导语：
每天工作一大堆，进办公室以后，连口水都来不及喝，忙的焦头烂额的工作状态，感觉身体也被压力压得衰竭。其实真正让自己忙的，不是工作，而是时间用不到位。
抛弃时间的人，时间也抛弃他。——莎士比亚
美国西北铁路的前CEO罗兰威廉姆斯，就曾经因为3张办公桌的工作量，每张桌子都有堆叠如山的要紧事，逼的他精神濒临崩溃，赶紧找心理医生求助。
医生教他这样做：搬走2张办公桌。调整以后，罗兰威廉姆斯居然慢慢恢复了健康，这难道是桌子的问题吗？
其实是：把所有工作都放在了“最急、最重要”的时间象限里，惹出的心里疾病。
一、首先，有人说时间管理四象限，不就是“轻重缓急”分个类，学他真的有用吗？
每个人的身上，大概可以列举出99%不公平的事务，但是唯一1%全世界人人都公平的，就是时间，每个人都拥有一天24小时的【时间】。同样拥有24小时一样的起跑点，撇去其他外因下，如何脱颖而出，靠的就是：管理方法。
所以，学会并拥有管理时间的方法，你认为对工作效率有用吗？答案当然是，非常有用。
1.时间管理矩阵是什么?
时间管理矩阵这个方法，出自美国管理大师：史蒂芬·柯维的一本著作——《高效能人士的七个习惯》。
我们每天都要面对、处理各种事件，每一种事件里，都有两大维度的共性，让我们可以进行判断。于是柯维把事情按照【紧急】、【重要】两个维度，分成四大类，分别是既重要也紧急、重要但不紧急、不重要但紧急以及既不重要也不紧急。也因此又被称为时间“四象限”法。
2.为什么可以帮助我们管理时间?
我们来回忆一下，最常听到职场上，每个人嘴里说出的一句话是什么？
“我太忙了，根本忙不过来”、“我需要助理或是秘书”、“我给忙的忘记了”、“我每天都好忙，可是感觉什么事都没做好”......
甚至忙到把另外的身份义务，比如身为子女、为人父母、亲密伴侣的家庭身份，也给忙的挤出时间以外，无暇顾及。让工作琐碎大量的充斥在我们的时间中，却找不到突破出口。
忙到近乎“瞎忙”的原因只有一个，就是没有管理好时间，仅此而已。
3.如何运用“轻重缓急”四象限?
我们先将所有的工作，按照两大维度【紧急】、【重要】进行综合打分，打分以后在根据顺序，一项一项有序进行完成。
建议完成顺序是:1）急：重要而紧急 →2）重： 重要不紧急 → 3）缓：不重要但紧急 → 4）轻：不重要不紧急。
按照象限上的位置，来让自己更妥善的分配时间，优先完成最着急的工作。
小结：工具模型帮助提升工作效率
这个模型的好处主要有：
（1）将时间集中优先完成重点工作，让重点工作产生高效益
（2）避免遗漏该做的非紧急工作，解决未做的隐患
（3）能做到心中有数，掌握已经完成、待完成、未完成进度
时间管理矩阵，不仅能给自己提高效能，还能减少工作上犯错的机会。但是很多人学了它，却还是做不好，其实就是因为踩了3种错误用法。
二、其次，使用工具时，最常见的3种错误用法，把宝藏工具变垃圾废品
很多工具一眼望去，看着好像鸡肋，就像很多道理都懂，但就是用不好。时间管理矩阵就是其中一种，看起来非常简单的法则，实际上没有掌握核心，在使用的时候，踩了各种错误用法，于是把用不好这个结果，推给了工具来背锅。
其实是使用者犯了这几个毛病：
1.列出清单以后就开始分类，但是清单永远写不完、写不全、写不细，总觉得分类分的缺东缺西，压根没有用。其实分类可以这样分：
（1）列出清单：练习时，先放下完美主义，想到什么写什么
有一回部门请时间讲师来培训，让大家学着列工作清单，结果小美第一次列清单，就列了三天三夜还没列完。她很着急的说，我工作太多了，还要列，但是问她要列多久，她说她也不知道，整个人陷入焦虑的状态。
很多在使用【时间管理矩阵】的时候，会抱持一步到位，求完美的心态，列工作清单列不完。
而第一步列清单，其实是一个日常循环的动作，也就是我们每天都可以固定来做“列清单”的动作，对内容进行删减。
正确方法：放下完美心态，给自己限定1个时间（如30分钟），想到什么列什么，思考方式可以以周为单位（从周一到周日）、以日为单位（从起床到睡前）、以月度、季度、年度为补充单位。列到时间到，就进入第二步，不在留恋在第一步。
