本周我给大家分享易效能的三段,如何用滴答清单践行日历,掌控两周内的固定日程。
我们还是先简单回顾一下日历这个时间管理的概念。高能要事一段的ABC事件分类法中,A类事件,如果从时间和日期的维度看,可以把它再次分解为两类:第一类是有明确起始时间和截止时间的固定日程,第二类是没有严格时间要求的弹性事务。日历就是用来管理固定日程的工具,清单就是用来管理弹性事务的工具。
我们先来看固定日程。大家可以看上图中我举的例子,坐飞机、假日旅行、陪伴家人、生日聚会、家长会、公司会议、约会、坐飞机,这些时间主要的特点包括三个:第一呢,都有明确的起止时间,第二,都属于对个人或工作重要的事件,第三,我们必须参与,并且几乎都有其他人共同参与。这就决定了我们在参与这些事情过程中,不能同时做其他事情,同时,日程的时间一旦达成一般不能弹性修改,因为参与人数至少两人,时间修改需要花时间和参与日程的其他人协调,影响较大。因此我们在做计划的时候,首先要给日程留出固定时间。
那么这些日程从哪里来,又该怎么安排呢? 日程的来源,主要是我们每个人的年度8大关注。比如参加易效能的线下课程,全家人出国旅游,参加公司安排的某次重要会议等等。对于这些固定日程的安排,我们主要采用远粗近细的思路。对于半年以后的日程,可以精确到周,对于近期一两个月的事情,可以精确到天,对于一两周内的日程,则可以精确到具体的时间段。在掌握了日历的基本概念和来源后,我们就需要通过工具来进行践行和巩固。
那么接下来我就给大家详细介绍如何用滴答清单来践行“日历”。主要内容包括以下五方面内容。
- 日历任务的订阅
- 日历任务的显示
- 利用滴答清单的标签生成日程
- 利用标签显示日程
- 日历任务的分享
首先我们来介绍日历任务的订阅。
1. 日历任务的订阅
在易效能课堂上,叶老师推荐了好几款日历的使用,比如canlandar5,sol日历等,华为手机也自带日历系统,其实也都比较好用。而滴答清单也具有日历查看功能,因此我们可以通过订阅的方式把手机上其他日历内容统统都收集起来在滴答清单日历显示,这样就能实现只用一个软件解决所有时间管理问题,最近叶老师新推出来的一款日历软件,同样也是想用它来统一解决不同终端、不同操作系统的日历管理问题。
我们先来看本地日历的订阅,也就是把自己手机上之前安装的其他日历app内容导进滴答清单。首先我们打开滴答清单软件app,在界面下方选择第二个按钮日历功能,就会看到日历的主页面。然后我们点击右上角的三个省略号,来进行订阅日历的选择。
点击省略号后,会弹出一个下拉列表,包括了“显示设置”、“安排任务”、“订阅日历”以及“分享”。我们选择“订阅日历”选项。
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这样我们就进入了订阅日历的界面中。我们看到订阅日历上有一个开关键,目前处于关闭状态。通过开启这个开关键,我们就能进行日历的订阅功能了。现在我们用手指去点击这个开关机,让它处在开启状态。
开启日历订阅后,界面上就出现了已订阅日历的候选项。我们看到里面有三个选项,一个是本地日历,一个URL日历,还有一个添加日历。那么我们就可以通过他们来订阅日历。“本地日历”就是我们目前用的手机上安装的所有日历系统,比如canlandar5,或者sol日历等。URL日历就是通过网络地址共享的日历系统,比如易效能课程系统就是URL日历。我们同事、家人把自己的日历进行分享,也是一种URL日历。 首先我们看如何来订阅本地日历。
在订阅日历界面上,我们点击本地日历这个选项来进行本地日历的订阅服务。
