想做好时间管理,用这三本书足矣|时间管理系列之十(终结篇)

陶渊明《杂诗》
盛年不重来,
一日难再晨。
及时当勉励,
岁月不待人。

当年我无意中一脚踏入陌生的时间管理领域,如饥似渴地遍寻相关书籍来阅读,企图尽快掌握其精髓,帮助自己改善现状。

如果罗列一下,前后读过的有以下一些,其中有几本反复阅读:

我读过的时间管理书籍

后来读了《如何阅读一本书》才知道,原来我误打误撞地居然使用的是主题阅读法。

没想到,量变引起质变,一段时间内密度足够大、足够集中的主题阅读,让我对时间管理领域的概念和方法一网打尽。

实践是检验真理的唯一标准,边读边用,并且把这些方法针对自己量身定制,竟然琢磨出一套最适合自己、相信对很多人也很实用的理念和方法,总结起来,就是这个系列前面的九篇文章。

就像走过才知道,哪些路是弯路。读过才知道,有些书,其实并没太有必要读。与其花时间去读更多,不如把最经典、优质的那几本,多读几遍,读到活学活用,读到融会贯通。

所以,每当有人让我推荐时间管理的书单时,我都会说,反复读这三本足矣,重在应用。

所以,本文标题是《想好时间管理,这三本书足矣》,而非《想好时间管理,这三本书足矣》。

这三本书就是:
《把时间留给最重要的事》(德 赛韦特)
《把时间当作朋友》(李笑来)
《搞定——无压工作的艺术》(美 戴维•艾伦)

它们在我学习、践行时间管理过程中对我启发、帮助最大。

关于这三本书中的一些内容,和我自己的实践心得,我在往期文章中已提到过很多,所以本文并不是对它们再做一次事无巨细的推荐,而是把我认为书中最精华的内容,简要地介绍给大家。管中窥豹,如需观其全貌,还建议大家阅读全书。

《把时间留给最重要的事》

时间就像风,运用得当,便会把我们带向每一个目标。——赛韦特

德国作家赛韦特被誉为“时间管理教皇”,慕名而来,我读的第一本时间管理书籍就是他写的《时间管理》,是这本书的旧版。再版时内容丰富了许多,包含了赛韦特另一本书《压力管理》里的一些内容,也更为突出个人价值在时间管理当中的重要性,可以说使时间管理更加靠近其实质——自我管理,因为进一步拓展了深度。

本书精髓主要包括三点:

1、那个我在以前文章中提过不止一次的人生平衡模型。

2、自我价值观的梳理和确立,即找到对自己而言最重要的事。

3、制定日计划所用的ALPEN法则。

ALPEN分别代表德语里的写下任务、估算所有时间、预留弹性空间、果断作出取舍、检验实施效果五个词组的首字母,Alpen在德语里也意为阿尔卑斯山或高山。

在外企工作多年,已经很习惯老外的流程化思维模式。体现在本书,就是它的结构规矩和完整,从时间管理的理念,讲到方法,从梦想到目标,到计划到行动,适合从头到尾跟着完整地实践一遍。

本书分为三部分:

第一部分“认识时间的价值”,专注于寻求自身的价值和最重要的事,更偏向于“道”层面的内容。

第二部分“全新的时间管理理念”,涉及到时间管理的具体方法,更偏向于“术”层面的内容。

时间管理的“道”很大——谈人生、谈理想,而方法却很小——谈行动、谈习惯。

第三部分“脱掉时间的紧身衣”,则强调了时间管理过犹不及,提醒时间管理的终极目的恰恰是高效率慢生活的幸福人生。所以这部分是关于压力管理,涉及到一些积极心理学的内容。

这本书因为它的全面、完整和易懂,很适合时间管理的初学者使用,并且可以作为工具书按需要随时翻看。

《搞定》

这本书很厚,但核心内容其实就是三点:

1、横向管理工作流程的五个步骤——收集、理清、整理、回顾、行动。

2、纵向管理项目的五个阶段——定义目标、展望结果、集思广益、组织管理、明确下一步行动。

3、确定某一时刻行动的“四标准法”——情境、有多少时间、有多少精力、重要性。

这本书不像上一本涉及很多个人价值的“道”层面的内容,更是一本讲方法的书。把GTD(Getting Things Done)这个方法用到熟练、用到无意识、用到成为习惯,我们自然会成为高效人士。

其核心思想就是“做事要靠系统”,把所有散乱的灵感、思路、任务都收集到一个统一系统“GTD个人事务管理系统”里进行管理。

我在美企工作多年,所以能感觉到这本书明显就是老美风格,即文档巨完善,说明巨详细。这么点内容反反复复的讲,又是画流程图,又是举例子,但语言又比较干巴枯燥。

我认为如果更简洁易懂一些,这本书的可读性会强得多。

对这本书理解得很透的人是写《小强升职记》的时间管理实践专家邹鑫。他把这本书的“横向管理工作流程的五个步骤”形象地比喻为“衣柜整理法”,结合其它一些常用方法,批上“小强升职故事”的外衣,糅合了他自己多年来在时间管理领域的实践心得,让这些方法生动了很多,可读性也强了很多。

建议读不进去《搞定》的同学,可以先读读《小强升职记》,但我还是喜欢逐本溯源,哪怕再枯燥,我也希望看到一件事物最原本的面貌。

所以,我依然认为《搞定》是一本时间管理方法论的权威和经典书籍。

《把时间当作朋友》

把时间当作朋友2009年6月第1版和2013年10月第3版

介绍这本书时,一定得说清楚是第几版,因为第一版和第三版之间的差别,简直可以用“脱胎换骨”来形容,至少从目录上看来是这样的。

欣喜地发现第三版相比较第一版的改进,正是我所期待的。

初读第一版时,我觉得这本书不太好读进去,读得脑子乱且累,读得头绪纷乱又不知所措,再继续多读几次,我发现这是由于本书的结构问题导致的,读者需要自己下一番功夫好好梳理。

