业财一体化,简言之就是把财务数据与业务数据融合在一起,即业财融合。其最早于2000年左右,伴随着ERP软件的兴起而正式提出。
历来,财务和业务的割裂给企业的经营带来了诸多问题,从战略目标的制定,到运营策略的下达,再到经营过程的跟踪和结果的计量,如何保证财务结果的准确以及对经营过程的有效监督,成为财务人员和企业经营管理者的难题。
财务共享,从建设的目标上来讲,基于管控和服务,要求实现对业务的监督和前端的服务,要求实现业财一体;基于提效,要求实现核算的自动化,也是要求实现业财一体;基于提高财务核算的数据质量,还是要求实现业财一体。
以笔者的经验来看,具备良好的业财一体基础的企业,实施财务共享相对容易和顺利很多。而不具备这一基础的,在建设财务共享服务中心的过程中,也对企业实现业财一体起到了很好的推动促进作用。
业财一体化要解决的问题是什么?
笔者认为业财一体化,核心的是要解决两大问题。
一是流程问题。业财一体解决流程的具体什么问题呢?主要有三。
1、流程的端到端管理。往小的说,解决了流程发起,到处理,到结算,到核算的端到端的闭环管理。我更倾向于往大的说,实现了从战略制定,到运营计划,到经营过程,到财务计量,到经营分析再回到战略规划端的端到端的闭环管理。倾向于往大的说,是因为笔者发现,即便很多企业实现了业财一体化,但很多仅仅是局限在核算的一体化层面。而在分析层面,在决策支持层面并没有发挥出业财一体真正该有的价值。但,无论从哪方面说,业财一体化是要实现流程的端到端的闭环管理,而不是业务搞业务的,财务搞财务的,两边各自为政,甚至出现数据打架的局面。
2、流程的效率。在没有实现一体化的情况下,业务只管走完自己业务分内的流程,后续和财务对接的页面没有了,断开了,财务不得不等待业务提交业务资料,然后手工录入财务核算单据或凭证,工作效率和沟通效率极其低下。而业财一体化的实现,就是要实现业务数据到财务核算数据的自动流转、自动的记账,提高企业业务运营的效率。
3、流程的风险管控。业财一体化后,财务对于业务运营的完整性、合理性、真实性等有了更充分的审核和监督依据,同时,基于企业内部控制的要求,流程中的一些关键控制点KCP能够固化在流程中,起到风险控制的作用。
二是流程的数据问题。业财一体解决数据的具体什么问题呢?主要也有三。
1、数据的及时性。业财一体化之后,所有的业务单据都能自动生成相应的财务凭证。比起传统的处理方式,一体化能够更快地对经营结果进行基于财务规则的有效计量,因而大大提高了财务数据获取的及时性。
2、数据的准确性。财务数据是业务数据的归集。业务提供什么样的数据,财务就呈现什么样的结果。业财一体最大可能的将业务活动进行了系统化处理,大大降低了人为操纵数据的可能,因而也有效解决了从业务到财务数据的准确性问题。
3、数据的合规性。业务和财务对于数据本身的理解和解释都存在天然的差异(比如收入、成本等),业财一体,可对每一个数据进行准确的定义,并建立数据转换的规则,使得财务数据合法、合规。
业财一体化的实施,对于企业的价值体现主要在哪里?
如上图所示,笔者认为,一体化能大幅提高效率,从而提升企业的运营效率;另一方面,一体化提升了数据的质量,从而提升企业的经营管理决策水平;第三方面,一体化改进了企业内部和外部的沟通、服务的水平、效率,从而提高了内外部客户的满意度。
业财一体化的常见方案有哪些?
