〈二〉行政管理
1． 办公例会制度
1．1 例会目的 通过办公例会明确下一阶段工作目标和要求，沟通部门之间项目运作的进展、管理情况，协调解决存在问题，监督公司质量体系有效运行，确保公司在经济活动中做出正确决策。
1．2 例会职责
1．2．1 公司行政部负责经理办公例会的准备、会议记录及拟制会议纪要。 1．2．2 总经理（或副总经理）负责主持经理办公例会，并对会议议题做出决策。
1．2．3 各部门经理参加办公例会，并负责提供会议所需的本部门资料和《工作进度周报》。
1．2．4 各部门经理负责执行会议决定，行政部负责跟踪会议决定的执行情况。
1．3 例会类型 公司办公会议分为周例会、月度例会，一般周例会在每周五上午召开，月度例会在每月最后一周召开。最后一周的周例会与月度例会合并召开。
1．3．1． 每周例会的主要例会议程包括：但不限于： 上周工作回顾、检查； 项目实施过程中需协调的事项研究、决定； 公司运作中需研究决定的一般事项； 下周工作安排。
1．3．2 月例会的主要例会议程包括，但不限于： 各项业务运作过程及效果的沟通、交流； 开发项目的质量、进度、投资回顾和检查； 销售工作及效果； 与相关方（监理、施工、服务分包方、主管部门及上级公司）的沟通； 市场（顾客）反馈情况。 本月工作总结和下月工作安排。
1．4 例会程序
1．4．1 周例会
1．4．1．1 公司周例会参加人员为：总经理、副总经理、管理者代表、部门经理及骨干员工。
1．4．1．2 周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时，由总经理委托公司常务副总经理主持召开。
1．4．1．3 每周五上午9：00召开周例会，不做专门通知。如时间有变化，由综合管理部通知各部门。情况特殊时，如不能召开周例会，可以顺延或取消，但不能连续取消三次周例会。
（1）部门经理因特殊情况不能参加周例会，可指定代表参加，但须经会议主持人同意。
（2）周例会提出的要求和形成的决定，由各部门经理自行记录。会议结束后，行政部负责整理形成《经理办公例会会议纪要》，并下发各部门。各部门依据例会决定，按时如实填写《工作进度周报》，以便下次例会时对照检查。
1．4．2 月度例会
1．4．2．1 月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同，如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员。
1．4．2．2 总经理因故不能参加月度例会，常务副总经理及管理者代表必须参加月度例会，部门经理不能同时有二名以上缺席。
（1）月度例会可以顺延或取消，但不得连续取消二次月度例会。
（2）月度例会召开前，各部门经理负责对本部门的工作进行小结，并对以下内容进行汇报： ——各项业务工作现状； ——业务运作程序的执行情况； ——已出现或可能出现的问题； ——需提请会议讨论决定的其它问题。
1．4．2．3 月度会议讨论的问题及形成的决议，由行政部负责整理成《经理办公例会（月）会议纪要》，并下发各部门。 2． 办公设备的管理
2．1 办公设备的购置
2．1．1 本规定所指的办公设备，包括计算机、打印机、摄像机、投影仪、照相机等单位价值在2000元以上的办公设备和仪器。
2．1．2 各部门申请购买仪器设备，必须先由部门经理写出申请报告，报主管副总经理批准后，交由行政部统一安排采购，购买时应根据市场因素和部门实际需要，在征询需求部门和主管副总经理意见的基础上，选择满足办公需求的设备。
2．1．3 以购置的办公用品，由行政部统一编号登记，同时将设备的保修凭证、说明书及暂且用的配件等统一由行政部保管，以备维修维护时使用。
2．1．4 部门需要申购的计算机软件，由行政部统一购买并保存。各部门使用相关软件时应到行政部登记申领，软件使用完毕后，及时交还行政部。
2．2 办公设备的使用
2．2．1 行政部根据各部门的工作需要，对计算机、打印机等进行统一调配。 2．2．2 各部门应保持本部门计算机、 打印机等设备日常清洁和维护，以保证正常工作需要。
2．2．3 对本部门上网的计算机，应确保所安装程序的软件无计算机病毒，以避免相互感染。
2．2．4 每天工作结束后，各部门的计算机应推出系统并关机。公司所有计算机不得安装游戏软件和进行联网游戏。
2．2．5 公司各部门复印可到公司复印室，要规范使用复印机，并保证复印室的清洁。
