上一次我们讲了为了让项目成员都能达成一致,并且清楚地知道项目的目的以及范围,如何来描述一个项目的《项目管理之启动--项目描述》,当然可能例子举得不是太合适,反正阅读量也无几,不管如何,我是准备每天1000字的,准备把项目管理中的每个阶段的详细内容先写出来,等以后有空再看如何来列一些当前公司的例子(由于保密要求,估计得离职后两年才能举具体的例子了)。
今天我们主要想谈一下干系人的问题。
首先、什么是干系人?
干系人可不是吃干饭的人,而是对项目有影响,或者与项目本身有利益相关的人的总称。干系人不等于项目成员,他们可能躲在哪个角落里,看着你的好戏,等你快要功成身就的时候跳出来打击你和你的项目,让你手忙脚乱。
其次、不在意干系人的后果是什么?
不在意大概分两种,一种是没有想到,疏忽;另外一种是真的不在意。但无论你主观如何,结果就会是被挑战,项目关键节点被拖延,而且很可能很多问题要重新谈,这会导致项目管理出现重大风险,时间失控,成本失控。
第三、如何系统化的来分析管理干系人?
在项目管理中,我们一般会把所有对项目会产生影响的人,比如有决定资源投向的人、流程变更的人,一一列出,并标出影响的大小权重,一般会用高中低来表示。同时我们也会把项目结果会影响到的人也列出,也标出影响的大小,用高中低来表示。如果是一个干系统人,对项目的影响力大,并且项目结果对他影响也同样大,那就会被列为关键干系人,需要在项目开始前和整个项目阶段与他及时沟通,了解他们的期望以及在新旧方案中的痛点,在沟通计划中必须覆盖这些人,对于其它的任何一个高的干系人,也不能疏忽,需要定期沟通,就算他们不是项目组成员。
最后、举个例子吧,如有雷同,纯属虚构,请不要安排入座。
这是个教训,我在之前的第N家公司担任IT的项目经理,当时也刚去没多久,对于一些背景不是太了解,项目当时为了整个流程的效率,需要财务流程做出一些调整,但会增加部分工作量,项目组的财务部成员也同意了,但等上线测试时,一个财务负责审核放行的同事跳出来说不行,不接受新的流程,当时我就蒙了,因为开发都完成了,如果重新找方案那花得时间和成本就超得多了,我当时采用了强行的方法,说:“需求文档是你们主管签的字,大家都认可了的,必须这么做,对整个公司流程是最大优化”,人家却是一甩头不鸟我,后来我一打听,原来人家是合资人安排的,我多花了2个月才搞定的,至于如何搞定的,肯定不是公事公办的方法。
其实有时候我们还不能只在意正式的职位,有很多故事我们也是需要关注的,你们应该也懂的。