时间管理 | 我想要的时间管理软件

大学的时候研究时间管理,看了形形色色的时间管理的方法,在这个方面战隼的学习探索中介绍了很多。看了许多方法之后,发觉种种时间管理的方法最终导向的是两个方向,一个是如何把事情做完,另一个是如何让一个人的时间更有价值。而时间管理简而言之,不过是计划-行动。

而后智能手机出现,时间管理这个主题在手机app上也是非常的热门,同一个功能往往有十来个应用可以选择,比如日程表、to-do清单、番茄工作法、时间记录等等。

在看了种种时间管理的方法,又试用了种种软件之后,感觉在时间管理这件事上,各干各个并不是一个好方法,各个软件的功能集成起来或许效果会更好。

在时间管理这个领域,最核心的就是时间,一天的时间,一周的时间,一个月的时间,一年的时间,五年的时间,十年的时间。我们常常容易着眼于短期的时间,比如一天、一周,而常常忽略了长期的时间,比如十年。而时间管理最重要的一点就是在做计划的时候,应当从长时间开始。

所以长期规划是我想要的时间管理软件的第一个功能。写下梦想,要具体的可以量化的梦想。

而有了梦想之后,就是如何落实实现的问题了,那么要把远大的梦想分割成小块,散落到到小段的时间中区。这一点就是这个时间管理软件的第二个功能,项目管理。这个项目管理的功能要实现多级的拆分,并且兼具统计的功能,能够统计项目完成的进度以及已经耗费的时间。

有了这两个功能之后,长期的规划就和短期的任务融合在了一起,我们又可以回到我们熟悉的模式中去了。

在长期规划的这个栏目内,除了梦想以外,还有习惯养成。习惯养成和梦想一样,是一个长期的过程,它和梦想的区别则在于,梦想会分解成不同的小任务,而习惯养成只有一点:重复,重复,再重复,俗称“打卡”。

这个时候我们需要的是一个日程表。日程表的功能很简单,无非就是把所有要做的事情列上去。在这个方面,做的非常棒的是Google Calendar。在把事情一件一件放到日程表上之前,我们先把事情简单分各类。

按事情是否重复发生分:

· 第一类重复发生的事情,比如打卡;

· 第二类不重复发生;

这一点很容易处理,日常表带重复选项即可,而且还可以选择重复的周期,是每天,还是每周,或是每月。

按时间的明确程度分:

· 第一类时间明确的,开始时间和结束时间都是不以个人的意志为转移的,比如开会、上课

· 第二类部分时间明确的,结束时间不以个人的意志为转移的,比如作业、报告

· 第三类时间不明确的,开始结束都可以自主决定,这一类通常是自己给自己的任务

这个点相对麻烦。对于时间不明确的时间,我们自己要给自己一个期限。然而,这个期限又具有可调整性,所以在这一点上,需要两个功能,第一个标记是否转移,如果是可转移的,则当日没有完成的事情可以自动转移到下一天,如果是不可转移的,则当日未完成的事件就成为作废事件,比如没去看的演唱会,没参加的聚会等等。转移也需要标记转移的截止日期。第二个是与优先级相结合,比如距离截止日期较远的时候,优先级较低,而随着截止日期的临近,优先级自动上升。

所有事件在日程表上放好之后,这里需要的功能是优先级标记的功能。这里要结合四象限的管理法,按照重要和紧急来划分,具体的操作细节在《XXX》有较为详细的解释。使用者可以给重要性和紧急性分别打分,而软件依据使用者的打分来确认一件事的综合优先级。

为了更好的实现时间规划,每个事项可以预估所需的时间。而依据这个预估的时间,软件可以帮助使用者来把事项安排在合适的地方。这种智能规划的功能目前好像只有Timeful这个软件有。

这是一个事项进入到规划状态之后的结构。

在进入规划状态之前,有什么事可以先放在Inbox中。Inbox其实也可以简单分类,比如梦想、习惯、技能、琐事、工作等。我们想做的可能有很多,可是人生是有限的,我们必须把时间放在较少的一些事情上,不过我们可以保留我们的清单

到这里为止,就是计划这部分工作的内容了。之后就是如何把计划完成。

在这个版块,需要两个功能,一个是提醒功能,另一个就是番茄工作法

而真实的时间使用记录如果与上面的计划和番茄工作法结合在一起,相对而言麻烦程度会小很多,而且可以后台保持运行。

最后,一个完备的时间管理软件还应该提供事后的数据分析,包括项目的进度、单个项目花费时间的统计(在技能习得上可以融合20小时法则和10000小时法则)、花费时间的分布图(睡眠时长、入睡时间、起床时间、娱乐时间、工作时间等)、时间使用的周期性等等。

以上,就是我想要的时间管理软件。

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