序言

他的目标是真正帮助人们消除来自工作和个人生活的压力和焦虑，从而在自身存在的每一刻都致力于最想追求的目标

第一章

本书中的这套方法，完全基于三个主要目的：（1）收集所有需要处理或者对你有用的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；（2）指导自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单；（3）管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。

我建议你拿笔记下目前盘踞在你大脑中的那些最重要的工作或状况：

1. 阅读GTD——读完、笔记、实践——开始读书
2. 联系老婆——打电话问清楚——打电话
3. 学习Android——学什么、怎么学习——制作计划
4. 理清财务状况——还清债务、还有多少钱可以使用——开始理清楚
5. 处理印象笔记——归类、处理——开始处理
6. 写作——写一篇文章——构思、写作
7. 运动——跑步——跑步5公里——下午开始跑步
8. 很多想法——记录、分析——记录在印象笔记
9. 看欢乐颂——看完了
   10.看奇葩说——看完了

理清现在的事情——描述完成的状态——写下下一步行动

像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。

如果你真的采用了书中建议的措施，你就需要构建以结果和行动为导向的思维方式，而这种思维方式需要你有意识地进行培养。因为人的反应是自发的，而思维却不是。

思考结果是促使希望转化为现实的最有效的手段之一。——思考帮助我们更加有效地将待办事项转化为行动

为什么有些事情总是萦绕在你的心头

• 没有明确地认定它们的预期结果是什么
• 没有确定你下一步的具体行动到底是什么
• 没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去

我们需要把收集和积累的所有“材料”都转化成包含重要行动、项目和有用信息的明确清单

首先需要培养一个习惯：清除大脑中的全部事务

之所以有这种感觉，是因为没人能执行任务！你所能做到的仅仅是执行这个任务中的某一个具体行动步骤。在多数情况下，那些具体的行动步骤可能只需要一两分钟就可以完成，而正是这些不起眼的行动在推动整个任务的完成

事务极少会由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动而造成的

经过多年的观察，我发现自下而上的工作方法——即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务——对提高个人工作效率最具实用价值

• 大多数人陷于日常事务，没有精力总揽全局
• 不断处理各种事物，始终保持清爽状态，创造力就获得了解放，它将更加有力地支持你着眼于新的高度，使你更有信心进行开拓创新

对行动的横向管理和纵向管理

横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你的心理负担，并把事情做好

横向管理——不间断、全方位扫描的雷达

把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行

你需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事务，并在需要时及时给出必要的提示，从而确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上

纵向管理

对每个具体主题或项目进行思考和协调，并跟踪其进展情况

最重要的技巧：把一切事务赶出大脑

通常，盘踞在你脑中问题的数量与解决问题的效率成反比

对一件事情不需要进行两次相同的思考，除非你喜欢重复思考——这件事情我就总是做，很浪费时间的

大脑中肩负短期记忆的那部分组织——往往负责存储不完整、尚未决定和没有组织安排好的材料——其功能类似于个人计算机中的RAM（随机存储器）。你的意识就好像是计算机的CPU（中央处理器），是一个负责处理的工具，而不是一个存储场所。你每次只能考虑两三件事情。但是那些未处理完的事务仍然存储于短期记忆空间里。大脑保存材料的能力是有限的。要想让大脑高效工作，就像让CPU高速处理任务一样，必须保证RAM里的排队任务尽量减少

第2章掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤

（1）收集引起我们注意的事务和信息
（2）理清每个项目的意义和相关措施
（3）组织整理结果，提出选项
（4）进行思考回顾
（5）选择行动

我们对工作流程的管理包括了5个环节，并且管理的效果通常取决于这5个环节中最薄弱的一环。

收集

收集清单是为了舒缓压力，而不是制造压力；

1. 收集哪些信息？
2. 如何有效地完成这一工作？

百分之百收集一切“未竟之事”

成功收集的三个必要条件

1. 把一切赶出你的大脑，放进收集工具

应该让收集工具成为你生活方式的一部分

2. 尽量减少收集工具的数量，越少越好，够用即可
3. 定期清空收集工具

阻碍任何事物的流动，会削弱在该领域的存在、更新和创造能力

理清

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面对这类需要着手处理的材料时，你必须决定两件事情：

1. 你承诺完成哪些工作？达成哪些目标？
2. 下一步需要采取什么行动？

“下一步行动”是指那些可执行、可操作的具体行动，并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展

组织

对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：

• 一个项目清单
• 一个保存项目规划和资料的存储系统
• 一个日程表
• 一个下一步行动清单
• 一个等待清单（清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务）

