结构性思维和PDCA结合运用课程总共有10节以上,我们今天先讲结构性思维和PDCA结合运用的序《什么是工作》。
结构性思维有两个方面,一个是信息输入也就是接受信息,一个是信息输出也就是反馈信息。
信息输入中结构性思维运用的是分析总结找出信息的主要目的,然后进行消化处理。
信息输出中结构性思维运用的是结论-分析-结论的方法进行反馈信息,让信息接收者很容易知道你要反馈的是什么信息。
PDCA中P是计划plan-D是执行Do-C是检查check-A是处理Act.PDCA原本是运用于产品质量管理,而今天我们将把这个PDCA循环运用到工作中,让我们的工作流程更加高效,结果更加完美。
所有的工作都分为三步进行,输入-消化-输出。
信息输入和信息输出需要运用结构性思维,而消化需要用到的是PDCA循环方法。
在做任何一份工作时我们都需要信息输入才能去完成这个工作。而信息输入多数时候是杂乱无章的信息,我们需要运用结构性思维来进行梳理这些信息,然后再进行处理。
例如:领导给你一张客户名片,然后告诉你和他联系下。
那么你接收到的信息其实只有一张名片,让你联系一下。其实领导的目的很简单,叫你联系一下这个可能有业务需求,你要好好跟进这个客户。这个才是领导的目的。你要搞清楚的是领导的目的是什么,然后才能去处理这个工作,而处理的结果反馈将是有针对性的,如果你只是认为联系下就好了,然后反馈的时候回复说,领导我联系过了。领导问然后呢?你就没有然后了。这个就很尴尬了,所以在接收信息的时候必须搞清楚的是这些信息的目的是什么,然后又针对性的去做,结果才不会偏离。
所以针对信息输入的分析是非常重要的,如果输入信息分析错误,那么不仅仅是你的工作白做,甚至还会造成损失。
今天我在和一个做业务朋友讨论工作是输入-消化-输出的时候,他提了一个问题:如果按照你说的,那么我跟踪客户没有信息输入,我还是要去做,这是为何?
我说:你这个已经是消化阶段了,信息已经在之前输入了,你跟踪客户,是因为这个客户在之前你已经认识,而且知道客户有需求你才去跟进,才去做的。你这个流程已经是PDCA循环了。
所以任何一件事情都是如此,生活中的事情也是如此,输入-消化-输出。
举个生活中的例子,你在下班的路上看到水果很新鲜,想买一些。这个信息输入是什么?是由你自身发起的信息输入,看到新鲜水果,你想吃,然后你开始行动——去买。然后输出的是什么?输出的是吃。反馈给自身。这个就是一个完整的循环。
那么信息接收之后,我们就开始消化,消化就是处理采用PDCA的方式进行处理。还是拿前面名片的例子来做一下分析。
你拿到一张名片,接收到的信息是联系客户,目的是使这个客户成为你的潜在客户。那么我们根据这个目的迅速建立计划。
1,没有任何信息。那么我第一个电话联系客户的时候需要知道哪些信息。
2,罗列出那些信息。
3,根据这些信息是否能够直接报价。还是需要评估。如果能够直接报价,拿出报价列表放在旁边,以便电话时查看。
4,根据客户的回答再制定跟进计划。
然后就是DO执行了,按照计划执行。执行完毕之后,再进行检查,检查哪些东西?
1,检查流程是否可缩短
2,检查计划是否有遗漏
3,检查计划是否有多余
4,检查在做的过程中有没有发现问题。
5,检查结果是否在可控范围之内
检查完毕之后,就是处理。优化原来的计划,如果下次有同样的情况的时候再进行PDCA循环。
今天有一个做网站的在聊到PDCA的时候说到,他对工作比较随心,想干什么就干什么?她还给我举了个例子,比如我今天想给郭总发信息就给郭总发信息,我不想发我就不发,而不是定了一个plan我今天必须给郭总打电话。
其实他是应该有个plan来计划什么时候联系,什么时间点联系,联系的目的是什么,联系后的结果是否是我想要的,如果结果不理想我该如何改变。虽然是一个小事,但是如果你整理起来之后完全是可以复制性的处理各种事情,而且得到的效果也非常的好。
他联系我是为了我们公司做网站的事情,但是他联系我的时间点不是很好,正好我再开会,导致我没有理他,之后很久他也没有回我,我就没有回他了,到下班的时候他又发信息过来我就和他聊了会,这个工作态度是有问题的,作为一个业务这种随性的工作会导致很多客户丢失掉。
所以在消化这个节点上,PDCA是非常有用的,PDCA其实也就是一个复盘。每天的复盘,对于自己的成长帮助是非常大的。可以发现自己的不足,甚至可以找出致命的弱点,进行改进。
有了结果之后,最后就是输出,输出是沟通,包括工作完成之后给领导汇报,工作完成之后给客户反馈等等都是在沟通的范畴,那么我们如何把我们辛辛苦苦做出来的结果能够让别人能在我们的三言两语里完全明白甚至得到认可呢?
这里我们就要用到结构性思维中总结-分析-总结的方法来和领导或者客户沟通了。我们把结果先告诉他们,让他们知道我们想说什么,然后再进行分析,我们为什么这么做,然后再总结一下,所以我们需要这么做。那么他们就很容易知道你要讲什么,你在讲什么。而不至于你说了一大堆,领导还是云里雾里。
所以工作是一个大的循环套一个小的循环,输入-消化-输出这个是一个完整的工作模式。为了更好的完成这个输入-消化-输出完整的工作模式,我们需要学习和运用结构性思维和PDCA循环。