文 / 霍辉
人在职场，每天都要和不同的人打交道，邮件就是一种重要的沟通方式，你每天都会收到很多邮件，还要发出很多邮件，可是，你真的会写邮件吗？网上职场邮件写作方面的培训和文章都不少，技巧方面的我就不多说了，只想结合我多年的经历和经验，谈谈个人感想和建议。
**一 **
每天收发N多邮件，下面的这些场景，你一定不会陌生吧？
1）给很多人群发邮件，等发出去了，才发现，忘发附件了；或者，文件正文有一处重要的错误，害得只好再发第二封邮件更正。
2）徐静蕾主演的《杜拉拉升职记》电影里，杜拉拉的同事，吴佩慈饰演的海伦为什么辞职？因为公司禁止办公室恋情，若被发现，其中一方将被开除。而海伦不小心碰了键盘，将她和约翰的私密照发给了全公司的人……她只好辞职。这是最悲摧的一封邮件引发的“血案”。
3）称呼错误，或者把别人的名字写错；正文有错字或关键数据错误……
4）发错收件人/抄送人；漏发了关键收件人；或群发收件人的顺序错误…..
5）措辞不注意，结果邮件被转发，得罪了某些人。
6）我的同事Jack给外方副总裁发会议纪要，手忙脚乱中发了个中文版。结果立刻收到副总裁义正言辞的批评邮件：必须发英文版！
……
这些邮件发出去，有时后果很严重。
所有这些，是不是你也曾发生过，或者亲眼见过？
**二 **
说说我在写邮件方面的成功的经验和失败的教训吧。先从失败的教训开始说起。
有一次，我把某项工作进展情况邮件发给大老板。进展情况汇报吗，倒没什么，就事论事，实事求是，哪些单位做的好，哪些单位不好，还有我的一些想法，写的很清楚。结果，不知怎么的，邮件被转发给了某个做得不好的单位，那个单位的领导耿耿于怀，甚至质问我，认为我影响了大老板对他们的印象。
惨痛的教训啊，我后来进行了反思，深感自己太不谨慎。
其实《杜拉拉II一一年华似水》中，也提到：慎用EMAIL。
现在EMAIL满天飞，稍微措辞不当，就不知道被谁转发到哪里，或者断章取义转走了。难怪唐骏在《我的成功可以复制》里也提到，给越多的人群发EMAIL就越要谨慎。其实很多时候，面对面的直接沟通是最好的方式。既省去了写EMAIL的绞尽脑汁，还没有了“呈堂证供”，别人也抓不到你的把柄了。
**三 **
再说说成功的案例吧！
经过了那次刻骨铭心的教训，以后发邮件，尤其给大领导们发邮件时，我会非常谨慎。
一次，我推进某项工作，涉及到一位外方总裁助理（VP），发邮件请求他协助，给他布置点“作业”。因为他不认识我，对这项作业也不了解，他可以直接拒绝的，所以我一定要站在他的角度思考。
给他发的邮件，一定要非常非常谨慎，怎么让他接受我的“作业”？我思考良久。我琢磨针对这项工作，他想了解什么，我要怎么说，他才能更好地理解？我给他布置的“作业”和相关重点内容，用红字提醒；而且针对老外，用什么方式拉近我们的距离，让他不抵触我，能很开心地接受我的任务呢…….我绞尽脑汁。
花了两小时，终于写好邮件发出去，果然，他非常开心认识我，并快乐地接受了我的“作业”。因为除了正式公文外，我多写了一句话，“From your reply I think you are a real VP (Very Passionate and Very Polite)”一一从你的回答里看出你是个真正的VP （非常有激情，也非常绅士）。
他在公司职务是VP，我把VP歪解了一下，用了Very Passionate and Very Polite，几个单词的缩写，正好也概括了他的个性，顺便表扬了他，所以他非常高兴，很爽快地答应了我给他的“作业”。
