2020年5月，笔者所在企业某店铺开业前一周，接到撰写《新店开业仪式流程方案》的任务，经过四天反复沟通修订，顺利完成任务。今天通过三个部分，梳理下这次“跨界”之旅。
一、反复确认定议程
接到任务后，领导提供了大致的议程框架：剪彩、揭牌、店面参观及领导座谈，针对每个议程的具体操作，有待进一步构思和确定。呈现在面前的都是一个个问答题：揭牌领导邀约中？店面参观框架碰撞中？......
（一）议程排序，撰写有先后
“剪彩”是新店开业仪式中的通用议程，先在网络搜集具体的流程资料，以及“剪彩”所需道具。其他待定事项，参加完认领任务当天在门店的现场会，跟领导确认大致议程后，再逐步完善内容，过程中根据所需信息，联络相关人收集、确认及澄清。
（二）围绕“关键词”，完善议程框架及细则
将议程的“关键词”写在便利贴上，比如：剪彩、揭牌等，并将收集或者想到的内容关键词，写到“便利贴”上，放在相应议程“关键词”的下面。
1、对每个“群组”的内容“关键词”，按照流程关系排序；
2、将议程“关键词”按照时间排序，转换成一张“甘特图”，并增加起止时间；
3、将每个内容“关键词”，作为某个流程节点的“执行步骤”，串联成“五线谱”，再逐步丰富空缺的信息。
（三）形成初稿，因需调整
在整个撰写过程，有3-4次议程大的调整。每次都是在该初稿的基础上，进行删减和添加的，从而避免了重做的风险。
（四）要事先行，取舍有度
本次主要任务有两项：写方案和主持词。过程中，跟领导达成共识：先完成方案，再写主持稿。因为方案不能完成，各项工作无法部署和落实，这也是写主持稿的依据。
正因为工作有了重点，在过程遇到突发状况时，才能做到取舍有度，确保要事先行。
二、“七大方法”搜集信息
认领这项任务，犹如导演去拍电影一样，只有电影名和大致框架，具体情节和演员等等信息，都要主动去搜集，培训需求诊断和调研的“七大方法”，派上了大用途。
（一）面谈
1、项目领导：确认希望达成的预期目标、对方可提供的资源和信息等；
2、相关执行人：收集对应流程节点的进行收集、澄清、以及进度了解等。
（二）小组讨论
在整个撰写过程中，参加了三次相关会议。每次讨论中，特别留意不清晰的议程设计内容，当场跟领导确认，形成决议。否则，事后将会遇到很多问题或状况，甚至是方向性错误。
（三）自我分析
收集的信息，也需要根据个人的经验或常识，去评估其操作的可行性。比如：仪式中“店面参观”环节，原定上午9点开始，参与人员多为外请领导。
1、开业当天正值周一，是否会堵车？
2、如何能保证外请人员准点到吗？又没有到店时长信息，作为分析支撑。
因此，将此顾虑给领导做了汇报，最终整个活动确定为上午10点实施。
（四）数据资料分析
同样的一项事务，涉及到多人或跨部门接力的，收集到的信息有时会存在矛盾，必要时需召集大家当面确认，以避免某些事情都在做或者没人做。
（五）行为观察
要亲自去现场查验，进行相关设备测试、物资摆放位置的定位等等。
三、3大工具促落地
该门店开业调集了企业所有的资源，是一次跨部门协作项目，也是向外界展示企业品牌形象的机会。因此，在撰写《新店开业仪式流程方案》时，始终围绕领导最为关注的一个问题点：如何使工作人员步调一致，清晰每个流程前中后自己做什么，怎么做，以及需要什么资源做。
在撰写方案时，借助了“甘特图”、活动设计“五线谱”。有这两个工具在手，可以确保活动顺利推进。同时，能确保顺利推进无法达成预期成效，这次活动也是失败的。因此，针对关键流程节点特别设计了《检核表》，执行纠偏。
（一）甘特图，协调推进
将开业仪式分成三个阶段：前中后，并将各阶段的关键事项，进行流程节点命名，增加时间和时长后，制作成《新店开业仪式总体规划表》。
通过甘特图，可以使所有参与人员窥视全貌，清晰各节点的推进时间，以及个人承担事务处于哪个节点中。
（二）五线谱，细化流程
将“甘特图”中所列出的流程节点，通过“五线谱”逐一拆解细化，形成可执行的行动清单。同时，各关键流程节点，都明确执行组长，具体执行细则项目和要求告知后，自行招募人员落实。
最后，再根据“五线谱”信息，制作《检核表》、《物资清单表》和《工作分工表》等。
（三）检核表，执行评估
在开业仪式前的1个小时，安排专人拿着《检核表》对关键工作，进行两次间断性检核，有问题项按照标准整改，没有标准的汇报领导，按照决议整改。