点击后,我们进入本地日历的主界面。我们看到目前本地日历包含两个,一个叫做Phone,这个是华为自带的日历系统,另一个是solCalendar,这个是我目前手机上安装的日历系统。在这里我可以来控制两款日历中日程类别在滴答清单是显示还是隐藏。
我们点击本地日历中任意一个选项,就会弹出相应的“显示”、“隐藏”供大家选择。
那接下来给大家介绍URL日历的订阅。URL日历就是通过输入第三方日历的链接地址,完成订阅后就可以在清单中查看相应日历的实时动态。比如在易效能课堂上易老师给大家分享的易效能课程排期日历。那我现在来给大家展示订阅的整个过程。
首先呢,我们进入到订阅日历的主界面,在界面下方有一个添加日历的选项,我们点击添加日历按钮,进入到相应界面中并在界面上看到第二项“添加URL链接日历”。
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点击“添加URL链接日历”,就到了URL链接日历的主界面。
在这个界面上我们就可以根据URL地址来添加日历,并且选择一个在滴答清单日历中显示的颜色。
添加之后我们就能在界面上看到这个日历,比如大家可以看到,我的滴答清单中已经增加了易效能的课程排期日历。这就是URL日历的添加过程。简单方便易用,相信大家看一遍自己再操作一下很快就能掌握。以上就是我分享的第一部分,日历任务的订阅,它包括了两部分,一个是本地日历的订阅,另一个是URL日历的订阅。
2. 日历任务的显示
接下来我给大家介绍一下日历任务的显示。这部分有三个小点,分别是日历的不同时间尺度查看、日历颜色调整和显示范围调整。
在三段的课程中,易老师介绍过,日历要遵循远粗近细原则,日历要有不同的尺度来看。这个也比较简单。我给大家简单展示一下设置地方和设置效果就可以了。
我们打开滴答清单软件,点击下方第二个“日历”按钮,就进入日历的主界面了。在主界面右上方点击我用红圈标记出来的按钮,就能够看到有“列表”、“月”、“日”、“3日”“周”等几个显示模式,只需要点击对应的模式按钮,就可以在他们之间进行切换,从不同视角来查看日历内容。
这几张图就是我截取的周模式、月模式和日模式的效果图。
那么我们在上课时,叶老师把日历时间根据功能进行了分类,比如家庭、工作、私人等,并用不同的颜色来表示,方便查看和呈现。这里我分别来介绍一下URL日历和本地日历的颜色调整。首先是URL日历颜色调整。
这个设置的地方在URL日历添加的位置,也就是生成url日历的位置。所以这个我就直接给大家贴图展示一下设置过程和设置效果,不详细展开说了。
我再说一下本地日历的颜色调整。因为我手机装的是sol日历,那我就拿sol给大家举例展示。
整个过程也比较简单,同样我把调整过程的要点截图放到群里,大家需要的时候按照步骤操作就可以了。
3. 利用滴答清单标签生成日程
那接下来我们就介绍今天的第三块内容,利用滴答清单的标签生成日程。
上周我分享了用滴答清单来实现一日五色表,刚才我们分享了日历,如果我们希望同时使用日历软件和一日五色表,就需要在计划阶段在两个软件/或者界面间来回切换。即使通过刚才我讲的滴答清单日历任务订阅功能,也是没办法直接和一日五色表统一在一张表格中显示。那如果有办法实现把一日五色表的五色内容和日程事件在同一张电子表中显示,应该会提高我们做规划的效率,同时在执行过程中也因为只需要关注一张表而更加方便。答案是肯定的,那接下来我就给大家分享如何在滴答清单把一日五色表和日程统一。当然,我们这里要强调一下,这个方法只能设置我们自己安排的日程事件,采用URL链接共享的日程事件是没有办法进行统一的。
要实现一日五色表和日程表的统一,就需要我们首先完成日程标签的增加。这个我们在一日五色表的生成过程中也介绍过。我们从滴答清单的管理清单和标签中,动态生成一个新的标签项,我们给他取名“日程”,并选择一个五色之外的颜色,比如青色,代表日程。
