周四21:15,作为新进SK公司的市场助理,罗子君坐在家中的电脑前,加班整理今日经营分析会上的会议纪要。边整理会议纪要,思绪还不断地蔓延在周一Whiskey Bar发生的那一幕:
“这些东西,你有可能看不懂,但是她的认真仔细和负责,是一目了然”。贺涵语重心长地对罗子君说。
当他和唐晶将凌玲做的工作笔记摆在桌子上时,纵然自己恼羞成怒,委屈无比,处于随时有可能爆炸的危险状态,还是忍者神龟般地把坏情绪给忍了下来。
就是那么一瞬间,突然明白了自己与凌玲的差距在哪里,也就是那么一瞬间傻白甜的红桃皇后,如同已从底部开裂的粉红陶瓷花瓶,被狠狠地摔落在了地上,碎片散落一地。
罗子君清醒地认识到接下来生活该面对还是要去面对,如何学会自立,如何学会保护自己和孩子……,各种现实的挑战纷至沓来。而当下,是散会后如何整理并完成会议纪要。
一、子弹笔记,高效能人士的首选笔记术
做了全职太太十年养尊处优的罗子君,早就和职场脱节,作为一个30+的职场新人,承认自己是个彻头彻尾的职场菜鸟,也算是个不错的开始。
幸好身边还有非凡的大拿唐晶在,在E-mail给Miss吴之前,还是先发给唐晶过目吧。
信息发送出三秒之后,唐晶果断地回复三个字:
“不合格”。
罗子君果不其然处于碰壁中:
“Why?”
唐晶开始解剖她了:
“结构不清晰,未条理化,Miss吴哪会有心情看。”
罗子君依旧疑惑:
“那需要怎样修改呢?”
唐晶解释到:
“在做会议纪要时,我用的是日本杉野干人所著的《子弹笔记术》。外资企业的咨询会议资料的第一页会有什么呢?十有八九不会是图片或者表格,而是子弹笔记。
对于顾问们来说,我们都有一个共同点,就是非常擅长使用分项记述进行表达。分项记述,也称为“子弹笔记”(Bullet Points),是在全世界范围内和英语、会计、逻辑思维一样被推崇和追求的技能,在世界各地被广泛使用。
唐晶输出的信息量大,罗子君发出一连串的疑问号:“武器?垃圾?子弹笔记术?”
无奈职场小白一脸懵逼状,唐晶接着解释:
“作为资深顾问,每天和身处全球商业最前线的人们在一起工作,就必须要将目的和结论简短且富有魅力地表达出来,能在极短的时间内打动上司和客户。能否写好子弹笔记反映了一个人的思考能力、逻辑能力和表达能力。未经整理的信息是“垃圾“,整理过的信息才是“武器”。子君,你现在手里缺的就是有利的武器,职场达人和菜鸟的差别就在于记笔记本的方法,给你看这张PPT。”
罗子君一字一字地数了数,欣喜地发现到:
“全面记述用了209个字,子弹笔记用了26个字,如果将全面记述改成子弹笔记,字数精简为原先的1/10左右,简短有力,实在是太给力了!”
