2017.9.21 《番茄工作法详解》之三“如何应付中断”

好啦，第三天的分享，方法来喽。通常我们在做一件事的时候总是会被各种各样的事来打断，那么，怎么来应付中断呢？下面可以介绍几种方法。

当然，如果是领导过来交代任务，那么，就任其中断吧，领导交代完，咱们再重新开始~！

1两种中断情况

25分钟看似短暂，但是要使你在25分钟里全身心的投入一件事，真的是有一点点困难。

在美国的一份研究显示，员工在办公室上班时，大约每3分钟就会被打断一次，人们在电脑屏幕同时开启的窗口数，平均为8个。这种情况，科学家创造了一个名词“注意缺乏特征”来描述这种恶劣的现代生活方式。滚滚而来的信息洪流，将大脑淹没在其中了。糟糕的是，新发现表明，并行处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈：工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时，找回它要付出昂贵的代价。

可以说，中断是一种常态，毕竟干扰因素太多。概括来说，番茄钟期间的中断有以下两种形式。

第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说，是直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙，并且等你答复。

对于这两类中断，番茄工作法都有相应的处理策略。

2内部中断

专注力不够的人，在做事的时候容易开小差。比方想吃东西了、想起有个电话要打、想去倒水，这些都是来自内部的本能。现在我们来看下出现内部中断时要采取的策略。

首先接受它，然后记录它，立即继续你手头的工作，避免真的被打断。比如说在一个番茄钟内，你突然间想起来要去订票，这是属于计划外紧急事情，我们就可先在今日待办表格当前活动的右边，做个标记，这个是为了追踪。这样子，在一天结束后，我们可以计算标记的数目。至于说喝水，在番茄钟期间想喝多少水都行，但只在番茄钟之间的休息时间去续杯。

要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。如果想到一件事情需要去做，那就记录下来，不让这件事占了我们的脑子。稍后，我们可以将这件事安排到下个番茄钟，或者明天。

当然，可能你会说有些内部中断没办法阻止，比如急着上洗手间，这个时候必须作废掉这个番茄钟。因为番茄钟具有原子性，一个番茄钟是不可分割的，只要任务被放下，哪怕只有简短的一两分钟，这个番茄钟也不算数。你要再重新启动一个新的番茄钟。

那能否将几个小段时间加起来算成一个番茄钟？也是不能的。

要是你发现自己25分钟内内部中断次数有些多，那你可以缩短番茄钟，尝试改为15分钟甚至更小。等到发现自己被打扰的次数比较少后，再延长时间。

3外部中断

除了内部中断外，我们的生活中还会有来自外部的中断。类似被上司叫去做事、各种邮件软件的弹窗提醒等等，如果只是简单粗暴的拒绝，只会让外部中断变成烦恼。毕竟要想在河流里生存，你要学会跟鳄鱼搞好关系。

01）保护番茄钟

外部中断要抢走你的注意力，而你要保护番茄钟，将注意力留给所承诺的工作。但是当别人找你时，你不可能总说自己在番茄钟内。如此一来，我们必须“扭转”番茄钟和中断之间的依赖关系。电子邮件和电话很容易，你可以将其关闭。还有微信QQ之类，尽量不登录或设置成不打扰模式。等到一个番茄钟后，再来处理。

假如有人找你面谈，在不影响结果的前提下，可以请求对方尽量推迟。用稍后的番茄钟重新计划中断事件，而不要在当时直接处理，这样做好处多多。

02）可视化然后强化

跟前面内部中断一样，遇到外部中断，我们也要记录下来。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。如果你今天不打算处理这件新增的活动，就把它写入“活动清单”表格，标上截止时间，以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（一）。

总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略，由以下四步组成。

（1）告知：“我手头有事，正忙。”

（2）协商：“周五再帮你做，行吗？"

（3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。

（4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

4认清界限

无论是外部中断还是内部中断，我们都要去记录下来。记录下来之后，不是置之不管了，重要的是要对这些数据进行分析。在“活动清单”表格中，有多少处计划外（U）标记？“今日待办”表格中的“计划外紧急”区有多少项活动？观察这些指标，可以评价自己的计划能力。

如果有很多“计划外”活动，说明在早晨计划阶段你漏掉了很多事情，考虑不全面，这个“定性预估”误差，会督促你第二天在做计划的时候，要更仔细检查，看看是否把承诺的一切事情考虑在内了。

有些人喜欢在各个番茄钟之间，重新评估排序事情的优先级，这样的做法，会导致你的今日待办表格不起作用，因为我们在做今日待办的表格的时候就已经考虑了事情的优先顺序。如果你一再改变顺序，那可能导致今天完成的任务大部分不是早晨制定好的计划，长期这么做，计划阶段就不会有做出承诺的使命感。如果没有承诺感，那么在做当天总结时，会觉得只有苦劳，没有功劳。更重要的是，这样在“活动清单”和“今日待办”表格之间就没有区别。两张表都包括了一堆事情，都是今天“可能”要做的。

【思考】

1. 你在工作中经常被哪类事情中断打扰？

2. 当有人拿不相干的问题打扰你时，你会怎么做？

Ok，今天的这两个问题有点意思，应该是工作中经常出现的状况吧？不要烦躁，慢慢调整，河里的计划总是比没有计划要好的多。每天把必须要完成的首要任务列出来，其他的如果不必当天完成可以适当顺延。要记得，方法永远要比困难多~！

加油~！

回见。