竞标会议是甲方和乙方直接沟通的途径，往往对于最后的项目归属有决定性的作用。这个过程不但考验专业能力，同时也是沟通能力及心理素质的考场。参加过不少竞标会议，也见过不少误区，本文是对竞标会议的一些思考和小结。
首先，谈谈心态。
影响竞标结果的因素太多，不要给自己太多压力，更不要存着志在必得的念头。有可能最后决定结果的那个因素，是想都想不到的。放松心情，把个人以及公司的状态展现到最好，就足够了。
有两种心态不可取。一种是总觉得有内幕，是不是竞标会议之前就已经内定好了，会议只是走一个过场。或许确实有这样的情况，这是另一个努力方向，不在本文中论述。既然决定要参加竞标会，如果抱着比较负面的心理，自己很难发挥到最好。
另一种心态是当项目比较多的时候，不做准备，来了直接上，完全碰运气。考虑到再不做准备，参加竞标也要花时间。既然时间是一定要花出去的，那不如再多花一点时间准备一下，把时间充分的利用起来。真的来不及，不如直接放弃，把时间节约下来。完全不做准备的参加竞标会，有的时候是浪费自己以及他人的时间。
比较赞同的是朋友提出的一种心态，那就是把这当做对自己智商的一个考验，看看自己如何能在压力下控制局面，把自己的优势发挥到极致。不用在乎最终的结果，只关心自己的表现和发挥。把这当做是一个智商的考场，从旁观者的角度来观察，更能客观评判自己在会议中的表现。
第二，会议前的准备工作。
准备工作尽可能充分，所有和公司、客户、项目、产品以及其他一切相关的问题，最好都做好准备。这里需要注意的是，不要抱着侥幸的心理，对于一些比较难回答或者很难讲清楚的问题不做准备，而是想办法避开。事实上，越是难以回答的问题，越是客户关心的问题，往往是躲不掉的。如果事先打算避开这些问题而不做准备，一旦真正被问到了，会比较被动。
会议准备的另外一个需要注意的问题是，在会前要想清楚，在会议中需要展现哪些内容？通过会议希望达到怎样的结果？目标清晰之后，在整个会议过程中，可以有方向的控制局面，把讨论尽量往设定的目标上引；而不只是被动的回答问题，最后整个会开下来，是跟自己的目标相差甚远。
会议是沟通的一种形式。除了事先要准备跟公司、产品、项目等相关的内容以外，最好还要了解对方参会人员的一些背景信息。在整个沟通过程中，我们沟通的其实不是一个叫做“客户”或者叫做“申办方”的群体，而是这个群体当中的每一个人。了解他们的兴趣点所在，了解他们最容易接受的沟通方式，让沟通的过程更加顺畅。
一种常见的情况是，参加的会议比较多，已经形成了固定模式，无论见什么样的客户，都是一套标准的说辞。这固然是有助于整体水平的稳定发挥，也节约了时间，但针对性往往会相对较弱。每次的项目是不一样的，产品可能也不同，面对的客户更是各种各样，他们的兴趣点不会完全一致。如果可能的话，建议对于不同的客户做不同的表述，针对性更强，也更加能切中要害。用一套PPT去应对所有的客户，有的时候效果并不是很理想。
以上说的是理想状况，在现实中，有时候是很难做到的，主要原因是两个：
- 拿不到足够多的信息。上述的准备工作都是建立在有充分信息的前提基础上，如果没有相应的信息，准备工作无从做起。唯一能做的，也就是拿一套标准化的PPT去讲。
- 没有足够的时间去准备。这也是一个比较现实的问题，尤其是当项目比较多的时候，必定是会放弃某些项目而重点保另一些项目。但是这些项目直接放弃，又会比较可惜，那能做的就是不做准备工作去碰碰运气，也许瞎猫碰到死老鼠了呢？
第三，参会人员。
参加会议的人员配备，有各种各样的组合方式，并没有统一的标准。对于比较正式的竞标会，个人觉得最好的组合是一个销售加上一个技术人员；如果涉及到好几个技术部门，也只带最主要的那个技术人员，由销售或者这位技术人员承担其他技术部门的讲解。
正式的竞标会议，通常是有时间限制的，一般40分钟左右，最多不会超过60分钟。哗啦啦去一大群人，首先对于客户的接待工作会造成麻烦；其次意义不大，因为这一点时间来不及让很多人发言。如果超过四个人发言，时间就会非常紧张，并且每个人都讲不透，很难深入。
见过配合得最好的组合，是一个销售先用5分钟介绍公司，接下来15分钟介绍项目的整体情况和人员安排；接下来技术人员用20分钟解释项目中核心部分的技术难题及解决建议，最后留10到15分钟回答问题。这样的配合，时间利用是相当的充分，基本上覆盖到了所有客户关心的问题。
个人表达能力对于选择参会人员来说也是非常重要的。无论在什么行业，总会有一些人员在技术方面非常精通，但是并不善于表达。这种情况下，建议选择善于表达但可能技术并非那么强的人员去参会，因为整个会议就是一个沟通的过程，沟通方式以及沟通技巧决定了沟通效果。此外，竞标会议由于性质和时间的限制，往往是不会在技术方面谈到特别深入，并非一定需要技术大牛的参加。因此，技术稍微弱一点，但是沟通表达能力更好的人，更适合于参会。
