本书开头曾经提到过，无法在最后期限前完成任务，无非有以下几种情况：没有按照开始执行任务；错误估算完成任务所需时间；在任务的执行过程中出现了差错。

问题好像很简单，那么解决办法好像也很简单：按时开始执行任务；正确估算完成任务所需时间；在执行任务的过程中不要出差错。可事实上问题并非如此简单，否则也不会让那么多人一生都束手无策。

在本部分，作者详细解答了这一问题，无论管理一件事、一个项目、计划时间，谈具体的方法论。从事前物质、思想准备，执行过程中的操作方法、注意事项、重点，以及可能面临的因难，到最后的验收，是一套完整的流程。作者列举了估算时间、及时行动、直面困难、关注步骤、并行串行、感知时间、记录开销、制订预算、计划、列表、流程、预演、验收13个方面，具体操作性非常强。

1、估算时间

侯世达法则：完成一个任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间，就算制定计划的时候考虑到本法则，也不能避免这种情况的发生。生活中执行任务的真实情况证实了这一法则：一旦开始，就会发现“意外”接踵而至，原本做的准备根本不能解决问题。

为什么人们总是错误估计完成任务所需要的时间呢?因为大多数人在执行任务之前忽略了一个重要步骤，那就是分辨任务的属性——熟悉的还是陌生的？

熟悉的任务，正确估算完成任务需要的时间是很容易的。而陌生的任务，在执行过程中就必然会遭遇各种所谓的“意外”，这是任何完成这个任务的人都必然会经历的。只有完整地执行一次任务，才有可能顺利解决这些“意外”。

对策：要想提高估算时间的能力，做任何事情之前先判断其熟悉程度（或陌生程度），再据此判断估算完成任务所需要的时间。

2、及时行动

比“越早开始越好”更切实的答案是“现在就开始”。所谓做事拖延不是拖延着做事，而是拖延着不开始做事。

拖延的本质原因在于恐惧。内部的恐惧在于只要开始做事，一个人就要面临做错、做不好的风险；外部的恐惧在于过分在意外界的评价。

对策：唯一的策略依然是“现在就开始”，问题不是“到时候能不能做好”，而是“到时候能做多好就做多好，总好过什么都不做。”永远不要再问“什么时候开始才好”，因为答案只有一个：现在！

3、直面困难

有的人好像一直在忙，却总是拿不出成绩，做不出成效？他们实际上并不努力，只是做出了努力的样子，或者显得比较努力而已。他们效率低下的根本原因是：回避困难。

很多人不知道自己所谓的“喜欢做某些事情”很可能只是那件事情相对简单、容易获得奖励而已。拖延的人并非不努力，也并非不做事，他们每次回避困难的时候，都不是故意的，并且往往已经给自己找了恰当的借口。

对策：任何一个任务都可以划分成相对简单的部分和相对困难的部分，合理的时间安排应该是：迅速做完简单的部分，把节省出来的时间放在困难部分的处理上。

4、关注步骤

做任何事情之前都要考虑相关的3个方面：内容（what)、原因（why)、方法(how)。任何任务都起码具备3个属性：何事(what)、何因(why)、何法(how)。

在大多数情况下，这3个方面最为关键的实际上不是内容，也不是原因，而是方法。因为任务的内容与原因常常不言自明，而方法却并非唾手可得。当我们面对某项任务的时候，内容与原因都已经基本确定，需要思考的就剩下方法了。

对策：思考方法需要从领悟内容入手，不停地细分、拆解任务，而且越具体越好，直至每个小任务都可以由一个人独立完成。每个人都是自己的项目主管，只有学会像项目管理者一样思考，他才能给自己分配具体的任务、制定切实可行的计划，最终高效地完成任务。

5、并行串行

在任务管理中，可以用物理类似的方式去思考任务与任务之间的关系：这两个任务之间应该是串行关系，还是并行关系？“提高效率”在一般情况下指的就是“原本只能串行完成的两个任务现在可以并行完成”，让自己的大脑打造“多任务操作系统”。

