在信息通讯越来越发达的今天,因为邮件的正式性,我们工作中仍然需要用邮件来进行沟通,是否能写好邮件就成为了工作中必然的一项技能,这里我总结一些自己的心得分享给大家。
1.注意收件人和抄送人的区别,收件人一般是需要对邮件进行响应或做出相关工作的人,抄送人一般是需要了解此事的人;用全部回复时,要注意调整收件人和抄送人;有些对邮件比较敏感,收到不该自己收的邮件会很恼火。
2.部门外成员的邮件来往,除非只是一些讨论过程中的邮件,如果是有一些结论性或重要的邮件,应抄送给部门领导。
3.如果想要领导上班第一眼就看到你的邮件,可以使用”定时邮件“功能,比如将发送时间设置为7:50,由于邮件都是将最新收到的排在最前面,这样就可以让领导先看到你的邮件。
4.邮箱除了抄送人还有秘送人功能,秘送人的地址只有发件人能看到,收件人和抄送人收到邮件后,是看不到有秘送人的,如果秘送人有多个,收到邮件的秘送人也看不到其他秘送人。这个功能的具体作用大家根据实际情况来琢磨吧~
5.建议使用邮箱客户端,如FoxMail、网易邮箱大师等,这样当有新邮件时,会自动提醒,并且在断网时也可以查看历史数据。
6.如果邮件发送有误,可以使用撤销功能,使用方式根据具体的邮箱服务而定。
7.邮件标题要写明条主旨,必要情况下,先介绍背景情况,邮件中避免长篇大论,确实内容比较多的可以添加附件,或者分段分点进行说明,尽量让阅读者快速了解邮件内容,需要了解细节的,再逐点查看细节。
以上为本人在工作中整理的一些经验,各位老司机如果还有更好建议,欢迎留言讨论。