回顾

你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查

对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的

回顾各项清单-下一步行动、将来/也许、等待处理等

每周回顾

·收集和加工处理所有的“材料”。
·回顾整个系统。
·更新各类清单。
·做到彻底、清楚、实时和完整

行动

下一步行动的决策是最核心的环节。对于每一个悬而未决的问题，下一步行动都应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动

每一个行动决策都是凭直觉做出的。问题在于，如何从希望这个选择是正确的过渡到对它的正确性深信不疑

选择行动方案的三种方法

1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”

四个标准：情境、有多少时间、有多少精力和重要性。

前三个标准描述了你每次采取行动的制约因素，第四个标准则是评估行动的价值大小

2. 确认每日工作的“三分类法”

·执行事先安排好的工作——按照GTD的方法推动工作流程的运转
·处理突发事件。
·安排自己的工作——上面的组织工作

3. 总体检视工作的“六层次法”

• 5楼视野：目的和原则——我们整个生活的全景——你为何而存在？
• 4楼视野：愿景——展望未来3~5年的发展
• 3楼视野：目标——1-2年想要达成的目标
• 2楼视野：关注点及责任范围——个人生活的领域或者工作领域
• 1楼视野：当前项目
• 地面：当前行动——手头正在做的事情

第3章控制项目：纵向管理项目的5个阶段

第4章准备工作：确定时间、空间和工具

通过行动使自己感觉良好，要比等到感觉良好的时候再行动容易
得多。

当你在适当的时候考虑适当的事情，并且动用恰当的工具来捕捉
这些具有增值价值的思想时，你就能显著提升工作效率，增强创造力

• 预留时间——两天的时间或者整段、大段的时间
• 确定空间
• 确定工具——日程表、白纸、文件夹、收集工具、归档系统等
• 处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务

第五章 收集阶段：归拢材料

哪些东西不该动

四类

• 日用品
• 参考资料
• 装饰品
• 办公设备

收集中可能遇见的问题

• 收集的内容过多，一个工作蓝装不完——记录标记日期随后处理
• 可能偏离到清理打扫和整理的工作中去——立刻打断，记录随后需要处理
• 如何处理以前的收集和整理成果——也当成需要处理的事情
• 发现了紧急事件怎么办——确立是不是首要任务

收集顺序——仅仅是收集，而不是整理

1. 从办公桌开始
2. 写字台的抽屉
3. 柜子、台子表面——收藏品、纪念品
4. 地板、墙壁、书架
5. 设备、家具、房间设施
6. 其他地方

清空你的大脑

引子清单

分大类：比如个人、工作，在大类基础上分小类，然后对应的在每类上思考、收集

第六章 处理阶段：清空工作篮

加工处理的方法

基本原则

1. 处理工作篮中最上面的事务
2. 一次一事
3. 永远不要把任何事务再次放回工作篮

“处理”这个动词并不意味着“花费时间”（Process does not
mean ‘spend time on’），它仅仅是指“判断事情的实质，决定
下一步的行动方案，然后相应地处理掉”

从最上面开始，就是未来不逃避任何一件需要处理的事情

一次一事

集中注意力处理一件事情，避免分心

永远不再放回收集箱

这是一条单行线，类似于“事情只做一次”

加工处理的关键步骤：下一步行动是什么

不需要付诸行动的，怎么处理？

• 垃圾——丢掉

• 待孵化项目

  1. 存入将来/也许的项目
  2. 存入日程表或者备忘录

• 参考资料

下一步行动

下一步行动必须是可执行的具体的行动——马上能执行

要知道“决定”并不是一个真正的“行动”，因为
真正的“行动”需要耗费时间，而“决定”却并不如此。总会有些具
体的行动能够让你的“决定”变得更加容易

1. 马上完成——2分钟原则
2. 委派他人——委派并非总是自上而下的，你可以用一种“恰当的方式”交给别人
3. 推迟执行——恰当的方式记录、组织分类

明确你手中的项目

“项目”的定义，它是指任何你承诺达到的目标，并且需要一步以上的行动才能完成

项目清单的目的并不是要划分出不同任务的优先级，它只是为了确保你不会忘
记这些任务

第七章 组织整理：建立好清单

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需要跟踪和管理的事情可以为7 大类

• 一个“项目”清单
• 项目的辅助资料
• 记录在日程表中的行动和信息
• “下一步行动”清单（一个或多个）
• 一个“等待”清单
• 参考资料
• 一个“将来/也许”清单

