工作结果的高效呈现,读《麦肯锡工具》聊提炼

这是《麦肯锡工具》的最后一章了,在TEAM-FOCUS中的最后一个内容,Synthesize,书中翻译成提炼,其实就是工作结果的合成总结,呈现顾问的观点与结论,这也是汇报的一种,但不是讲如何管理你的老板,如果沟通,主要是如何有效地呈现工作的结果,我想简书上大部分都不是顾问,那我还是结合在职场上的经验来探讨。

通过本文,你将了解以下内容:

1)提炼的意义

2)提炼的执行规则

一、提炼的意义

工作或者项目进行到最后,从界定问题开始,确立任务范围,形成基本假设,通过分工合作,确定流程与项目计划,制定项目故事线,收集信息,然后解读这些信息来证明或者证伪某个论点,最后根据信息揭示的论点,完成方案最后的提炼合成,并呈现给内外部客户,以获得他们的认可与支持。

要得到内外部客户(老板)的支持,那如何提炼与呈现结果将是非常重要的一环,如之前提到过的故事线、核心数据、图表以及金字塔原理等。

二、提炼的执行规则

提炼只是要实现一个目的,形成并传达结构合理、表达清晰的好论点或者方案。

规则1:获取意见,确保认可

不管是在项目也好,其它一些个日常的任务也罢,老板或者干系人的积极参与是非常重要的,否则方案的执行与落实会产生严重的问题。从开始的形成问题界定,到最后形成项目方案或者行动计划,如果没有得到认可,那这个项目或者任务就是没有成功。

认可大概需要以下几个方面:

(1)项目的范围,目标,交付物,时间以及成本。

(2)项目的过程控制,变更控制,方案以及对现有业务的影响。

(3)项目的里程碑,KPI指标以及成本控制的结果。

(4)行动计划与执行效果,经验教训等。

规则2:提供具体的改进建议或者行动计划

不管从数据分析后得出了什么样的结论,其实最重要的是能落地实施,这个时候一般需要提供3个左右的方案供选择,数据是对方案有力的支持,为什么我们要这么做和我们要怎么做才能达到目标。

项目或者任务团队必须要有一份清晰的行动计划(Action Plan),里面的内容需要有:行动内容,起止时间,交付物,负责人,备注等信息。并且需要在项目进行过程中不断更新并及时分发。

规则3:讲述一个好故事

每个项目都故事或者说总论点(不是八卦故事),而且,所有的故事都有共同的基本要素:项目情况、复杂性和解决方案。项目组必须要非常了解项目所处的情况和复杂性,这些内容必须在项目Charter明确列示,然后寻找一切可行的方案,并分析信息以形成最终的解决方案,必须要明确的是,解决方案就是对关键问题的回答。

麦肯锡有一个宗旨:先提出建议,接着给出支撑性的调查结论、数据。但这个和我们传统的方法次序不一样,我们是先原因再结论的,至于哪种方式更好,因人因时而宜。

一些建议:

(1)必须要做干系人分析,了解项目干系人的背景、任期、头衔、偏好和对建议可能的反应(消极,中立或者积极)。

(2)使用大家都能理解的语言。

(3)运用灵活的演讲方式。可以用金字塔方法来展开观点。

最后,千万不要等到最后才展示自己的论点与方案,必须要有快速迭代的理念,让内外客户(老板)知道这个项目的状态与方向,以防止到最后有人跳出来说“NO”。

我是哪儿黑,如果对你有帮助,请点喜欢。

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