最直接的办法是尽量将两个任务并行，首先分辨出哪些任务是简单而又机械的，哪些任务是相对复杂而又灵活的，然后尝试把这两类任务搭配起来完成。当一个任务比较庞大，需要划分为多个步骤或者多个子任务时，对子任务之间的关系需要仔细甄别，产生若干行动方案，反复衡量才能找到最佳方案。

另一个方法就是切分自己的时间。把自己的时间切分成“时间片”，当运用时，先坐下来制定一个工作列表，把任务罗列出来，然后把自己的时间“切片”。我通常把“”20分钟工作+5分钟休息”作为一个时间片，然后像电脑处理器一样处理任务。（这是不是就是“番茄工作法”的应用？）

6、感知时间

记录每天的“事件日志”，除了自己经历的事件之外一概不记，而且尽量不记感想，不记感受，只记录事件本身，基于过程的记录，还要在每个事件后面加上所花费的时间，坚持下来受益无穷。会使人对时间的感觉越来越精确。

寻找趁手的工具很重要，推荐网易“Mr Time”应用，一是简化了记录时间开销的过程，另一方面自动完成了记录后的整理、分析、统计工作。（通过应用，我推荐“爱今天”软件，但是所有的这些软件的问题就是要去记录，时间久了会产生倦怠心理，但是如果能长期坚持下来，受益无穷的。）

既然管理时间是不可能的，那么解决办法就只能是：想尽一切办法真正了解自己、真正了解时记录开工间、精确感知时间，而后再想尽一切办法使自己及自己的行为与时间“合拍”。

（建议本节和第7、8节结合起来读，都是的时间的管理，本节讲思路，后两节讲方法：每天记录时间开销、每天制订时间预算。）

7、记录开销

感知时间的第一步就是要搞清楚自己的时间都用来做了些什么。

A:第一组练习：

认真回忆并记录昨天做的事情。逐条记录下来，每条前面写上标号，后面标注出花费的时间。

前天的

大前天的

B:第二组练习：

认真回忆并记录上个星期做的事情。

上个月的

上个季度的

过去一年的

C:第三组练习：

用一个星期的时间，每天晚上回忆并记录当天做的事情。

用一个星期的时间，每天随时记录自己刚刚做完的事情花费了多少时间。

（本节作者沿续第6小节的理念和思路，给了大家一种实际、直观、而又形象的方法，感知时间的存在和流逝，其实归根到底一句话：记录事件、感知时间。）

8、制订预算

每天制订时间预算：在开始一天的活动之前，花费15至30分钟仔细制订当天的时间预算。

最直接的方法就是制作一个列表，把今天要做的事情列出来。并按照不重要、一般、重要对任务标上权重。

怎样判断重要性？我们必须分辨“真的重要”“显得重要”以及“真的不重要”“显得不重要”。“真的重要”只有一个标准：这项任务的完成是否确实对达成目标有益。而往往人们都喜欢做有趣的事，可有趣的事不见得有用啊！无用的事情，哪怕非常有趣，都不应该去做；而有用的事情，哪怕非常无趣，都应该去做。

选择目标不用向任何人学习，现在开始把自己的那些哪怕不切实际的目标作为标准来判断，判断每项任务的真实属性，然后选择“真的重要的”或者“显得不重要的”。

9、计划

计划成功的前提是目标现实可行。证明目标现实可行的方法比较简单：已经有人做到了；我与那个人没有太大的差距。问题是如果不开始行动，就根本无从判断目标是不是确实可行或不可行，往往只有开始行动之后，才能作出正确的判断。在行动过程中，如果发现目标不现实、不可行，及时修正或停止。