上面的7大类需要有足够明确的界限

按照时间处理

1. 需要在明确的时间节点处理——放到日程表中
2. 没有明确的时间点

按照情景分类

情景就是提示信息，比如在电脑旁、需要笔记本、需要手机等

在Todoist中可以通过添加标签的方式来处理

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组织管理“等待”标签

等待是需要等待别人的结果/回复之后才能开始处理的事情

细分项目清单的几种方式

1. 个人/职业——要像对待你的“职业清单”那样认真对待你的个人清单
2. 委托他人
3. 特定类型

关于项目的各种想法

可以记录在项目的评论或者备注中

我发现捕捉这些思考、想法的最大价值在于促进了我的思维过程，而不是那些记录下的想法

组织管理而非行动性的资料

不要将可执行的事务和大量非行动性的资料混在一起管理

非行动性事物

1. 参考资料——归档到印象笔记
2. 提示信息——归档到将来/也许项目

将来/也许

这个是为你创造性的想象力创建的一个项目

将自己的兴趣或者感兴趣的放入这里

备忘录文件夹系统

43=31天+12个月

面对琐碎的自我承诺

比如

琐碎的自我承诺

1. 尝试将他们转化为项目
2. 转化为可以行动的清单
3. 安排成具体的可执行的项目——比如每天几点运动等

第八章 检查回顾：保障系统的有效运行

你的系统不可能处于静止不动的状态。这个系统必须实时更新，紧跟事态的发展，才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择

回顾的作用

1. 推动自己的GTD系统实时更新、紧跟事态发展
2. 从不同的角度对你的生活与工作进行持续不断的评估

每周回顾的力量

帮助我们以更高的视角去看待做的事情

每周回顾检查就是为了再次清空大脑而需要采取的行动

1. 整理笔记——检查所有的日志、会议记录、备忘录等提炼出其中的行动、项目、等待、日程表、以及将来要完成的事情——组织整理
2. 过往的日程——未完成的事务、参考资料等——重新纳入GTD
3. 即将到来的日程——安排到日程表，确保有时间可以处理
4. 回顾项目清单——确保不遗漏
5. 回顾下一步行动
6. 回顾等待
7. 回顾将来/也许——看是否可以转化为行动
8. 搜集你的奇思怪想和新奇点子

建议每周回顾的时间

建议每周五下午腾出2小时来进行

1. 对当周的事情记忆还清晰，使你能够进行比较完整的反思回顾
2. 清理大脑和办公桌，享受周末的时光

大局的回顾

自己按照自己的情况对大局做回顾——站在“3万英尺”、“5万英尺”的层次来思考问题

第九章 执行阶段：选最合适的行动

如何选择最合适的行动？——：相信你的感觉，或者说相信你的本能反应、你的直觉

三个方法辅助决策

1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”
   情景——时间——精力——重要性

2. 评估每日工作的“三分类法Threefold Model”

   • 执行事先安排好的工作
   • 处理突发事件
   • 安排自己的工作

人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况，而不愿意着手处理、组织、回顾、以及评估那些并不明了的工作

3. 总体检视工作的“六级回顾法”

   • 5 万英尺+：人生
   • 4 万英尺：3~5 年的展望
   • 3 万英尺：1~2 年的目标
   • 2 万英尺：责任范围——从职业的角度来讲，这个层次是关
     于你当前的职位和工作的。从个人角度来看。这个层次包含了你在家
     庭、社区所扮演的角色，当然还应该包含你对自己的认知
   • 1 万英尺：当前的工作
   • 跑道：目前的行动

有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话（行动）事关你目前正在促成的一单合同（项目），这会直接影响你签订的合同总额（工作职责）。这单生意可能是你在销售方面有所进展和突破（工作目标）的一个良机，因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域（机构的目标）。这将促使你在经济和事业两方面都更加接近你的奋斗目标（人生目标）

小技巧

1. 对于邮件来说，采用“后进先出”的方式效率更高
2. 时刻确定明确、具体、可执行的下一步行动