（2）初步归类：将第一次想到的清单，先抓出第一级类别大项
进入分类环节，小甘就给每一个清单了一个类别，结果他的一级类别硬生生的生出了20个，不会归拢的情况下，就会给自己带来很多重复性工作。就像是一次生了20个孩子，每个孩子都要搓澡、泡奶一样，但是其实可以将这些“孩子”的相同习性进行合并，根据特定属性分成5大类，减少了15个重复性工作。
除此之外，分类里面最难的其实是，分了A、B两类，但是出现一个小ab清单，不知道该分在A还是B大类里，其实这时候就要评估，是否将AB直接合并成一个大类即可。
正确方法：大类并不是越多越好，每个人的管理半径是有限的，管理学虽然并没有明确出最佳半径的推荐数字，但是借鉴大多数管理架构来看，一级控制在9项以内合适，5-7项较佳，超出9个以上的一级项目，将会让自己精力无力顾及。
（3）完善清单：在每个一级大项里面，定一颗番茄钟完善二级分类
小蕾是一位客服部经理，在第一步列举清单里，她列出了将近200条待办事项，在第二步里分成了5大类（客诉案例、客户档案、专员训练、回访活动、结案整理），花了30分钟把200条清单塞进了5大类里面，最后又生出了第六类-其他（放不进前五类，但又需要完成的工作）。在分类的过程，又想起了回访活动中，需要做的工作内容，于是又新增了第201条清单。
也就是在（1）和（2）的融合过程中，将第一步想出的清单，整理到第二步中列出的各个1级类别里，会再反复生出里面的细节。
正确方法：将清单进行分类归纳的过程，其实会不断刺激我们思考，也会激发出有些我们忘记要做的工作，所以在这个步骤要有充分的耐心，来进行整合的动作，当这一步能够完成至少80%以上，就能发挥时间管理矩阵的重要作用。
2.分类以后就开始贴标签，但是怎么贴都是“最重要”、“重要”、“紧急”，哪有不紧急、不重要的事！其实重要和紧急的意义可以这样看：
（1）何谓重要：
- 用步骤来衡量：这个事件需要做多久才能做完，并且先将步骤进行拆分，将第一个必须步骤列为10分重要，第二个步骤列为8分重要，以此类推重要程度。
- 用影响力来衡量：这件事的影响范围有多大，比如影响到公司未来营收、影响的人员数量、影响成本等，对整体会形成的影响力来进行评分，类推重要程度。
（2）何谓紧急：
- 用时间来衡量：这个事件多久要做完，如果是7天以上，就属于非紧急，反之如果必须在7天以内就必须完成，就属于紧急事件。
- 紧急事件里面又分：当天必须完成的10分紧急、2-3天必须完成的8分紧急、4-5天必须完成的6分紧急、6-7天必须完成的4分紧急。
- 非紧急事件这样做：7天以上的待完成事件，我们可以在事件上标上提醒日期，随着时间的推移，在相应的时间里，变成当天的紧急完成项，或提前合并做的顺手完成项。
（3）评估【重要】、【紧急】的三大认知：
- 这是一个非常主观的判断动作，要看自己对事务的认知程度、占比，才能对自己该做的工作清单，做出有效的判断。
- 可以参考他人的判断方式，但不能完全照搬，必须根据自身的条件情况，进行合理评估，才不会变成四不像。
- 回归到时间管理的目的，我们真正的目的是要让自己的24小时，能够更大效能的发挥出价值，因此什么事件是今天必做、必完成的，就是重要、紧急的，什么事可以放到明天做，相对来说就是当天的不重要、不紧急事项。
3.光是做清单和分类，就要花很长时间，8小时感觉更不够用了，根本做不完这堆工作，哪能增加效率！其实效率可以这样理解：
（1）找出影响效率KPI的关键：一直被打断、无法专注，影响工作完成率
效率：指在单位时间里，完成的工作量，或者说是某一工作所获的成果，与完成这一工作所花时间和人力的比值。
小鲍是文案主编，今天有好多文案要审核和撰写，一进办公室，就开启邮箱，看了一圈客户的回复，右下角突然弹出一个喜欢的明星广告，没忍住按开看了一眼，电话突然进来，讲了半小时后，部门主管通知要开会，看完出来突然想不起自己今天要完成哪些工作，于是坐在桌前又翻了一圈对话记录，找到了需要着手写的文案，文案部的下属送来5篇稿件要审稿，不知不觉到了晚上，又是个要加班的日子....