以笔者的经验来看,企业实施业财一体化主要有四种成熟的方法。
1、ERP。ERP与生俱来就是业财一体化的存在,特别是在生产制造行业,其核心的采购、销售、库存等业务,与财务天然就是一体的。一般,上了一点规模的企业,通过实施ERP即可实现核心业务的业财一体化。
2、接口。一些非生产制造行业,传统的ERP无法很好的满足其业务的管理和运营需要,与此同时,市场上出现了很多行业性的业务管理系统。这些异构的业务系统往往无法很好的处理后端财务核算的需要(核算通常有主流的完善的系统平台),这个时候,通常通过开发业务系统和财务系统的接口来实现业财一体化。如通过单据对接的方式,对需要核算的业务数据进行系统的流转,转化成可自动核算的财务或资金类单据。
3、报账平台。报账平台可以说是企业级的流程管理平台,一些企业选择自研业务管理平台,也可以将其和财务核算管理平台进行融合打通,实现一体化。不管是作为ERP系统或者是标准的行业性业务管理平台的补充,还是作为企业核心的业务流程管理平台,企业自建流程平台(或者是选择乙方成熟的流程管理平台,在此基础上进行个性化开发)一方面能让企业用户参与到核心流程的信息化建设过程中来,使得最终的流程方案更具有业务适用性,另一方面,基于财务管理和核算的需要实现业财一体化。
4、RPA。对于一些相对比较封闭的,接入难度比较大的异构系统,还有一种方式就是通过RPA,实现财务对业务数据的采集,比如从网银下载对账单,下载电子回单、查询银行账户余额等等;从合作单位的账套中采集凭证数据或者报表数据等等。这种非侵入式的业财对接方案,随着RPA技术的成熟也越来越被广泛使用。
实施业财一体化的基本流程是什么?
以笔者的经验来看,企业实施业财一体化的基本过程包含了5个步骤:
1、解构企业的业务模式,描绘企业的价值链模型,细分流程区域和场景;
2、基于业务场景,细分核心的业务流程,梳理核心的主数据;
3、重点梳理业财对接的“界面”,搭建业务系统和财务系统连接的通道,实现数据的转换和融合;
4、确定每条流程的核算规范,保证财务核算的合法合规和准确;
5、构建财务赋能业务,业务支撑战略的的管理决策分析模型体系。
业财一体化相关的其他几点思考
1、预算管理。全面预算管理是在战略和预算层面上推动“业财一体化” 的有效工具,通过从业务到财务的预算编制过程,覆盖所有业务场景和业务活动,本质上是战略和业务一体化的体现。预算的执行过程的控制,本身就是业务发生时,读取预算数据进行校验和控制的过程。预算的执行分析,也是业务执行后的财务结果的分析体现。所以,预算管理是业财一体化需要考虑的重要一面。
2、决策支持。此项不单单是提供财务分析等工具,更是在组织、人员、知识结构体系上进行全方位的财务转型。在完成高效的财务处理的基础上,完善业务财务和专业财务的人员和知识体系建设。尤其是业务财务(又称财务BP),应跳脱固有的部门门壁垒,真正融入业务中。所以业财一体化,不仅是流程和数据的问题,它还是财务职能转型的问题。
业财融合我们认为主要关注三方面,第一方面就是监管,保证公司不发生重大风险,但又不能管得过死,限制业务发展;第二方面就是服务,这是体现业财融合服务价值的关键,例如,并购前的尽职调查,整合后的成本节省,都是能够直接体现业财融合价值的重要举措;第三方面就是,我们企业集团层面包括子公司层面的所有重大决策一定要有财务的参与。
——某民营企业集团总部高级财务管理人员
3、主数据管理。主数据是实现经营数字化的基础,统一了业务数据和财务数据对话的口径,避免数据打架,好不夸大的说,主数据决定了数据资产的质量、可用性等,所以,业财一体化须予以高度的重视。
以笔者服务过的大量地产企业为例,核心的主数据一般包括:集团、区域、城市、部门、角色、岗位、人员、功能权限、数据权限、产品、业态、地块、项目、组团、分期、面积指标(拿地版、方案版、决策版、施工图版、预售版、实测版)、标段、物理楼栋、逻辑楼栋、房间、法人公司、账套公司、客商档案、科目、结算方式、账户档案等。
4、中台。这是在传统业财一体方案上的创新、优化,这个方案在前端业务系统和后端财务系统中间,部署一个中台平台,将流程中共性的,通用的,可复用的动作环节集中在中台,它可以起到一个缓冲的作用,清洗的作用,路由的作用,它降低了前端业务系统和后端财务系统集成的难度,风险,业务系统可以获得最大的灵活度,以便快速的满足业务创新的需求,财务核算系统和经营分析系统将得到统一、准确的数据,加快财务核算和分析的速度。已经有越来越多的企业在中台方案上进行了实践和探索,相信未来的业财一体化更能发挥更大的价值……