长期计划是需要通过实践才能习得的能力。在目标现实可行、方向确定的情况下，辅以计划，才能成功。一般来讲，期限越短、内容越清晰，目标就越能实现。长期目标、人生理想固然要有，但“千里之行、始于足下”。做长期计划显然是正确且必需的，但并非每个人都有制定长期计划的能力。先从一个星期的计划开始吧。

有些时候没必要做计划。计划固然重要，行动更为重要，很多时候，只要开始行动，哪怕事先并无计划，往往也会有收获。但是反过来，缺乏行动的计划肯定没有任何意义。有些时候不做计划是因为任务非常简单，而另一个原因是“初始状态下，我们往往并没有能力去制定合理有效的计划。”如果想要改变自己，那就一切从简，去做就是了。

10、列表

列表从来都是最有效的组织工具之一。会使自己做事井井有条，并保证自己不会白白浪费时间。

最方便的工具是纸和笔。最好有一个本子，里面夹着一支笔，随身携带。因为他们方便、有效而且可以随手写写画画。

列表没必要工整。读者往往只有我们自己，所以列表只要自己能看懂就行了。

列表一定要随手可及。放在一抬头、一抬手就可以拿到的位置上，精美与否其实并不重要，实现价值的关键在于随时可以看到，随时可以书写和标记。

最重要的任务永远只有一个。抛开那些表面上重要和紧急的事情，最重要的只有——那个真正对目标的实现有帮助的任务。

制作专门的下一阶段任务列表。如果有了新鲜的主意，不用放弃，只需要启用另一个列表“下一阶段任务列表”，然后马上回到当前的任务列表，专注在现在应该完成的任务上。不方面不会影响当前任务的进度，另一方面完成当前任务后，会有相当数量的、非常具体的待处理项目。

给每个任务制定一个核对列表。在实施计划、完成任务列表中的每一个项目的时候，都应该提前给每一个项目制定一个检查列表，用来保证当前任务确实能如期一般完成，避免遗漏。

列表一旦开始运作，就一定要执行到底。一事无成的根本原因就是放弃。放弃的方法有很多种，最常见的是“换一个更好的方向”。

11、流程

加快执行重复性任务的速度，只需先将其做完一次，然后马上总结、整理，搞清流程，再进一步实践熟悉，这是提高效率、减少失误的根本手段。

场景一：打电话的时间。在电话簿中加上备注，记清此人通常情况下方便接电话的时间。或是在无法确定对方是否方便接电话时，可以先发一条短信过去询问，在手机里做一条这样的短信模板，以备随时调用。

场景二：打电话是否已准备好说什么？在电话旁摆上一个便笺和一支笔，在电话前罗列通话要点，确保逻辑清晰，也可避免遗漏重要信息。用手机时随身推荐纸和笔。

场景三：电话没有拨通，后来又忘了打。用手机给对方发一个短信，简要说明事由，并留下联系方式。

场景四：打电话对方不知你是谁。建议一上来先做自我介绍，发短信时在末尾加上自己的姓名，是一个并不麻烦却能省掉很多麻烦的好习惯。

场景五：打电话通知对方的信息太多，不方便记录。随后发邮件或短信做备忘。

建议：定期备份手机电话簿。

12、预演

需要执行的任务越重要，预演就越关键。只有经过大量的预演或练习，我们才能够在实际执行任务的过程中有出色的表现。

万事皆可提前准备，万事皆需提前准备。

13、验收

验收机制相当重要，我们不管遇到什么任务，都应该对其认真审视，同时向自己提出一个问题并想办法回答：怎样才算做好？如果能把任务拆分成若干子任务，那么确定做好的标准可能更容易达到，因为每个子任务的验收标准已经存在：如果做不好，下一个就没法开始。

将验收机制落到实处，就确定每一个预定的验收标准。而在任务或子任务完成时，拿出之前写下的标准对照一下。这种方法会让我们注意更多的细节、进行更多的思考，并不由自主地更为关注。