周而复始下，小鲍没完没了的加班，丝毫无法从忙碌中解脱，每天都有传说中做不完的工作。
其实我们要完成驾轻就熟的工作，大部分的人都是没什么难度的，最难的是常常无法专心、专一、专注只做一件事。于是效率被无限延伸，才能把这件工作给打钩完成。
如果整理好清单，做好轻重缓急标签分类，每天把必完成工作贴在桌面上提醒自己，就能减少被中途打断后的失忆比例，快速返回专注状态，完成工作。
（2）形成自己的惯性效率：前期就像荷花定律，养成习惯才能成为自己的时间定律
荷花定律：
荷花一个月全部绽放，那第几天的时候，池子里会开到一半的花呢？，很多人会说是15天，但是真正的答案是：第29天。
荷花每天的开花量，是前一天的2倍，所以到池子的荷花开出一半的时候，隔天就会是瞬间爆发的满池美景。
小芬小时候就喜欢买书、看书，书籍往往看完就堆放在一起了，有些甚至还没看，就淹没在书堆里，有一天去了书店，看到一本书，突然想不起自己到底有没有，想买、又不敢买，回到家翻箱倒柜了几个小时，还是没找到，于是她兴冲冲的买回家，过了几天，突然发现一本一模一样未拆封的书，就在她的床底下。
还记得每每去到图书馆，我们总是能够轻松找到想要的书，那是因为图书馆每天都有专门的工作人员，将新书编号上架、将归还的书按照编号送回相应的架上。
过去我们囤积了大量的工作，就像是未编号的书籍，没有善用工具好好分类，第一次进行编号分类的投入，就像是荷花慢慢开花一般，持之以恒保持这个习惯，我们就可以有序管理自己的时间，每天只要像图书馆员定时定量，将新、旧书籍编号上架，就可以轻松存取。
小结：效率=前置作业（学习）+中期执行（行动）+后期归档（总结）
完成工作的核心比例分别是：40%+40%+20%≥100%
也就是事倍功半vs事半功倍的差异，当我们通过前期的优化整理，可以提升我们在执行期间的专注度，以及运作速度。
如果想到什么做什么，或是总是做短期计划，就很容易被临时性的工作打断，造成工作接续缓慢，或是工作遗失甚至断层的状况发生，相当于一直在运作的只有后端的40%+20%，勉强踩上效率的及格线。因此学会避开清单、分类、标签三大误区，虽然初期需要投入一定的时间比例来制作，但是却能为后期带来非常可观的行动效率。
三、最后，有效的分类，起到了40%的改善，真正加速作用的还有：后面40%的执行意识+20%定期总结
四个象限，先做什么，后做什么？当轻重缓急划分出来以后，就可以很好地进行排列，才不会让自己随心所欲挑着、跳着做。
40%分类改善：
1.工作顺序是根据隔天的工作条件，进行清单排序。确认工作条件：
用“分”来计算时间的人，比用“时来计算时间的人，时间多五十九倍。——雷巴柯夫
- 隔天有多长且自己可善用的时间，将最紧急、最重要的工作拉出来进行排序，这条也将作为当天的必完成项，也就是当天如果完成不了，只能当天加班的量。
- 隔天有哪些已知的碎片化时间，将一些顺手能做的事情排序进去，这条是解除一些琐碎事的最佳捷径。
- 如果有突然的碎片化时间，可以优先做哪些工作，将一些可以填充在这些碎片时间的不紧急、不重要的工作列出来，有机会提早完成，这条是为未来争取更多时间的方法。
40%执行意识：
2.按照排序的工作清单，在时间内提醒自己执行工作。提高执行意识：
时间就是速度，时间就是力量。——富兰克林
- 专注=高效率：通过清单要求，能提高我们对该工作的专注力，人在专注的时候，效率会是平常工作时期的200%。
- 专一=高效能：放下对其他工作的担忧，让大脑单一运作一件事，避免CPU内存不足，导致什么都做不好。
- 专心=高效果：在一个专注的时间、专一做一件事，通常得到的成果，也会更优质。
20%定期总结：
3.固定时间对“象限清单”进行排查与总结。排查总结内容：
善于选择要点就意味着节约时间，而不得要领的瞎忙，却等于乱放空炮。——培根
- 项目完成项：将完成项进行结案记录，这点不要忽略，这是能给自己带来很大的满足感和成就感的重点。
- 标签调整项：根据时间进程、项目临时进度，对轻重缓急的标签进行调整，才能在清单排序上，起到有效的提醒作用。
- 清单增减项：将新增或临时关闭的清单进行增减，避免清单内容老旧，影响判断和思考。
小结：工具并不是只用一次就有效。
今天应做的事没有做，明天再早也是耽误了。——裴斯泰洛齐
当时间管理矩阵的分类，变成一种习惯，就能发挥效率加速器的效果。如果分类得当，其实我们每天都在做当天必须完成的【紧急】且【重要】的工作，日复一日我们的效率也就高效运转了。
总结：高效率是职场工作的必杀技。
时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。——鲁迅
投入一样的工作时间，别人却短、快、优，自己却久、慢、拖，久而久之效率，就成为了同等职位的分水岭。
将现在的工作列出清单，分类，做上标签，并且避开三大执行误区，让时间管理矩阵帮助我们快速提高工作效率。