唐晶联想到了去“酱子”常点的一道主食“海鲜泡饭”,形象地比喻说:“是的,用全面记述来表达,无比冗长,没有清晰的目的和结论。无视对方的感受,无法传达有效信息。
就好比做海鲜泡饭时将三文鱼碎、蟹柳、寿司虾、调料等食材在毫无加工的情况下交给上司或是客户。对他们来讲,处理这些食材是非常痛苦的。他们可能会因为不熟悉工艺,将泡饭煮成一锅糊了的粥,或者是因为太过麻烦干脆放弃做。
而用子弹笔记来表达就像主厨老卓将所有食材都提前准备好,先用石锅装定量的白饭在锅里铺平,在饭的正中央摆定量的三文鱼碎,并在周边撒上定量的海藻、葱花;再将蟹柳搓成丝,寿司虾去尾,对半切开,均匀的铺在三文鱼的四周;最后加入定量的泡饭汁,火候掌握适当,做成对方能够轻松品尝的美味佳肴,客户只要将精力聚焦,集中在品尝美食上就好了。
子君,马上要开视频会议了,PDF版的发给你,先好好阅读,有问题随时@我。”
唐晶用海鲜泡饭来区分全面记述与子弹笔记的概念,让罗子君对子弹笔记术有了全新的理解,瞬间产生了兴趣。
二、条理化,让对方一看就懂的子弹笔记
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简单来讲,条理化就是将想要传递给对方的内容当作主干,将补充部分当作分支。想要表达的内容主干有很多个的时候,就需要对它们进行恰当的连接。这些信息接收者在浏览子弹笔记的时候,就不会只看到零散的句子,而是能够从它的结构中看到逻辑脉络及意义。这可以使信息接收者立刻了解哪些句子比较重要,这些句子有怎样的联系,这个子弹笔记想要表达什么含义等信息。
正如唐晶所分析的,罗子君会议纪要的问题在于未条理化,不禁思考着几个问题:
(1)会议究竟就什么问题进行了讨论?
(2)邮件里总共写了五条,汇报的关键点是什么?
(3)这五个关键点又与上司有怎样的关系呢?
条理化是让信息接收者能够立刻了解你想要表达什么,无论内容多么精彩,如果接收者无法立刻了解你想要表达什么,就不会产生读下去的欲望,就无法向其传达任何信息。
罗子君初来乍到,对于会议上头头们讨论的内容,不敢轻易去改动。于是,按照子弹笔记术第一个构成要素——条理化,当中的要求,提炼了主干和分支,对内容进行疏理。
修改后再次发给唐晶,看到她回复了“OK”,罗子君才松了一口气,E-MAIL给Miss吴,抬头看看时钟,已是子夜时分。忙碌了一天,合上电脑,这时,唐晶又发来了深夜鸡汤:“会议纪要结构清晰,一目了然,子君,加油,晚安!”
这一夜,罗子君是在浑浑噩噩,似梦非梦中过来的。惨痛的失败经历之后,每天积累起一点一滴的经验,都是难能可贵的。丝毫不敢有一丝怠慢,一丝疏忽,担心重要的人或是东西,一不小心又会被硬生生地从生命中抽离,不再与自己有一丝一毫的关联。
三、剧情化,用“引导文”来吸引对方眼球
周五,8:25,罗子君坐在了办公室电脑旁,泡了杯碧螺春,让茶叶中的咖啡碱刺激中枢神经提提神,头脑里还在飞速思考着昨日使用子弹笔记术写的会议纪要。这时营销总监段晓天走到她的面前,热情地递上一份便利店的营养早餐,早餐袋上还龙飞凤舞地写着一段晃眼的大字:每天叫醒自己的不是闹钟而是梦想。罗子君心知肚明段晓天肯定又有事情找她了,不然不会无事献殷勤。果然,段晓天递给她一份写好的工作报告,希望罗子君帮他修改。
段晓天是一个自诩为秉承“做人要胸怀大志”的上进青年,但今年因为市场大环境不理想,Miss吴一直追问他来年业绩目标以及怎么样实现目标。Miss吴想知道段晓天有着怎样的“大志”,罗子君虽然跟段晓天不在一个部门,但作为职场新人,什么都得从重开始学,也吃了人家如此慷慨大方的早餐,自己还是应该给予段小天一些帮助与建议的。
