高效工作——单核工作法

什么是单核工作法

单核工作法是由瑞典咨询师Staffan Nöteberg提出的时间管理方法,主要通过一次专注于一项工作,集中注意力,从而提高工作效率。

对于Staffan Nöteberg我们可能有点陌生,但是提到番茄工作法,我们就不会陌生了,没错,番茄工作法也是这位大神提出的,在作者提出番茄工作法多年后,又提出了单核工作法。为什么需要单核工作法呢?我们先从原理开始,知道了原理,才能让我们实践起来更有动力。

单核工作法五大原理

已经开始的任务会无条件地占据我们每天的所思所想,直到被完成或删除。

我们都有过在外面餐馆吃饭的经历,不知道大家有没有发现,在我们结账的时候,餐馆的服务员总是能记得我们点过哪些东西(现在大部分餐馆都已经有点菜记录了),曾经我就觉得这些服务员真厉害,记忆力真是好,当时我觉得可能是他们在这种环境下时间久了,自然而然的练就而成了这种记忆力。

曾经有位心理学家就对这个问题产生过好奇,经过他的研究,发现这些服务员在客人结账的时候能够记住客人点菜,加菜的细节,但是在客人结账半小时后,这些服务员就再也不记得之前结账的客人点了哪些菜。他研究发现人们能够记住的未完成任务数量几乎是已完成任务数量的两倍,人们更加能够记住没有完成的事情,这位心理学家的名字就是布鲁玛 · 蔡加尼克,因此这个效应也被称为蔡加尼克效应

多任务的切换会大量消耗大脑能量,拖慢速度。

有些人工作或者学习的时候喜欢多件事情同时进行,美其名曰多线程操作,自我感觉效率很高,能够多线操作。但是,认知科学告诉我们,我们的大脑并不是一个多核系统,其实仅仅是一个单核系统,好比计算机科学中的多线程,线程与线程之间的切换存在保存上下文的操作,是存在一定的开销的,我们的大脑也一样,任务与任务之间的切换也是需要时间的。任务切换过程中,需要清除上一个任务的工作记忆,然后载入当前新任务的规则,如果频繁的如此切换,就可能产生错误,导致问题无法解决。最为重要的是,这种切换操作本身也是要消耗大量能量的,频繁操作会很快耗尽大脑能量,做事情的速度自然也就越来越慢。

分清优先级,要事第一。

在面对多个任务或者走神的时候,多问问拉金问题:我现在最应该做什么?阿兰·拉金敦促我们在被干扰分心时,在纠结到底干什么时,甚至于一切看似按部就班时,都要多问问这个问题。《高效能人士的七个习惯》中的习惯之一就是要事第一,我们需要将我们的任务划分优先级,找出对自己最重要的那件事,然后利用二八法则,用自己80%的时间去完成最重要的事情。

注重休息,注重健康,为日常工作生活打下坚实的基础。

没有健康的身体,工作与生活也就失去了最基本的保障。休息中,睡眠又是极其关键的一环,每天都要给自己留足足够的睡眠时间,让身体得到一定的恢复。《睡眠革命》提出我们的睡眠时间要以睡眠周期来计算,一个睡眠周期是1.5个小时,我们一天的睡眠时间最好不要少于4个睡眠周期,白天打个盹也有助于精力的恢复。如果某一天睡眠质量不好,也不要着急,周末也可以选择补觉。

锻炼身体也可以改善睡眠,同时,锻炼身体还能增强我们的创造性思维。科学家通过对几十项老年人研究数据的回顾,发现那些在大约六个月内平均锻炼52个小时的人——每次锻炼大约一个小时——思维能力有所提高。

每个人的方法都要适应环境,不存在四海之内皆统一的标准,要根据自己的经验一点一点的调整。

对于时间管理和个人管理的一些方法,我们不能对着书籍生搬硬套,更多的是要掌握其思想,比如番茄工作法,思想就在于不要过多的在任务间切换,通过工作一段时间需要主要休息让身体得到恢复。这样,我们可以根据自己的情况和工作特点,就没有必要一定是25分钟一个番茄,比如我早上效率超级好,精力也很旺盛,很容易专注,那我会把一个番茄钟的时间调整到40分钟甚至50分钟。

以上就是单核工作法的五大原理,知道了原理之后,我们再来看看到底什么是单核工作法。

单核工作法五项基本概念

快捷清单

快捷清单是单核工作法的核心。我们需要准备两张清单,一个是集草器清单,主要用来收集任务,我们获得的一个任务,就直接放进集草器清单,这个时候不需要考虑优先级,但需要标注任务的目标、利益相关人以及进入清单的日期。每个周末的时候,我们都需要重新审视下集草器清单里的任务,删除一些已经完成或者不用再做的任务,保持清单的及时可靠。

