发现问题后,哪个问题先解决?根据《麦肯锡问题分析与解决的技巧》提供的答案是:决定优先级,根据优先级来确定解决方式。
1.根据紧急性和重要性决定优先级
如果我们锁定的问题很多,该从哪一个问题开始着手呢?其实,“总之哪一个都行,先比较重要”的想法效率最差。我们道先要决定优先级,然后开始解决问题。
一般而言, 在分辨事情的优先级时,比较有效的方法是从“紧急性”和“重要性”这两个标准下手。若从结论来说,就是优先处理高重要性且高紧急性的问题。相反地,影响小且不紧急的问题可以最后处理。不过,在有待解决的问题当中,要是有能轻易解决的问题,最好尽快处理。
其实,这个手法也可以应用于日常生活中。举例来说,做菜时,假如锅中的油突然起火,我们会立刻将火扑灭,因为若搁置不管,就会酿成火灾。所以,以锅中着火的油来说,为了继续做菜,它属于恢复原状型问题;另外,若搁置不管会酿成火灾,于是它也属于防范潜在型问题。
同样地,我们假日在家自己动手做木工时,如果手指不小心被电锯切断,应该会立刻跑去医院(这时候,别忘了先冰镇断掉的手指,-起拿去医院)。这些问题定是优先于“替不动的手表更换电池”的。
2.不紧急但重要性高的问题,最容易忽略
如果遇到上述的紧急状况,只要不是陷入恐慌,大概没有人会弄错问题的优先级。另外,这时候,我们可以直觉地判断,眼前最优先处理的课题并非分析原因,而是紧急处理。
但是,我们听碰到的问题通常不容易判断出性质。因此,要从紧急性和重要性来判断问题的优先级。
以“选择结婚对象”这个问题为例。就重要性来说,这个问题绝对可以排进人生大事的前几名,但般而言,它并非需要立刻做决定的高紧急性问题。在这种情况下,你或许会优先处理另一个问题:修理坏掉的厕所门。可是,如果不注意,很可能就-直延后处理“选择结婚对象”的问题。
这就是高重要性、低紧急性问题的最大特征:存在着拖再拖的危险。由于这种问题不需要立刻做决定或是采取行动,因此你虽然- 直将它放在心上,但总是被些低重要性且高紧急性的问题缠身,结果就忽略了处理高重要性且低紧急性的问题。
以个人的层面来说,这种问题包括了前面提到的选择结婚对象,或是留学、老执照等,而全家出游或许也是其中之。以企业来说,在既有的事业蒸蒸日上之际,容易忽略了开发新事业、拓展新市场、研发新商品。然而,当发觉这些事情的重要性时,很可能为时已晚,因此定要留心。
3. 防范潜在型问题,预防和应对并重
评价问题的重要性时,最要紧的是不但要辨别出目前的不良影响,还要看出今后会扩大的可能性。已经显在化的不良影响程度越大,则越紧急。假如目前的要 不良影响很小,而且没有恶化的趋势,就可以延后处理。
此外,我将在后面的内容中详述,对于防范潜在型问题,有两种策略非常重要:一种是避免将来产生不良影响的“预防策略”.另种是使显在化的冲击降这 到最低的“发生时的应对策略”。而且,在采取这些策略之前,必须弄清楚还有多少缓冲时间。
举例来说,很少人会在十几岁时担心老后的事,但相对地,超过55岁还没想好养老的对策,麻烦就大了,最好立刻着手。另外,即使计算机现在没有任何问题,也最好尽快将计算机中的数据备份。同样地,在地震发生之前,平时就应该总在能力范围内做好预防措施。
如果对于防范潜在型问题的预防策略与发生时的应对策略,没有一定程度了解,就无法从紧急性和重要性的角度,来决定问题的优先级。因此,最好在初期阶段,便在可理解的范围内判断防范潜在型问题的优先程度。
路远先生简介:大熊自媒体成员,英语日语学习者,开发有5秒记忆日语考级单词系列课程。