对于全英文的会议来说，参加的人员最好都是英语过硬的。既往有若干次经历，如果英文无法顺利表达，不但不能塑造一个专业的形象，无法传递有效的信息。更难以获得得到客户的好感，反而把弱点暴露得一览无余。
参加过一些竞标会议之后的决议讨论，在参与的公司背景条件相差不大的情况下，最后决定性的因素往往是竞标会议上的表达能力，谁的presentation做得好，最后就是谁赢。因此，再有能力如果不能很好的表达出来，依然还是无效沟通。表达能力在一定程度上能影响竞标结果，有的时候甚至是决定性的因素。
第四，团队配合
一次表现出色的会议，往往是技术人员与销售人员之间的默契配合，水乳交融，既有专业知识的讲解，又有销售技巧起到促进理解与调节氛围的作用。
配合到这种程度的组合，见到的比较少。常常见到的局面是，销售人员把所有相关的技术人员一起带到大会上，销售人员介绍完自己的部分之后，剩下的交给技术人员一个接一个的来介绍。这当中存在的主要问题是：
首先，时间很难把控。如果参与的人员比较多，每个人的时间非常少，容易出现前面提到的无法讲深、讲透的问题。不同的人之间的切换，很浪费时间，使得时间并没有真正充分利用到极致。此外，参与的人越多，出意外的可能性就越大，不可控的风险增加。
其次，这样的安排表面上看各个技术部门全覆盖到了，但其实缺乏内部之间的相互配合。各个单元是相互独立的，各自为政，无法相互补充或者进一步推进。
最后，缺乏整体协调，只是单纯的罗列，缺少生命力和说服力。
在这种会议上，不应当是各顾各的介绍，而是销售人员起到一个主导和协调的作用。会议通常是由销售来安排，在会议前尽量收集尽可能多的信息，越详细越好，这样技术人员在准备材料时，才会比较有针对性。技术人员进行信息分析后，告知销售哪些是技术上的关键，有哪些风险和应对方法，有哪些信息自己会陈述，哪些信息需要销售帮忙转达。销售在得到这些信息后，有针对性地调整会议时间的使用，对整个会议进行协调和统筹安排，人员间相互配合，突出重点，把关键性问题讲深讲透。会议过程中，销售人员需要注意气氛的把握，不要让气氛太过沉闷或者僵硬，这也有助于沟通的效果。
配合的非常好的组合，这么多年来见到的很少，是挺难做到的，需要双方在各自领域内都非常专业，并且有过几次合作经验，才能达到默契配合的程度。销售人员希望技术人员在业务上一定要达到精专的程度，简洁高效的回答客户的专业问题。此外，还需要技术人员有一定的商业意识，能敏锐的捕捉到会场的一些信息。而专业人员需要销售人员在销售领域是专家，能提供准确、全面的客户及项目信息，并且有一定的专业基础，否则很难理解专业上一些关键点，就无从把握全局和控制场面了。
现实中，不同的人有不同的性格，工作习惯以及倾向各不相同，想要建立起相互信任进而形成默契，并不是容易的事。然而毫无疑问的是，只要能做到足够专业，就能得到对方的信任，无论是销售人员还是技术人员。专业的人只愿意和专业的人共事，而且会对对方的专业充满了敬意，因为只有当自己足够专业的时候才理解，要把一件事情做到专业、做到极致，是多么的困难。
第五，及时总结，每次提高一点点
不能否认，即使不做任何准备工作，有的时候依靠公司背景或者既往经验，依然可以在竞标会议上取得不错的结果。然而团队整体竞标水平的稳步提高，依然是建立在系统化管理的基础上。因此，每次竞标会议都是一个很好的学习案例，会后的反思和总结，对团队水平的提高大有裨益。
会后的总结可以考虑以下几个问题：本次会议上表现好的地方有哪些？表现不足的地方有哪些？为什么？每个成员在这次会议上的表现有哪些亮点？如果这次会议重新来一次，哪些地方可以有改进？怎样做可以做到更好？
如果每次都能及时归纳和总结，不断改进扬长避短，那么经过几轮之后，整体水平就会比较稳定。这是一个系统性提高的过程，并非碰运气，因此整体团队的表现稳定，不会出现大起大落的情况，不会出现surprise。
需要注意的是，总结会不要弄成表彰会。有些公司考虑到鼓舞士气的需要，无论成败在会后都对每个参会人员进行表扬，这其实对于个人或者团队水平的提高并没有太大帮助。以提高竞标水平为目的的总结会，批评和表扬都不需要，讨论的只是会议中的表现，对事不对人，找出不足点加以改进，找出亮点继续加强，以提高竞标的整体水平。
不少公司的SOP中对于竞标会有明确规定的流程，甚至要求在会前有排练以保证质量，这些措施无疑会促进团队水平的稳定发挥。目前法规和行业变化都很快，各种新技术也层出不穷，每次会议之后总结归纳出来的要点，可以不断的补充SOP，使之更加完善和全面，并且符合新形势的发展，这也是整个公司系统性提高的一个环节。
最后，祝愿大家每次bid defense meeting上都有出色的表现，project award多多，早日完成sales target！
