资料,使会议更高效。

5、有结果的会议

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。

6、有记录的会议

会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。记录人文笔要好,做事要细致,有耐心。

7、有追踪的会议

要想保证决议高效执行,就要建立事后追踪程序。会议的每项决议都要有人跟踪,如有意外,可及时调整,确保各项会议决议都能落实。

会议禁忌:

1、在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不要恶意批评别人。对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊。

2、不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人。开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见。

3、如果要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

4、最重要的事不要安排在议程的后面,要尽量安排靠前,趁与会者精神状态最好时讨论。

5、非自由讨论时间要制止私下交谈。请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。


根据自己的经历和网上的一些资料,总结的不是很到位,凑合看吧

推荐大家看一看《开会的艺术》与《开会是门技术活》这两本书。

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