看完这份报告之后,罗子君觉得报告内容很有层次感,也做到了条理性。但还是缺少了鸡精的味道。还记得书中提到,子弹笔记不是单纯地罗列文字,条理化。它必须要让信息接收者对它的内容感兴趣,进而想到去听、去读。
因此,在用子弹笔记时,必须要考虑对方的处境和心理,进而明确子弹笔记内在的前后关系(文脉)。剧情化,就是子弹笔记三个构成要素中第二个重要因素了。
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制作诱饵的第一个诀窍是“写引导文”。引导文就是子弹笔记的开篇部分。子弹笔记中最重要的就是引导文。像小说这样的作品,读者在阅读的时候,要么被开头有趣的内容吸引而一直读下去,要么因为开头太过无趣而合上书。
子弹笔记也是如此。信息接收者如果不能被开头的引导文吸引,接下来的内容就无法很好地传达给他。换句话说,对方会不会有兴趣看这份子弹笔记就取决于引导文的好坏。
罗子君仔细读着书中的内容,找寻到了这个片段的核心内容:引导文就是要给出对方期待的答案,进而引起对方的兴趣。于是,她按照这个方法,将段晓天的工作报告稍做修改,Email给了段晓天。
过了不久,就听到Miss吴从她的办公室走出来,用她充满磁性的大嗓门不断夸奖段晓天:“好!原来段总的目标是一个亿啊!先实现一个小目标,很有干劲嘛。我得好好给你点儿建议,Good,Very good!”罗子君想想Miss吴也会仔细地看段晓天接下来写的改善方法,在看完这份报告之后,还有可能为了让段晓天做得更好而给他一些中肯的建议。
所以,像Miss吴这种越是工作繁忙、性格急躁,就越要将子弹笔记的成败放在引导文上,在引导文的部分就针对问题进行回答,将引导文设计成诱饵来引起对方的阅读兴趣。
接下来的一周,罗子君每天都吃到了段晓天兴致勃勃送来的带鸡血字样包装的营养早餐。
四、信息化,提高子弹笔记沟通效率
每个人都为了自己和家人的未来和幸福奔忙,不管算不算盲目,是不是有效。工作纵然忙碌、辛苦,但罗子君快速调整着,适应着,也庆幸着,曾经迷茫过、遗失过的价值观又重新回归而来,曾经黯淡无光的前半生,渐渐被记忆潜藏,岂或是不愿再过多的回想不痛快的过往。
那是一种劫后余生不服输的生命姿态,迸发出夺目的光芒,让她找到了前所未有的自信、从容,骨子里散发着迷人的魅力。
三个月很快结束了在市场第一线的实习,被分配到了市场部,从助理转为了见习市场经理。
市场部的惯例是公司新人要在第一次早会上做一个小型演讲来介绍自己,表明自己的理想和信念。
因为早会的时间很有限,所以这个演讲的时长被限定为三分钟,还需要准备一张幻灯片。听演讲的都是市场部老资历的前辈们,他们带着考察新人能力的心态来参加早会,想看看今年的新人里有没有比较能干,综合能力突出的。
在学生时代,罗子君学过市场营销方面的知识,要谈市场营销,就必须站在“客户”的角度思考问题,满足客户的需求。于是,罗子君在开篇第一句话里也写了“让客人喜欢”这样的关键词。早会的演讲,罗子君虽然抑扬顿挫、张驰有度,但面对一群经验丰富的实战精英,从他们不屑一顾的眼神中还是感觉到了冷漠与傲慢。
散会后,罗子君坐在椅子上看着打印出来的PPT,还记得有一次上班在地铁里被挤掉了高跟鞋,孤立无援地站在地铁站门口打电话求助贺涵,却被贺涵拒绝了,贺涵反而责骂自己:
“实战之前,必须预演,以排除一切意外的可能,没有人在乎你所谓的特殊情况,更没有人有心情有时间去听你解释,如果出了问题,那么就一定是你有什么地方没有做好。”
罗子君意识到了早会上的演讲存在很多不足的地方,因为讲的都是理所当然的事情,是所有在市场部工作的员工都在追求的目标。这种千篇一律的内容不会让他们产生任何触动,甚至会在他们心中留下不实干的印象。