2．2．6 公司其他办公设备如投影仪、摄像机等，由行政部统一保管；各部门使用时应向行政部登记，使用完毕及时交回行政部，由行政部进行检查，确保设备的正常使用。
2．2．7 申请领用设备的员工，辞职或由于其他原因离职时，须到行政部办理设备归还手续，取得行政部主管签字后，方可办理离职手续。
2．2．8 办公设备在使用过程中，如因保管不善而损坏或丢失，则由领用人负责赔偿或者修理，费用由领用人负担。
2．3 办公设备的保养与维修
2．3．1 公司行政部每月上旬为各部门联网电脑做杀毒软件升级；
2．3．2 公司各部门计算机的使用、清洁和保养工作，由各部门指定专人负责，要求各部门采取必要的措施，确保本部门的计算机始终处于清洁、良好的运行状态。
2．3．3 公司原则上要求出专业维修人员外，员工不得随意拆卸本部门的计算机及其他相关设备。对关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护措施。
2．3．4 公司各部门办公设备出现问题，应及时通知行政部，由行政部统一联系专业维修公司进行修理。
2．3．5 公司局域网的服务器，任何部门和个人均不得自行打开更改，必须由公司行政部联系专业公司进行维修维护。
3． 办公用品及消耗品的使用管理
3．1 办公用品分类
3．1．1 消耗品：笔记本、区别针、胶带、便签、订书针等；
3．1．2 管理消耗品：签字笔、文件夹、涂改液、电池、白板笔等；
3．1．3 管理品： 剪刀、美工刀、订书机、日期章、计算器、印台等；
3．2 办公用品领用
3．2．1 分为个人领用与部门领用两种，“个人领用”系个人使用保管用品，如签字笔、文件夹、多用文具盒… …等；“部门领用”系本部门共同使用保管的用品，如装订机、白板笔、电池等。
3．2．2 消耗品可依据经验法则和历史纪录设定领用管理基准（如：按估计消耗时间，圆珠笔每月每人发放一只），还可以随部门或人员的工作状况调整发放时间。
3．2．3 管理消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，单纯消耗品部在此限。
3．3 办公用品的管理
3．3．1 管理性办公用品的保管应列入移交，如有故障和损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
3．3．2 办公用品的申领应于每月一日前由各部门提交《办公用品计划汇总表》，由行政部统一购买后发放。但管理性文件的领用不受上述时间的限制。特殊办公用品行政部无法采购时，可以经行政部统一授权由相关部门自行采购。
3．3．3 行政部为每人每个部门设立“办公用品领用计录卡”并统一保管，领用办公用品时分别登录，并用以控制文具领用状况。
3．3．4 新进人员到职时有所在部门提出办公用品申请，向行政部请领办公用品并列入领用卡；人员离职时，应将剩余文具及列管用品一并交行政部。
4． 车辆管理
4．1 车辆使用规定
4．1．1 公司副总以上领导专用车由本人使用。若领导不便驾驶车辆，由专职司机负责驾驶，并负责车辆的保养、维护，保证车辆的安全性能和技术性能。 4．1．2 公司各部门日常办公用车或急需安排因公接送事宜，须事先通知行政部，由行政部根据事情的轻重缓急进行协调安排，填写派车单。
4．1．3 为保证办公用车正常使用，司机在未接到派车单之前，一律不准为任何部门、任何人私下服务。
4．1．4 个人因私用车，需事先征得领导同意，随后通知行政部安排，严禁因私驾车办事影响正常工作。
4．2 车辆的保养维修管理规定
4．2．1 驾驶员要树枝公司车辆的技术性能、使用规定、操作要领，管好、用好、维护4好、保养好公司车辆，做到会使用、会检查、会保养、会排除故障。 4．2．2 严格执行出车前、行车中、收车后、的检查规定，认真填写日检纪录，发现问题及时处理，决不允许带病车
4．2．3 根据行车公里数，定期做好车辆保养，延长车辆使用寿命，建立车辆保养维护档案。
4．2．4 严禁驾驶员酒后驾车，否则出现的一切后果由驾驶员全部承担。
4．2．5 驾驶员需要维修车辆必须提前通知行政部主管，行政部根据行车里程、车辆异常情况和严重程度，尽量安排在工余时间维修车辆。
4．2．6 在修车过程中，决不允许驾驶员和任何人借修车理由向厂方索要物品，一次发现严重警告，二次发现开除公职。
4．2．7 严格控制费用开支，根据行车里程纪录，领用油票或登记报销。 5． 专业图书资料的购置和管理 为加强公司员工对专业知识的学习和应用，各部门可以根据实际工作需要购置专业书籍和资料。同时按规定手续借阅，又能使使资源得到最大限度的利用，控制公司办公成本，实现资源共享。
