大师兄的信息化项目管理学习笔记（十一）：项目整合管理（四）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（十三）：项目整合管理（六）
七、管理项目知识
1. 关于管理项目知识
- 管理项目知识指的是使用现有知识并生成新的知识，以实现项目目标，并且帮助组织学习。
- 作用是利用已有的组织知识来创造或改进项目成果，并且使当前项目创造的知识可用于支持组织运营和未来的项目或阶段。
- 在整个项目期间开展，知识管理是利用现有知识来创造和改进项目成果，越早执行越好。
- 项目创造出新的知识应该随时记录到经验教训登记册，项目未来的活动或未来阶段均可使用。
2. 知识的分类
- 显性知识(可编码知识)：能用文字和数字表达出来的知识，容易进行交流和共享，比如文字、图表、数字等。
- 隐形知识(不可编码知识)：高度个性而且难于格式化的知识，难以交流和分箱，比如信念、洞察力、经验和诀窍等。
- 项目中的大部分知识是隐形知识。
- 对项目中的知识进行管理，旨在重复使用现有知识并生成新知识，既关注显性知识、也关注隐形知识。
- 关键活动是知识分享和知识集成。
- 信息管理主要用于显性知识，而知识管理主要用于隐性知识。
3. ITTO
| 输入 | 工具和技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1. 项目管理计划 - 所有文件 2. 项目文件 - 经验教训登记册 - 项目团队派工单 - 资源分解结构 - 供方选择标准 - 相关方登记册 3. 可交付成果 4. 事业环境因素 5. 组织过程资产 |
1. 专家判断 2. 知识管理 3. 信息管理 4. 人际关系与团队技能 - 积极倾听 - 引导 - 领导力 - 人际交往 - 政治意识 |
1. 经验教训登记册 2. 项目管理计划更新 - 任何组件 3. 组织过程资产更新 |
4. 输入
4.1 项目管理计划
- 项目管理计划的所有组成部分均为本过程的输入。
4.2 项目文件
- 输入的项目文件包括：
- 经验教训登记册
- 项目团队派工单
- 资源分解结构
- 相关方登记册
4.3 可交付成果
- 可交付成果是在某一过程、阶段或项目完成时，必须产出的任何独特并可核实的产品、成果或服务能力。
4.4 事业环境因素
- 组织文化、相关方文化和客户文化。相互信任的工作关系和互不指责的文化对知识管理尤为重要。其他因素则包括赋予学习的价值和社会行为规范。
- 设施和资源的地理分布。团队成员所在的位置有助于确定收集和分享知识的方法。
- 组织中的知识专家。有些组织拥有专门从事知识管理的团队或员工。
- 法律法规要求和制约因素。包括对项目信息的保密性要求。
4.5 组织过程资产
- 组织的标准政策、流程和程序。可能包括：信息的保密性和获取渠道、安全与数据保护、记录保留政策、版权信息的使用、机密信息的销毁、文件格式和最大篇幅、注册数据和元数据、授权使用的技术和社交媒体等。
- 人事管理制度。包括员工发展与培训记录以及关于知识分享行为的能力框架。
- 组织对沟通的要求。正式且严格的沟通要求有利于信息分享。对于生成新知识和整合不同相关方群体的知识，非正式沟通更加有效。
- 正式的知识分箱和信息分享程序。包括项目和项目阶段开始之前、开始期间和结束之后的学习回顾，例如识别、吸取和分享从当前项目和其他项目获得的经验教训。
5 工具和技术
5.1 专家判断
- 转件判断是指基于某应用领域、知识领域、学科和行业等的专家知识而做出的，关于当前活动的合理判断。
- 征求专家意见的主体：
- 知识管理
- 信息管理
- 组织学习
- 知识和信息管理工具
- 来自其他项目的相关信息
5.2 知识管理
- 知识管理工具和技术将员工联系起来，使他们能够合作生成新知识、分享隐性知识，以及集成不同团队成员所拥有的知识。
- 具体技能包括：
- 人际交往，包括非正式的社交和在线社交。
- 实践社区
- 特别兴趣小组
- 会议，包括使用通信技术进行互动的虚拟会议
- 工作跟随和跟随指导
- 讨论论坛，如焦点小组
- 知识分享活动，如专题讲座和会议
- 研讨会，包括问题解决会议和经验教训总结会议
- 讲故事
- 创造力和创意故那里技术
- 知识展会和茶座
- 交互式培训
- 面对面互动最有利于建立知识管理所需的信任关系，首次沟通应通过面对面沟通建立关系。
5.3 信息管理
- 信息管理工具和技术用于创造信息并建立人们与信息之间的联系。他们可用于有效分享简单、明确并经变编纂的显性知识。
- 具体手段和工具：
- 编撰显性知识的方法，例如：如何确定经验教训登记册的条目。
- 经验教训登记册
- 图书馆服务
- 信息收集，例如搜索网络和阅读已发表的文章
- 项目信息系统(PMIS)，项目管理信息系统通常包括文档管理系统
- 加入互动功能，更有利于信息获取和分享，入“与我联系”功能。
5.4 人际关系与团队技能
- 积极倾听：有助于减少误解并促进沟通和知识分箱。
- 引导：有助于有效指引团队成功地达成决定、解决方案或结论
- 领导力：可帮助沟通愿景并鼓舞项目团队关注合适的知识和知识目标
- 人机交往：促使项目相关方之间建立非正式的联系和关系，为线性和隐性知识的分享创造条件
- 政治意识：有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境规划沟通
6. 输出
6.1 经验教训登记册
- 经验教训登记册用于记录遇到的挑战、问题、意识到的风险和机会，或其它内容。
- 经验教训登记册可以包含情况的类别和描述、与情况相关的影响、建议和行动方案。
- 可以采用纯文字的形式，也可以加入视频、图片、音频内容。
6.2 项目管理计划更新
- 项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。
- 项目管理计划的任一组成部分都可在本过程中更新。
6.3 组织过程资产更新
- 所有项目都会生成新知识。通过管理项目知识过程，某些新知识被编撰，被嵌入可交付成果，或者被用于改进过程和程序。
- 在本过程中，也可以首次编撰或使用现有知识。
- 可在被过程更新任一组织过程资产。