比如,这本书关于“开启心智”的内容分散于在第2章“开启自己的心智”和第4章“开拓我们的心智”,前后又没有明显的逻辑关系。看标题,这两章根本就是一回事。在我看来,可以合为一章。两章之间又穿插着关于具体方法的第3章“通过管理自己与时间做朋友”,可是后面的第6章“更多思考”,也是关于具体方法,和第3章从逻辑而言是并列关系,那为什么中间又隔着第4和第5章。

这样的混乱结构,对我这种追求逻辑清晰和秩序感的强迫症读者来说,简直太虐了。

2015年4月,受“和动力读书会”之邀,我曾经为这本书做过专场分享。当时我曾分享过这样的感受和评价——

“这本书虽然思想深刻、干货丰富、观点切中要害,但结构和内容组织有些凌乱,比如方法类的内容分布在不同的章节里,且前后有重复的地方。我自己把这些内容重新梳理成三个部分:1、心智基础和认知误区。2、思维逻辑。3、具体方法。”。

书友们纷纷表示同感,经过我的导读和分解,大家觉得脉络清晰多了,也更容易理解了。

欣喜是因为,本书的第三版重新调整了结构和内容组织,分为“困境、醒悟、现实、管理、学习、思考、交流、应用、积累”共九章,清晰的结构和逻辑推进,使每一章之间不再重叠,且保持连贯。比如把方法相关内容全都放在第三章“管理”里,把逻辑思维类内容都放在第五章“思考”里,而且还加了版面设定,布局清晰、态度严谨,我的强迫症终于有所好转。

占篇幅最大的是这三章:“思考”(58页)、“管理”(65页)、“应用”(73页),即本书最核心的思路是“经过思考的应用这些方法”。

那有哪些方法呢?第3章“管理”共涉及以下13个小节,即13个自我和时间管理的方法和习惯,我各用一句话概括每条核心要点。

我自己的经验说明,掌握且灵活运用这些方法,甚至长年坚持固化成习惯,一定会让你的生活全面、且显著地改观。

1、估算时间:做任何事情之前先判断其熟悉程度,再据此判断估算完成任务所需要的时间。
2、及时行动:克服拖延的最好方法是:从现在开始行动,其前提是了解拖延的心理是来自于内部恐惧和外部恐惧。
3、直面困难:不回避困难,才能真正提高效率。拖延的人,并非不做事,而是做很多简单的事,而回避困难的部分,导致没有真正的效率。
4、关注步骤:比做什么和为什么要做更为重要的是,怎么去做,即不停拆分任务,越具体越好,直至确认每个小任务都是可完成的,且都可以由一个人独立完成。
5、并行串行:锻炼自己多任务并行处理的能力,其关键是要能精细拆分任务,且把一个机械任务和一个非机械任务并行处理。
6、感知时间:记录时间开销,可以让我们对时间的感知更为精确,从而更为精准的估计时间预算和制定目标。
7、记录开销:养成记录每一分钟都在做什么的习惯,可以让我们清晰地看到自己的时间都去哪了。
8、制订预算:与记录时间开销相对应的一个习惯就是制订时间预算,当发现有些任务当天不可能完成时,就要做取舍。
9、计划:长期计划当然重要,但却是需要通过长期实践才能习得的很难的能力,所以没必要花很多时间去制订长期计划,马上行动更重要。
10、列表:制作列表、运用列表是一种需要练习的重要能力。
11、流程:为常见任务制定流程是一个必须养成的重要习惯。
12、预演:万事皆可提前准备,而预演就是提前准备中至关重要的一步。
13、验收:对任务的结果设计一个验收机制和标准,是保证任务完成和质量的关键。

这本书的第一版我读过4遍,且践行多年,今年第一次读第三版,这两年又听了不少李笑来的讲座,对他的思路和语言风格比较熟悉。所以,尽管老朋友整容了,但仔细一交谈,往日的默契马上回来。

本书的干货实在太多,限于篇幅很难穷尽,所以,还请亲自阅读本书,且要反复阅读。

本来想推荐五本的,另外两本是《拖延心理学》和《自控力》。这两本不纯粹是时间管理的书,主要是从心理学角度改变拖延状况和加强意志力的书,本文不做详细介绍,可以作为前三本以外的、第二优先级阅读。

《拖延心理学》

《自控力》

今年年初,我听了罗胖的2016年底深圳跨年演讲《时间的朋友》。尽管主题是分享商业发展趋势的见解,但其中有一段关于“时间”的话很有情怀,且切中要害,我很喜欢。

因而,摘录在此,作为本文、本次时间管理系列的结尾——

因为每一个人的时间都被占满,每一个人都不得不面对无时无刻的时间的选择。所以,时间这个东西已经变质了,他变成我们自己。我们选择怎么花时间,其实已经正在改变我们自己。

当时间没有了的时候,我们其实每时每刻用花时间的方式来雕刻我们的人生。我们使用时间的方式,就是我们塑造自己的方式。

不要谈你的愿望,你每时每刻对时间的选取,都在暴露你人生的底色。不要听他说什么,就看他怎么花时间。你对时间的选择,就暴露了你这个人的本质,时间已经成为我们生命的雕刻刀。

祝每一位正在阅读本文的你,都能做自己的主人、时间的朋友!

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