近日,因为工作中某位同事向公司一级部门领导汇报之后,导致一个开发半年的项目差点被砍掉,让我反思了这种向上汇报呈现的问题。
公司要针对IT领域搞变革项目汇报,A是流程变革的专家,整个工作就当仁不让的承接过来。
汇报的思路,一不向上跟领导对齐,二不向下与业务对齐,凭借自己的多年的工作经验,把一篇汇报材料,写的天花乱坠,不懂的人一看就觉得非常高大上。
但是当面对一屋子业务出身的领导汇报时,领导提到了一个关键问题:当前实施的IT变革解决了业务的哪些问题?
他没有向下深入了解每个IT系统的功能,支支吾吾一番:说这是XX部门提出的诉求。
刚好XX业务部门老大并不清楚这个系统,只是凭感觉自己不用,直接跳匪:我们没提过这种诉求,之前就不会用,后续也不会用。
他直接就急了:这个是你们A业务部门XX提出的诉求,你现在不承认了?
A业务部门的老大看样子也不了解,但是面对一屋子领导的质疑,只能硬着头皮说:先下来了解一下具体情况再说。
整个过程:质疑——应对——反驳——甩锅,简直是向上汇报的一级事故现场。
最后,现场氛围一度失控,一级部门老大对汇报人的痛批,就差指着鼻子骂:你自诩为流程专家,却连业务的基本诉求都讲不清楚,就知道有问题推给业务部门,最痛恨这种做事方式,停留在流程层面,不思进取。
向上汇报失利,接下来让业务经理直接向主管汇报为什么要做这个项目?项目的意义是什么?一系列收拾残局的事情都要让下面业务同事去做,这个汇报的成效可想而知。
那么,再向上汇报的时候需要关注什么?
首先,明确你的汇报对象对于汇报内容的了解程度。兵法有云:知己知彼,百战不殆。知彼是至关重要的一步,如果被汇报者不了解整个事情的前因后果,就需要预想到可能汇报种被问到的问题,提前预演出来,并做好充分的准备工作。案例种的汇报人就是对被汇报者的认知不清晰,自己没有准备好相关的问题,导致车祸现场。
其次,汇报的每个要素点,哪怕小到一个小数点,要做到心知肚明。数据明是怎么计算的,数据来源于哪里?这是知己。如果面对领导质疑数据,就能有充分的应对。不能把别人准备的东西拿过来就直接去汇报,一旦问到就容易被质疑准确性,一旦引发质疑,会牵连到汇报人。
最后,汇报的思路要清晰。在实际汇报中,要明确汇报的目的是什么?待决策的内容是什么?为什么要做这个决策?给主管汇报前,先用被汇报者的视角向自己发问,不怕问题刁钻,看能否回答出所有问题,如果一处不清晰,就要想清楚为什么自己不清楚?提前做好应对。战略战术要正确。
每一次对上汇报,都是一场看不见的战争,打败了主管看能会把汇报失败的问题主要归咎在你身上,这是严重的扣分项,会影响个人印象分。