如果领导只给2分钟时间,你该如何做汇报?

文 / 哈默

职场人士,很多不晓得领导时间的宝贵性。据美国调查研究,一家年收入40亿美元的中型公司,如果有5位首席高管参加你的工作汇报,据计算股东们将为此付出的成本大约是3万美元1小时。可见,领导的时间比你宝贵得多,汇报时你千万不可用自己的时间去断定领导。

领导一般喜欢言简意赅的下属,这样可以节约大部分时间和金钱。但假如领导只给你2分钟时间做汇报,你该怎么办?

先给大家讲一个故事:

之前,我参加过一些领导的会议,环顾四周就属我的职位低。其中一位领导对我说:“来来来,你说下这次活动的感受?”当时一阵惊愕,吞吞吐吐讲了三点。领导笑说:“你看你,咋还怎么紧张,不就说几分钟的活动总结吗?要记得多学习短时间汇报的策略,这样才是节约彼此时间的方法。”这次脸红事件过后,我便苦练短时间汇报技术,如今有所收获,也分享和大家一起交流。

短时间内汇报信息,成为新时代十分重要的沟通方式。如果领导只给2分钟时间,我们可采用PREP结构进行汇报。

1.  P(Position)核心信息

刚开始直奔主题,抛出我们的观点。这样可以直击痛点,引起领导重视。

比如,刚才的案例,我可以这样说:“领导,这次活动整体不错。同时,一些小的细节,稍加注意的话会更完美。”

我这样汇报,首先,对整个活动的做了一个整体的定位,“活动不错”让领导感到开心;其次,我没有用“但是”,而用的“同时”,这样不带感情的连接词,更容易让领导接受;最后,我说一些小细节,稍加注意的话……勾起了领导听下去的兴趣,也证明自己不是一味阿谀奉承之人。

2.  R(Reason)原因

这一步,需要我们陈述一下你所述信息的理由,加强说服力。

此时,就刚才的案例我可以说:“我将分三点跟您阐释,前两点属于优点特色,最后一点属于可以改进的细节。第一,活动互动性好,引起了广泛的思考;第二,活动给新人提供了展示自我的机会,让其感到被重视;第三,如果在线路指引和报名上更细致,效果会更好。”

这样汇报,把整个活动最为突出的特色当作优点,令领导感到在理。最后的一点细节,充分证明了你的用心,而且也不算什么大问题。汇报中优点大于缺点,令活动组织者也感到欣慰与满足。

3.  E(Evidence)证据

只说理由难免空洞或令人感到牵强附会,第三步,需要我们列出例子或证据,使汇报更完整。

这时,你可以接着说:“比如,现场提问者络绎不绝,也致使领导您答疑延长了半个小时,互动性强、效果好;这次活动有一位入职两年的新人讲解,我们在他身上看到了成长与蜕变,也看出了领导给每一个优秀人展示的舞台;但我来会议室的路上,遇到几位参赛者一直再问路,所以咱们加上几个引路箭头,效果更佳。”

当你把细节性的证据说出之后,领导眉开眼笑,觉得你是一个善于观察、思考与总结的人,并提出了很好的见解。

4.  P(Position)核心信息

最后一步很关键,几乎很多人忘记陈述。这一步要求我们重新陈述你的核心观点,进一步加强说服力和逻辑性。

比如你说:“这就是我刚跟您说的,这次活动整体不错。同时,个别小细节,稍加留意的话会更完美。”

当你花2分钟,如此汇报之后,你的陈述会更具说服力,同时领导会对你更加重视。

PREP

用PREP搭建你的汇报体系,让领导对你刮目相看!

End


一位喜欢分享,乐于互助成长的工科男。

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