5．1 图书、资料的购置
5．1．1 各部门根据工作需要可随时申购专业书籍。根据图书的专业性、知识性、信息涵盖的广度和深度及购买的迫切性等原则,对申购书目应多方比较，筛选出最佳书目。
5．1．2 申购部门须先填写《购书申请单》，有部门经理审核签字后，报主管副总批准后方可购买。
5．1．3 原则上，全年购书费用总额控制在每人每年100元标准内，但特殊部门特殊需要时可酌情增加。
5．2 图书的登记和保管
5．2．1 各部门购置的工具书籍应由行政部对书名、作者、出版社名、购买日期、价格及其他相关资料进行逐一登记，并加盖“受控”章后，方可传阅。各部门传阅时，必须先在行政部办理借阅登记手续。
5．2．2 行政部资料保管员及时做出公司工具书目录清单并随时更新，并在网上形成共享文件，供各部门查阅。
5．3 图书借阅和归还
5．3．1 员工向行政部借阅相关工具书籍时，由行政部在《借书登记表》上详细登记。借阅时间最长不得超过一个月；
5．3．2 员工不得在借阅的图书上批改、圈点、画线、折角或涂写，图书如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价赔价；
5．3．3 员工借书期限届满或公务上需参考应及时归还，如经通知仍不还书者，将停止借书权，直至归还所借图书；
5．4 公司作为共享资源的杂志的管理办法参照本规定。
附：工具书目录清单和购置工具书登记表见附表
6． 档案的管理
6．1 借阅档案要求
6．1．1 需要借阅档案员工必须严格履行档案借阅、调阅制度。
6．1．2 对需要档案复印件的，一般情况下，档案室不予接待，找各部门资料员查阅。
6．1．3 特殊情况和需要原始资料的，须在“档案查阅登记簿”上登记。借阅本部门档案时，填写“查阅档案审批单”，经本部门经理签字批准后，方可借阅；跨部门借阅档案时，填写“查阅档案审批单”，经主管总经理签字批准后，方可借阅。 6．1．4 借阅档案人员，严禁在档案资料上涂改、勾划、撕页和抽取文件。 6．1．5 借阅档案人员，应及时无误将档案归还档案室。
6．2 档案管理要求
6．2．1 档案管理人员收回借阅档案时，要严格检查档案资料的完好、完整情况，确认无误后无误后方可收回。如有损失，应详细纪录，并要求借阅人员立即修补或限时修补。如损失较大或遗失，应报告行政部领导按有关规定处理。 6．2．2 档案人员要认真做好档案借阅登记，并收集档案借阅效果，及时向领导反馈利用情况。
6．2．3 执行本规定时，如遇有难以处理的问题，请示行政部经理和总经理协调解决。
二、财务管理
1． 费用说明 费用是指公司及各部门在日常经营活动中发生的差旅费、业务交际费、交通费、通讯费等开支。公司员工有义务本着合理、节约、有效的原则是用各项费用。员工的报销凭证必须真实、有效。在本制度中，费用均纳入部门费用考核范围，由财务部根据费用预算进行考核，考核结果与部门绩效考核挂钩。
2． 基本原则
2．1 对各项费用实行预算管理，财务部根据公司目标利润指标作出全年费用预算，并负责总体费用预算的执行与监控。费用预算编制本着谁支出、谁预算、谁控制的原则，责任落实到各部门。各部门将办公用品、工具书、市内出租车费、出差费、招待费、加班餐费等有关费用在年度末编制下一年度预算标准，经总经理办公会审批后，严格执行。预算的执行与准确性将纳入部门绩效考核。
2．2 公司严格按照财务规定和标准确保对各项支出的有效管理和控制，并使签字报销程序规范、简化。
2．3 报销审批实行逐级签字制度，各项费用的审批以经办人的直接上级作为第一责任人，对费用的合理性、真实性负责，在按规定程序逐级报批。有签字权的领导因故不能履行签字职责时（如出差不在位时），可根据需要进行必要的授权。
2．4 备用金、借款要遵循“欠账不清，后帐不立”的原则。
3． 费用标准
3．1 办公用品及消耗品：包括日常办公用品及办公设备的消耗品如纸张、文具、计算机耗材、工具书等。此类用品由行政部统一购置，特殊情况需自行购置的，应提前请示行政部同意后方可自行购置。行政部队所购物品进行登记入帐，统一管理调配。 需自行购置工具书及资料，须提前填写《图书申购表》向行政部申报，购置后由行政部登记保管。
3．2 物料及消耗品：包括清洁、洗涤用品、卫生用品等公司日常用消耗品，由行政部统一购置管理。
3．3 差旅费：差旅费主要包括市内交通费（出租车费）、地铁费用、出差费用、汽车费等四项费用。
