上篇讲到生活时间管理术中的“目标、计划、执行和总结”都是完全可以用到工作中来的，所以这篇就不再以这四个部分为框架阐述了。

这篇工作时间管理术，我会围绕任务或项目开始前、进行中和结束后三个方面着重讲讲使工作更高效的方法和工具。

一些工作开始前该做的事：

一、早到20分钟，精神一上午

了解一周的工作

周一的工作总是忙乱不堪，而如果能够提前20分钟到办公室，整理、纵览一周的工作，可以对这一周的工作都做到心中有数。这样，你大致就可以了解你哪天比较忙，哪天会有空闲时间进行摄入补充，哪天可以对付临时加进来的活儿。

一个weeks或日清单手账最好不过了。

我并不建议一定要买专业的手账才能记录，一个普通的横条本或方格本完全可以通过划分区域来记录，不必刻意追求形式。

去年我在用的一个普通笔记本因为纸张较大，我将其左右划分开，左侧记录工作内容，右侧留一小部分记录注意事项或灵感。

（当时工作内容简单，通常一页可以记录1-2周的工作）

今年下半年因为工作种类繁多，我开始采用日清单形式，一页一天。根据本子的尺寸，我将其分为上下两部分，上面满足日常事项记录，下面为一日一成语，希望提高中文词汇量。

日清单中，事项完成一项打“√”，今日没有完成明日继续的打“→”，取消该事项的打“×”

周计划中，我会结合生活计划，列出这样的表格，方便纵览全周的事项。

（↑我的周计划本没带在身上，先PO个之前写在A4纸上的吧）

整理桌面，做好当天准备工作

擦桌子、打热水、煮咖啡、开邮箱、挂各种通讯软件……这些琐事都放到这20分钟来完成。当时钟走到上班的正点，你已经完成了一切准备活动，和其他人相比完全是从容不迫的状态。

二、闲时不闲，是为了忙时不慌

我们并不是全天一点不闲着一直在做事的，但拉开你和其他人差距的就是当你手头并没有工作的时候你在做什么？是刷微博，用手机看小说，还是离开座位抽烟、上厕所、抽烟无限反复？

为什么有的人接到项目后有思路，可以马上投入执行，因为日常积累得多，他们都是什么时候积累的？就是在你以为的“现在没什么事”的时候。

这个时候打开一本杂志，可以积累几个PPT的排版方式，打开数英网，可以积累几个写作模板，看几个品牌营销案例，打开一本专业书，可以看上一个章节，记下几条语录，下次写文章搞不好就可以引用上。

三、不急着开展工作，有时候会更省时

接到一些任务时，有的人习惯马上开始，对于需求理解可能还有偏差，一股脑地开始执行只可能让你离保质保量完成越来越远。在错误的道路上加速只会越来越偏，在正确的道路上积跬步也可至千里。

所以，在项目开始前，应先详尽了解需求，通过会议、通过询问、通过邮件……

其次，查阅大量资料，分析汇总，提炼总结。

（↑出差考察体育景观项目之前所做的准备）

第三，制定排期表，虽然这通常应该是项目经理来做的，但以我在传统企业的经验来看，目前我们真正缺失的就是对时间的管理，也根本不会有什么排期表。

最后，准备一个空白A4本或方格本，专门用来列框架，或者用思维导图工具，确定了方案或文章的框架，再开始执行。

执行时只专注地做事：

大家都知道工作时应该专注，可是总有一些切断我们思路的事情发生让我们无法保持专注。

通常有这样几种情况：

一、突然被叫去开会

防不胜防，这就是我说的当你自己懂得了时间管理，而同事们却不懂得时，你会很痛苦。为什么会有临时性的会议这件事呀，想想也是头大。一种办法是对于小型、小范围的会议，和同事们商量提前订时间，并通告会议主题，与会者需要准备的资料，会议将得出什么结论。

但有时是没办法提前计划的，比如领导就这个时间在公司，临时召集会议，或紧急事件的发生需要召集会议。这时，你需要用2分钟时间，将你目前手头工作的思路做个梳理和记录，以防回来后后续思路接不上。

二、各类通讯工具的撩拨

上班时你可能挂着QQ、微信，电话也可能随时会响，处理完这些思路基本全断掉了，如何破？

即便QQ上有同事向你发来了文件，微信上闺蜜问你周末的去向，你都该接收接收、该看看，但是用一句“稍后看或稍后回复你”来处理。继续完成你手头的工作后，再去处理刚刚的临时事件。

三、自己思绪乱飞管不住

打开word，只写了一句标题，就开始面对空白页发呆，发现指甲好像该剪了，花好像需要浇水了，想起这个月电话费还没交，聚划算十点马上开抢了……你脑子里装这么多东西怎么能专心于手头工作呢？所以这个时间就要借助工具了。

番茄钟大家并不陌生，利用倒计时时钟帮你将任务时间分解，这里我推荐一个带白噪音的番茄钟APP：潮汐。

任务时间可以根据你的项目大小进行调整，写长文章和方案时我通常设置一个小时专注+休息5分钟，写短文案时我为了保持灵感敏锐度，会设置25分钟专注+5分钟休息。

白噪音可以帮助你和混杂的办公室噪音区隔开，无论周围电话声、说话声、打印机声还是打字声，通通被你的耳机屏蔽掉，你只专注在你自己的环境音中即可。我原来有自己的白噪音，在虾米网集合了一个精选集，全部都是适合写方案时听的简单音乐，但是为了和番茄钟结合，我现在基本用潮汐APP，并选择里面的冥想音乐。

完成后想想做过的那些事：

很多时候我们做完工作恨不得赶紧收起来再也不想看，或者终于做完了一定要狠狠地奖励自己一下，反而忽略了工作至此其实并没有真正地完成，因为还少了复盘的环节。复盘是纵览整个项目过程，自我分析、自我总结、自我提升的最好机会。

复盘本是围棋用语，据说最早是被联想集团柳传志提出并用在工作中的，复盘成为了联想的企业文化，之前看过《万达工作法》，万达也极为讲究复盘。

我们可以从这几个步骤进行复盘：

1、回顾目标（当初的目标是什么）

2、评估结果（与目标相比结果如何）

3、分析原因（成功的关键原因是什么，失败的根本原因又是什么）

4、总结规律（经验、规律、下一步行动目标）

除了复盘外，一个项目的完成会产生很多资料，做好资料的整理也是一项事后必修课。

通常我在接到项目后就会即时建立一个空文件夹，包括：搜集资料、所给资料、方案、设计稿。产生的文件都被安放在正确的位置，而有时因为图快，会把文件down到桌面，截图的文件也都统一存在桌面，所以每天下班前整理电脑桌面，让他们各自归位也是必不可少的。

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工作时保持良好的节奏依旧是我们的主题。

一旦你最近工作少，很闲，而你又没有充分利用闲暇时间做资源积累，那么当你工作突然多起来，你会措手不及，甚至有逆反心理，所以，让自己的空闲时间也保持工作状态，告诉自己，积累素材也是一种工作，我现在也在忙着呢，给自己平缓工作节奏的心理暗示。

到了大把工作扑面而来时，按紧急、重要程度排好先后次序，做好一个打钩一个，通过打钩让自己获得短时成就感，便于自己树立自信，不被如山一样的压力摧毁心理防线。

懂得在工作前做该做的事，执行时只专注的工作，完成后做好复盘总结，你选择了在对的时间做对的事，时间就会回馈你从容不迫和自信。