**四 **
另一次，一位外方副总裁要给所有的高管上课，正好他要讲课的内容和我的业务相关联，如果他讲的好，对推进我的工作也大有裨益。
我想了很久，发了封邮件给他提了几点建议，他仔细看了我的邮件，专门组织下属就我的建议进行讨论，最后大多采纳了我的建议。他给我回的邮件说，非常感谢我，我很专业，提的建议非常好。
后来，因为工作上的业务往来，我去找他支持的事项，他都非常乐意帮助我。友谊就这样建立起来，从高高在上的陌生大领导，到结交友谊，只有一封邮件的距离。
再说一个我身边的更励志的案例。我的一位领导，当初就是一封邮件，让公司大老板刮目相看，考察后重点培养，从普通员工，很快升职，一直坐到了今天部长的位置上。
**五 **
上述种种，你也许见过吧。有时候，你离成功只差一封邮件的距离。而另一些时候，你离灾难也只差一封邮件的距离。所以，人在职场，一定要写好邮件。那么，如何写邮件呢？
1、认真，是写邮件的法宝！
以上种种失误，体现了一个人做事的态度，你的邮件就是你在职场的形象代言人，是别人对你的第一印象。有时候，你的邮件是发给不熟悉的人，他们不熟悉你，甚至不认识你，不好好琢磨琢磨邮件怎么写，而是急着完成任务，早点发出去就万事大吉，这种态度，往往会出现失误。欲速则不达，千万要小心。
写邮件，有很多注意事项，但我认为最最重要的，就是认真，认真，再认真（重要事情说三遍），尤其是给越多的人群发、给职位比你高的人发邮件，更要仔细，多检查几遍再发，不要毛毛躁躁。一旦发出有瑕疵的邮件，覆水难收，除了工作没做好外，让别人对你的印象也大打折扣。
2、要站在收件人角度写邮件
写邮件一定要站在收件人的角度思考，怎样方便收信人阅读？怎么写才容易让收件人理解？如果涉及到需要收件人协助的事项，你该如何写才能让对方乐意协助你……所有这些都是每一位写信人要仔细琢磨的事项。
3、写邮件注意事项：
1）一定要做个标题党
有的员工有一个不好的习惯，写邮件不写标题，这点一定要改。如果说眼睛是心灵的窗口，那么可以说，**标题是邮件的窗口。 **
每一封邮件，必须要有标题。一个言简意赅概括全部内容的标题，能让收件人立刻知道邮件大意。醒目的标题，让别人第一眼就知道你想做什么，他可以立刻判断轻重缓急，这也帮助收件人提高效率。
2）邮件不要出现低级错误
例如，前文提到的，正文中出现错字（含错误的数据）、称呼错误、名字写错、漏发附件、发错收件人，收件人顺序错，漏发收件人……这些低级错误是必须要避免的。
如何减少或消除这些低级错误呢？又回到了端正态度上来一一认真，认真，再认真，多检查几遍再发送也不迟，磨刀不误砍柴工。
3）重要内容要做醒目标记
有时候，有一些重要事项一定要单独做个醒目的标记，比如，会议通知邮件里，会议时间、地点、主题等可以用更大号字、红色字体、加粗等方式标记出来。醒目的字体、颜色可以提醒收件人注意。能让收件人一下抓住重点，也节约了他们的时间，要知道，现在的人都是非常忙碌的，尤其是领导。
**六 **
千万别忽视小小邮件，也许，能给你带来一些意料之外的惊喜。当然，如果忽视它，也可能给你带来意外的灾难，《杜拉拉升职记》里的海伦就是前车之鉴。
杜拉拉说：不仅要做得好，而且要展示得好。你不努力，你很悲惨；你很努力，但不会适当展示，你一样很悲惨。
写邮件，就是一个很好的展示自己的机会。
也许，你离成功，只差了一封邮件的距离。
把握机会，从写好每一封邮件开始！
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