常见文件管理方式
1、传统文档管理系统，需上传文档到该系统，才能被管理；也可开放爬虫，搜索到后上传到系统。
2、网盘/云盘。同上。
3、Office保存文档时，同时在网络空间备份一份。如云漫游文档。
海量文档在邮件系统中
Office生产文档，通过电子邮件进行收发文档，传递信息和交流想法。因此，电子邮件中包含了大量的文档（附件），是企业信息管理的宝库。
由于观念、历史、成本和管理原因，很多企业没有应用专业的文档管理系统，经常导致无法获取重要的历史文档。其实绝大多数文档在邮件系统中。如果能善加利用，可成为企业文档管理系统的最佳选择。
扎口邮件服务器筛选文档
由于个人使用习惯不同，很多人通过多种方式使用邮件，有PC客户端如Outlook、Foxmail，也有网页端Gmail，163邮箱、QQ邮箱等，还有移动端如QQ邮箱、网易随身邮等。较难统一规定个人使用单一的邮件软件。
因此通过邮件服务器在后台进行管理就显得尤为重要。即无论邮件前端是什么，都会通过后端服务器进行管理，如此则统一在服务器端进行筛选，找出带附件的邮件，再对附件进行分类管理，建立索引体系，实现企业文档管理系统。
附件文档的管理方法
管理手段或方式包括：
1、附件名称、类型、大小、与邮件的关系（发信人、收信人、日期、标题、内容等）、文档属性（作者、单位等）、标签、行业、客户（关系）等多种分类方式
2、附件内容的全文检索
3、附件的去重及引用量管理，比如某个附件被多封邮件引用，则这个附件的引用量比较高，其重要性也很高。如同互联网中的链接引用量。
4、附件版本管理。具有大多数相似内容的附件可以作为一个版本序列的附件进行管理。提供版本更新记录、版本比较等功能。
5、提供多种可视化文档查看方式。
6、提供文档预览和编辑功能。
技术风险
1、多种邮件收发协议，如何保障所有邮件都从服务器上过？收邮件服务器和发邮件服务器都需要安装过滤装置，获取附件相关信息，与不同邮件服务器的适配有一定的工作量。
2、附件文档的访问权限与安全控制，需与组织关系的授权相衔接。