另一个就是快捷清单,这张清单里指包含当前最重要的5项任务,如果多出5个,就要删除多出的任务,然后完成一项,删掉一项,这张清单是每天早上起来需要更新的。这样,任何时候,我们只需要关注快捷清单里的不超过5项的任务,就不用面对满满的日程表而焦虑,只专注于完成快捷清单里的任务。

为什么快捷清单里不能超过5项任务,首先,我们的专注力是有限的,专注于过多的任务只会造成太多的分心,反而降低工作效率;其次,根据80/20法则,我们大量的任务当中,只有20%才是至关重要的,我们需要将自己80%的精力用于搞定这20%至关重要的任务。

单核时段

单核时段只用于处理快捷清单上的一项任务,单核时段以全景闹钟作为结束。从前面的原理,我们知道,我们不擅长同时处理多任务,一次专注于一个任务,更能高效的完成。认知科学家、诺贝奖获得者赫伯特 · 西蒙写道,人类事务的运作大都以序列的方式进行。他表示,一件任务的难度越高,我们越是要心无旁骛。这在工作和学习中都有体会,当遇到一个难题或者一件很难的任务时,思考的中间都不希望被其他事情打断,专注才能让我们能够深入理解和思考。单核工作法最关注的就是这种持续性的注意力,在一段时间里只专注一项任务。

在工作中,我们经常受到邮件和微信等社交工具的骚扰,当我们需要专注时,不妨关闭社交软件,必要时还可以关闭手机,关闭邮箱,尽量将外界干扰降至最低。社交工具信息、邮件信息,这些我们可以利用一天中某个固定的时间来处理,或者每隔一两个小时,抽出5到10分钟来专门处理。

2008 年的《心理科学》(Psychological Science)里有一篇论文经常被人引用,其中介绍了一个简单的实验。实验对象分为两组。其中一组被安排在密歇根大学安娜堡分校——这项实验就是在这里完成的——在附近的植物园里沿林间小道散步。另一组被安排走过喧嚣的市中心。之后两组人都被安排完成一项要求注意力非常集中的任务——数字倒背。这项研究的核心发现是自然组在这项任务中的表现要高出 20%。自然的优势直到第二周仍有效,当时研究人员请回了同一批研究对象并更换了实验地点:并非人决定了表现,而是他们有没有机会走过林间小道,为自己做好准备。

为什么会这样,因为在自然中行走,人们不需要集中注意力,没有太难的路需要分心,这样大脑就能够得到充分的利用,避免注意力转移。

全景闹钟

不同于番茄工作法的没25分钟作为一个番茄钟,单核工作法将闹钟设置在下一个整点或者半点的未知,如9:00,9:30或者10:00,但是这个时间点距离现在不能少于25分钟。闹钟一旦想起,就将注意力从单核时段切到全景时段。

全景时段

全景时段用于查看所有的待办任务,并且思考“拉金问题”:此时此刻,我的时间最好用来做什么?单核工作法要求我们没一个小时都思考一次“拉金问题”,保证每个单核时段都在做当前最重要的事情,为什么每隔一段时间就要问一次,因为前一时段最重要的事情可能在当下已经成为不是最重要的事情了。

曾经伯利恒钢铁公司的总裁查尔斯 · 施瓦布向艾维 · 李询问怎样才能完成更多的事情,艾维 · 李给了他一张白纸,说:“写下你明天必须做的事情,然后按照实际重要程度给它们标上数字。明天早晨第一件事就是,开始做编号为 1 的工作 。”

颠倒优先级

很多人排任务优先级的时候,很自然的会将最紧急的任务排在最高优先级,而我们们恰恰需要避免这种情况的出现。艾森豪威尔说过,紧急的事情不重要,重要的事情不紧急。时间管理里面有个重要的四象限法则,就是每个任务我们都应该将其分类到如下四个象限之中:

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对于重要且紧急的事情,我们要马上去做,但是,我们应该将更多的时间花在重要但不紧急的事情上面,如果长期都在做重要且紧急的事情,那我们就有一种像马一样,被人抽着跑的感觉,也会感到更加疲惫。如何减少重要且紧急的事情,其实关键还是在于多完成重要不紧急的事情,如果我们规划得当,将重要的事情在不紧急的时候充分做完善,就会减少很多重要且紧急的事情,就不会整天被问题追着跑。

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