罗子君翻到《子弹笔记术》中的第三个构成要素:为了打动对方,引导对方按我们的想法行动,就需要有信息处理的过程,这一过程称之为“信息化”。而实现信息化的必要条件是一开始就表明立场。
表明立场就是把自己的态度明确说出来——是赞成还是反对,是采取A方案还是B方案,是想要做这件事还是不想做。
在表达自己的立场时,罗子君决定应用两个技术性的决窍。
1、排除“隐藏性重复内容”
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隐藏性重复内容是指文章里没有重复的语句,但是表达的某些内容是重复的,没有特地写出来的必要,也没有太大的意义。子弹笔记的信息含量是有限的,隐藏性重复内容不仅浪费了表达的机会,还会影响表达的效果。
罗子君回炉着刚刚的演讲内容,在这六条内容中,虽然没有明显的重复内容,但是站在听众的角度来看,就存在隐藏性的重复内容,她一条条疏理着:
(1)“制造让客人喜欢的新商品”看似很有道理,但是所谓的市场营销,可以被定义为“为了向客户提供价值而进行的各种活动。”因此,“制造让客人喜欢的新商品”这句话对市场部的前辈来说是理所当然的内容,不会让他们产生任何触动。
(2)“制造有差异化的新商品”,对于企业来说,这么做是理所应当的,没有人会否定要制造有差异化的商品这件事,所以前辈们不能从这句话中找出任何有价值的信息。
(3)“制造体现自己信念的新商品”这句话是符合的,经常会有人因为太过在意顾客提供价值这件事,而放弃自己的信念,制造出“妥协的产物”。所以,“制造体现自己信念的新商品”是新信息。
(4)“拼劲全力有效率地完成工作,”这一整句话都是隐藏性重复内容。谁也不希望自己不努力工作,再进一步说,工作的大前提就是拼命努力、追求高效,这是对每个员工的基本要求。
(5)“对一切事情都尽力完成”也是如此。其实表明理想信念这件事本来就是要告诉别人自己要尽全力工作。因此,这也是一句看起来有模有样,但实际上没有任何意义的废话。
罗子君分析着初次演讲失败,讲的大都是隐藏性复复内容。与其表达没有意义的内容,还不如不表达,把内容总结成关键点,至少能够让对方集中注意力。
2、把形容词和副词换成数字
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也就是说,信息接收者需要花费脑力去解读“程度”以进行信息处理,而且可能会因为信息不够清楚而产生误解。如果我们将形容词和副词这种模糊的表达,换成明确的数字,对方就很容易理解你想表达什么了。
在排除了隐蔽性重复内容之后,罗子君在想,自己的子弹笔记,是否也可以通过使用数字来表达进行改善呢?于是,用红笔挑出其中一条可以运用数字的内容。
“制造尽可能多的商品”。
这句话可以改成“在1年内制造3种以上的新商品。”这些数字会使受众者对罗子君的目标有了具体的概念,更有说服力与执行力。
罗子君在电脑前,根据信息化的诀窃方法,重新修改了早会演讲的内容,让自己的子弹笔记向着简短且富有魅力地表达又坚定地迈进了一步。
所有的事情,工作、感情、育儿……,
最难得都是一开始。
一旦跨出去第一步,
其实整个过程当中最艰难的部分,就已经过去了。
罗子君渐渐习惯了使用子弹笔记来记录、表达、分享,翻开每一页子弹笔记,流动着自己、客户、同事从过去到现在再到未来的所有想法,汇聚着饱含诚意总结而成的解决方法。子弹笔记术运用得越自如,罗子君发现自己书写与沟通的能力就变得越来越强。
罗子君一直谨记着贺涵鞭策自己的这段话:
“路要自己一步一步走,苦要自己一口一口吃,抽筋扒皮才能脱胎换骨。除此之外,没有捷径。”
人生也好,职场也罢,都是历经磨难,一步步走出来的。“工欲善其事,必先利其器”,不知不觉中,“子弹笔记术”已成为了自己在职场上升级打怪、步步进阶的有力利器。