番茄工作法想必大家都不陌生,它是时下最流行的时间管理方法之一,想必很多人都听过它,或者在工作和学习中实践过它。但是你对它了解有多少呢,知道它是怎么来的么,知道为什么番茄工作法能高效工作么,你的番茄工作法应用得对么?
番茄工作法的前世今生
1992年,意大利人弗朗西斯科.西里洛创立了番茄法。他和我们大多数人一样,是一个重度拖延症患者。他在大学生活的前几年,曾一度苦于学习效率低下,于是他做了一个简单的实验:我不信我不能专注10分钟,于是他就找来一个形状像番茄的厨房定时器,调到10分钟来督促自己专注。借助于这一次成功所带来的自信,他把这个工作方法加以改进,形成了番茄工作法。
像发明者一样,每个人都或多或少有拖延症,只是严重程度不一罢了。拖延不是病,有些拖延反而有利,比如有一次我老妈给我发过来一些照片,要我给她美颜,恰逢当时候事情比较多,这件事优先级没那么高,于是就一拖再拖。后来我老妈估计也看出我的敷衍了,就去找我老爸,我老爸不大懂,好在他没什么事,于是就下了一个美图秀秀自己研究,还真叫他研究出一些心得,把我妈P得我都快不认识了,现在老两口感情别提有多好。世界上其实没那么多非做不可的事,当然如果真遇上了,你也就不会拖延了。你总不会每次都等到汽车彻底没油了才去加油吧?但拖延确实让我们烦恼不已,即使勉强完成了任务,但质量挺糟糕的。番茄工作法可以拯救我们。
一句话来描述番茄工作法:列出每天的工作任务,并分解为一个个25分钟的任务,然后逐个执行完成。它能让你更高效的完成任务,减少拖延,从而更好的掌握时间。能帮你专注于完成任务,更好的掌控生活,当你能更好的掌控自己的生活,你就能获得比别人更大的成功率。
如何执行番茄工作法
1、前期准备
在番茄工作法之前要清空大脑,需要做两件事:一、列出今天必须完成的任务;二、预估每个任务所需要的番茄钟。可以用两张表来做第一件事:一张待办任务清单表,另外一张是番茄钟的任务表。待办任务表是记录脑海中所有要做的任务,清空大脑,让我们的大脑专注于当前的任务上,不必为了其他事情而分心;而番茄钟工作表就是专门列出今天要完成的任务,以往的工作表格是以任务为标志,而番茄表是以番茄钟为单位,它有几个好处:第一就是把大任务拆解为小的番茄钟,可以化解大任务给人的压迫感,比如一个任务需要5个小时才能完成,你就会感到压力山大,自然就会拖延。但是如果任务只要25分钟,你就相对感到很轻松,没那么大压力。第二个好处就是能培养大脑的节凑感,25分专注,5分钟休息;第三个就是对时间更有感觉,番茄表要求我们对任务进行预估,需要多少个番茄钟,完成任务后可以反思修正,通过这样逐步迭代,我们预估任务就会越来越精确。这样上级给我们任务时,我们就能准确告知需要多长时间才能完成任务,这样会让上级对我们更信任。
2、中期执行
(1)专注工作
我们做事时总会遇到各种各样的干扰,有内部的也有外部的。比如你要写一份工作总结,突然同事来找你,需要你帮忙去复印文件;或者老板过来找你需要开个临时的会议;你写着写着突然又想到明天是女票生日,忘了给她买礼物了...当你急匆匆的处理完这些事情后,发现一天就这么过去了,而工作总结才写了不到一半。我们经常早上计划着今天要做哪些重要不紧急的事情,但实际执行时被一些琐事所打扰,不能专注。我们怎么样才能保持专注呢?
针对内部打断,即针对自己念头和想法的打断,解决方法就是把这些想法加入待办清单,不立即去做,等休息时或者完成这个任务再处理。仍以前面说的写工作总结时脑子里蹦出的要给女票买礼物想法,我们可以把这个想法记录到待办清单中,然后继续完成工作总结,5分钟休息的时候可以去某宝选购礼物。
针对外部打断,可以用告知、协商、计划和答复四个步骤去解决。以帮忙复印文件的外部打断为例,首先可以告知同事,自己现在正在写工作总结,暂时没有时间处理。然后协商,告知1个小时后处理或者如果比较紧急的话,是否可以找其他同事处理。计划就比较简单了,如果同事确认OK,就把这个任务加入到自己的待办清单中。最后就是答复了,完成番茄钟后就帮同事复印。
为什么专注工作不能打扰呢?我被打扰了5分钟,然后再延长5分钟的番茄钟不行么,为什么一定要废弃这个番茄钟呢?这就涉及到一个心理学状态:心流。当人处于这种状态时,往往自我感觉良好,做事如虎添翼,不愿被打扰,抗拒中断。如果被打扰之后,重新进入心流状态,则至少需要10-15分钟的时间。如果一天被打扰过3-4次,1小时的时间就被浪费掉了。
(2)休息
番茄工作法特别强调休息的重要性,会休息才能保证大脑有足够的精力去完成后续的番茄钟。有人可能会问了,进入心流状态时也需要休息么?如果休息的话岂不是也增加了浪费时间。这就涉及到另外一个原理,当专注工作的时候我们往往会沉浸于细节,丧失了全局思考的能力。休息能让我们跳出当前的理性思考框架,架,进入到发散性思维。凯库勒悟出苯分子环状结构就是一个很有趣的例子,话说他当时在比利时的根特大学任教,总是冥思苦想有关于苯分子的结构,有一天晚上他研究累了,就打起了瞌睡,在睡梦中眼前出现旋转的碳原子。碳原子长链像蛇一样盘绕卷曲,忽见一蛇衔住自己的尾巴,并旋转不停。他像触电般地猛然醒来,接着整理苯环结构的假说,于是就有了我们化学课本上的苯分子结构。
休息的时候有两个建议:一、尽量不要用脑力思考,可以选择冥想、睡觉、或者起来绕着办公室走一走;二、尽量让自己的休息形成节奏感,即25分钟专注,然后5分钟休息。
3、后期回顾
每天晚上睡前用一个番茄钟做回顾,针对预估的工作时长与实际的番茄钟做对比,找出差距的原因,然后把经验和总结应用到下一次的番茄工作法中,持续改进。
番茄工作法的原理
我们要知其然并知其所以然,如此简单的番茄工作法为什么能让我们提升效率呢?从番茄钟的设计上来看,应用了倒计时的方法,巧妙的调动了人们的紧迫感,提升了专注了。例如考试的时候,如果时间只剩15分钟了,大家就都很紧张,也更专注了。其次就是从学习的周期看,一个倒计时的番茄钟和一段休息时间配合,有助于大脑的专注思维和发散思维的交替使用。最后番茄工作法的原理来自于著名的戴明环理论。戴明环即PDCA质量环,P是Plan,是制定计划,番茄工作法中就是确定今天要完成的任务列表;D是Do,实施行动,番茄工作法中就是专注执行番茄;C就是Check,检查成果,就是番茄工作法中的每日回顾;A是Adjust,调整改进,就是针对番茄法中预估计划与实际计划不一致的地方进行分析改善。
到这里番茄工作法就介绍完了,番茄工作法是一种简单实用的时间管理工作方法,当你能专注的完成任务,实际上就是在掌控自己的时间和生活,那么你就能获得比别人更大的成功概率。