好了,当我们在标签管理中增加了日程这个第六色后,我们就可以像设置一日五色表中的任务一样增加日程事件。
首先我们点击日历页面右下方的蓝色加号,就到了任务生成的界面。在界面上我们可以设置日程事件的起止时间,以及日程的名称,当然如果有日程的具体信息,比如航班信息、酒店入住的地址、联系电话等也都可以在描述中进行记录。把这些内容记录完成后,我们点击下方的标签按钮开始设置日程事件的标签信息。
我们在弹出来的标签列表中找到日程选项,并选中它。这样我们就完成了一个日程事件的生成过程。
我们看到,左边截图就是我们刚才操作生成的一个日程事件。我们再看有图,这是一个完整的融合了一日五色表和日程事件的计划表,从图中我们可以很清楚的看到哪些时间段是日程,这些是我们必须参加的刚性事件。还有哪些时间段是我们的高能要事,这些是需要我们以饱满的精神状态,来产出一天中最重要成果的。还有其他的五色事件,比如休息、弹性、反思都一目了然。在每天清晨打开清单,看看这个一日六色标,就会对今日不自觉的形成一种可控感,从而减少焦虑,投入到一个又一个的番茄钟和吃青蛙中,达成自己今日的主要目标。这是多么美好的事情啊。以上就是我对一日五色表进行扩充后,形成了统一五色和日程的一日六色表生成过程。这个也是我目前运用最多的框架。希望能对大家的践行有所帮助。
4. 利用标签显示日程
那接下来我再给大家分享如何用标签来显示日程。利用显示范围的设置,可以让我们在同一张日历中灵活的查看不同的内容,比如只关注一些特定标签的事件,或者只显示订阅日历,那么我们利用显示设置则可以对内容进行过滤,只显示我们关注的那部分内容,突出重点。这里我给大家演示一下设置过程。
我们在日历界面上,点击右上方的三个点省略号,在弹出来的菜单中选择显示设置项。
在显示设置中,我们看到上面有两个选项,一个是显示范围,一个是颜色。这两个就是用来控制日历显示的关键选项。我们先看显示范围。点击显示范围,就能看到右图的清单,在里面我用红色标出来的是所有,选择这个就会在日历中把所有清单、日程显示在日历中。这里我们可以根据自己的需要来设置。
比如只在日历中显示本地日历和URL日历,或者只显示标签的五色工作内容,或者只显示自己设定的日程,都非常方便。
我们看上图,左图就是显示的五色标签内容,右图就是显示的订阅日历内容。单独显示又同意在一个软件中,是不是觉得有方便有好用呢?
5. 日历任务的分享
最后给大家再展示一下滴答清单的日历分享功能。通过日历任务分享功能,我们可以把自己的安排方便的通过微信、邮件等发送给朋友。
它的操作方法也比较简单。我们点击日历主页面右上方的三个省略号,在弹出来的选项中点击分享按钮。
我们看到分享的方式有两种,一种是文本模式,一种是图片模式,这个可以根据个人的喜好来选择。选择好后,我们点击下方的微信、朋友圈、QQ、邮件等多重方式就可以把我们的日程分享出去。非常的方便好用。好了,以上就是我今天给大家介绍的如何用滴答清单践行日历。
总结一下,我们今天分别介绍了如何在滴答清单中进行日历任务的订阅,包括了本地日历和URL日历的订阅,以及日历任务的多时间尺度查看、颜色设置和显示范围调整,以及利用标签生成“一日六色表”和内容的显示。最后给大家展示了如何把自己的日历任务分享给朋友的方法。日历是管理好1-2周时间最重要的工具,也希望大家在熟练掌握了日历心法和要诀后,利用不同的工具进行践行。那我今天给大家介绍的滴答清单践行日历就是法门之一。下周我们再给大家介绍2周内时间管理的另外一个重要工具,弹性清单。
谢谢大家的聆听。把时间交给主持人。