3．3．1 出租车费：主要指员工因公外出发生的出租车费，规定按实际距离实报实销。节假日加班或工作日加班的员工按统一标准报销交通费。报销标准为：部门经理每人每月400元，员工每人每月300元。（特殊情况除外） 3．3．2 地铁费用：指员工因公外出发生的地铁费用，采取实报实销。
3．3．3 汽车费用：为公司所属或为公司所使用车辆的汽油费、日常保养性维修费、养路费、存车费、过桥费等，对车辆的油耗状况、维修费用等由行政部进行详细登记，统一管理。
3．4 出差费用：员工因公赴外省市办理公务时须提前按下图程序办理相关借款手续。 出差地住宿及费用参考标准如表所示：（特殊情况除外） 住宿 交通费 通讯费 餐费 一类城市上海、广州、深圳、天津、海南 其他城市 200元/人*天 长话费 手机费 200元/人*天 200元/人*天 150元/人*天 50元/人*天 50元/人*天 单人住宿可在此标准的基础上浮50%
3．4 汽车费用：为公司所属或为公司所使用车辆的汽油费、日常保养性维修费、养路费、存车费、过桥费等，对车辆的油耗状况、维修费用等由行政部进行详细登记，统一管理。
3．5 业务招待费：招待费包括因业务需要招待客户、关系单位的餐费、礼品费用等。
3．6 手机话费：报销标准为部门经理每人每月500元，员工每人每月300元，因公出差期间的话费每人每天增加50元的通话费用。（特殊情况除外）
4． 财务报销程序
5． 支票的管理及使用
5．1 主办部门或经办人因业务需要须开支票时，首先填写支票借款单，由部门经理、主管经理或总经理审批后，财务部经理审核后，到财务部领取支票，签发支票必需注明日期、收款单位，金额、用途，不准开空头支票。
5．2 领票人在领取支票五日内，持税务局监制的原始发票，填写费用报销单，由财务部经理审核票据，报主管经理或总经理审批后，到财务部报销。逾期不报者，及时与财务人员联系，说明原因并积极催办。
5．3 支票领用人应牢记支票号码，妥善保管，如因丢失支票或发票给公司造成的一切损失，均由经办人承担一切经济责任。
5．4 工程款拨付时，必须根据已定工程合同或协议、工程价款会签单和收款方开具的税务局监制的正式发票方可拨付工程款。无合同（或协议）、工程价款单、正式发票或签字手续不全者，不予办理拨款手续。
5．5 如工作需要需购置固定资产的，需填写《办公设备申购表》，经总经理审批后由行政部统一购置，购置后行政部门进行登记，使用人填写保管卡后领用。固定资产报废时，由行政部门填写《固定资产报废申请单》，报总经理审批后，报财务部进行帐务处理。
6． 现金管理及报销程序： 公司严格执行国务院颁发的《现金管理暂行条例》。
6．1 为了加强现金管理，做到日清月结，准确的核对现金库存，定于每周三、五为现金报销日，其他时间不办理现金报销业务。报销时必须持有税务局监制的正式发票，填写费用报销单，其它的收据或白条一律拒绝报销。
6．2 各部门领取备用金最高限额5000元，由部门经理负责管理使用，主要用于日常费用开支。费用发生后应及时报销，垫支金额超过5000元的由本部门自行解决，每年12月31日前所有备用金要报销完毕，尚未使用完的备用金要归还结清。
6．3 根据工作需要，公司如遇到特殊情况需用大额款项时（超过2万元），经办人应提前填写借款单并通知财务部，财务部积极配合及时备款，保证公司工作顺利开 第四篇 员工礼仪守则
1． 员工职业礼仪
1．1 个人仪表要求： ——须发: 员工头发要经常清洗,保持清洁。男性员工头发不宜太长，胡须应该勤修剪； ——指甲：应经常修剪，女员工涂指甲油要尽量用淡色； ——口腔：应保持清洁，上班前不能吃有强烈异味的食品; ——女员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
1．2 着装要求： ——男女职员在工作场所应穿着职业风格的服装，或搭配得体的工作便装，并保持清洁、方便； ——衬衫：衬衫的领子与袖口部的有污秽； ——领带：在正式场合或在重要业务中，应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色的搭配，领带不能有污渍、破损、或歪斜松弛。 ——鞋子应保持清洁； ——女职员应保持服装淡雅得体，不得过分华里。
1．3 公共场所仪表要求： ——站姿:要求站姿端正,腰背挺直,两臂自然下垂,不耸肩.会见客户或出席站立仪式的场合,或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前； ——坐姿：坐下后，应尽量坐姿端正，双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐； ——在公司内与同事相遇应点头行礼表示致意； ——握手时，目视对方的眼睛，脊背要挺直，不弯腰低头，要热情大方，不卑不亢；伸手时同性间应现象年纪轻或地位低的，已兴建应先向男方伸手。； ——出入房间的礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答后在进入。进门后，回手关门，要轻关，不能大力粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看机会，且注意礼貌； ——递交物件时，若是文件，要把文字正面朝向对方，若是刀笔等文具，应把尖朝向己方。 ——无论在自己的公司，还是在访问的公司，不能再走廊和通道里边走边大声说话，更不能唱歌或吹口哨等。 ——在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。
2． 工作交往礼仪：
2．1 正确使用公司的物品和设备，提高工作效率。 ——公司的物品不能野蛮对待，不能挪做私用； ——及时心理、整理工作台面和周围环境； ——对借阅发放的文件资料等仔细阅读，妥善保管或及时交还； ——借用他人或公司的物品，使用后及时送换货或归放原处； ——经之将各类棋牌、电子游戏机等娱乐用品携带入工作岗位； ——未经同意不得随意翻看公司同事的文件、资料等。
2．2 接听电话礼仪： ——来电铃响后至少在第三声铃响前取下话筒，通话时先问候对方，并自报公司、部门。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时及时告知对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再访话筒； ——通话简明扼要，不在电话中长时间聊天； ——对不指名的电话，判断自己不能处理时不要说无根据的话，可坦白告诉对方，并马上将电话转交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人； ——工作时间内，不打私人电话；
3． 客户交往礼仪：
3．1 接待客户要求： ——在约定的接待时间内到达，不缺席； ——由客户来访，马上接待让座，并未来客斟水。 ——来客多时，按序接待，不能先接待熟悉客户； ——对事前已通知要来访的客户，要表示欢迎； ——应记住常来的客户。接待客户时应热情、大方。
3．2 介绍和被介绍方式： ——无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责； ——初次见面介绍，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断地位，可把年轻者介 绍给年长者；把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定； ——男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。 3．3 名片的接受和保管 ——名片应先递给长辈和上级； ——把自己的名片递出时，应把文字正面向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚地说出自己的姓名； ——接受对方的名片时，应双手去接，要马上看，正确记住对方的姓名后，将名片收起。如遇对方姓名由难认的字迹，马上询问。 ——将收到的名片妥善保管，以便检索。
3、审批权限
（1）差旅费、出租车费、招待、礼品、加班餐费等费用支出，由本部门经理签字确认后，财务部审核相关票据，由主管经理审批后，到财务部取款。对特殊超过2000元标准且因工作需要必需发生的招待餐费、礼品及交际费用，由部门经理以书面形式在报销单中说明理由，提交主管经理及公司总经理汇同审批。其中手机话费、出租车费订于每月25－30日为报销日，其余时间不予办理。 （2）部门经理的日常费用报销，由财务部审核相关票据，经主管副总经理批准后，方可报销。
（3）副总经理日常费用报销，由财务部审核相关票据，经总经理批准后，方可报销。
（4）总经理日常费用支出，由财务部审核相关票据后，方可报销。凡属于总经理日常费用支出，财务部应建立个人帐簿，以备公司董事会审核。
