前几天有个学生在微信上问我：“老师，我们开全体会议、部门会议时，经常有很多人请假。开会时没多少人，很影响会议效果。应该制定怎样的制度来约束呢？”
我想不仅仅是这个学生遇到这样的困惑，很多在学生组织担任干部的同学，都有类似的疑问。今天和大家简单聊聊，学生组织如何开好会议这个话题。
01
首先，在开会之前要想清楚，我们为什么要开会？或者思考一下，这个事情能不能不开会？
很多时候，我们习惯了有事就开会，大会、小会，周例会，月例会。总之，文山会海，目不暇接，甚至经常发生会议撞车的事情，恨不得把自己劈成两半。
于是，我们看到很多学生干部下课后，在校园飞奔。甚至有学生抱怨，忙起来的时候，连饭都没时间吃。
他们不是在开会，就是在去开会的路上。
于是，在分身乏术的情况下，自然会出现各种缺席的情况，甚至经历了一段时间“狂风暴雨”般的会议洗礼后，有些同学仅仅是因为“开会多”而选择离开这个组织。
因此，我们要在开会前思考，我们为什么要开会？
一般来说，我认为开会的目的有三种：告知事情、解决事情、制造事情。
简单来说，也可以用三个字来形容——高、搞、告。
“高”：寻求高招。开会是为了解决问题，听听大家的意见，或者来个头脑风暴。
“搞”：要搞事情。布置工作、开展活动、比赛等等，要安排工作任务。
“告”：告知结果。例如学习会，通报会，培训会，表彰会等等，都是要告知参会人员一些情况。
确定好你要开的会议属于哪一类，是否有开会的必要。
有些事情不一定要通过会议形式，把组织成员从四面八方召集过来。来了以后发现，其实也没什么重要事情，可能就是通知几个事项。这时候，如果仅仅是传达，而不是研究讨论，可以采取其他方式进行，打电话、群发短信、QQ/微信，都可以。
如非必要，别开会。
能开小会，别开大会。
能开短会，别开长会。
02
确定好开会的必要性以后，就要拟定开会的时间、地点、参会人员、主持人、会议议程等，并且做好相应的会前准备。
1、提前几天公布时间、地点，方便与会人员做好安排，协调个人学习与生活。
2、发布通知时，写清楚时间地点及注意事项，尽量避免使用“明天”、“后天”这类日期不明确的词语，别人转发以后，有可能就搞不清到底是哪一天了。可以采用类似“2017年12月19日（周二）上午9：00”，或者“明天（12月19日）上午9：00”这样的时间格式，避免产生歧义。
因为真的有人因为看错时间、地点而错过了会议。特别重要的会议，组织方可以提前一天再单独通知提醒下。
3、把涉及到要讨论的议题，提前发给相关参会人员，避免参会人员到达会场以后，才知道要开什么会，讨论什么问题。那时候来不及准备，即使征求意见，也很难在短时间内碰撞出火花。
4、不同的会议有不同的目的，不同的参会人员，不同的时间和场地要求。因此，为会议所做的准备就不一样，要求也不一样。
会议的组织人员，应该提前到达现场进行会议布置，安排好桌椅，准备会议资料、相关设备。如果需要考勤，可以提前准备好纸质签到表，或者在线签到二维码。当然，建议使用动态二维码，防止有人用手机拍下二维码以后，发给缺席的小伙伴。
参会人员至少提前5分钟到达会场，做好会议准备。没有特殊情况，会议要准时开始。
03
除了极少数“会议控”，大多数人都是不喜欢开会的。
为什么不喜欢？原因有很多，例如：
1、开会时间不合理，选择开会的时间大家都有课或者都有事。
2、开会时长不合理，只有开始时间，没有结束时间，议程拖沓，内容冗长。
3、开会人员不合理，要么是应该到的关键人没到，无法形成有效决策；要么是请了很多无关人员参加，增加了会议成本，耽误了很多人的时间。
4、开会场地不合理，要么过于空旷，发言人说话都听不清；要么过于拥挤，人都坐不下。.
5、会议机制不合理，要么没有主持人，或者主持人把控会议节奏的能力不强；要么是没有会议议程，你说一句，他说一句，开了半天也进入不了正题；要么是不给与会人员发表看法的机会，仅仅是让人陪衬，发挥不了任何作用。
实际上，开会的成本很高，不仅仅是占用了你的1小时，而是要付出所有人的1小时时间成本+因为开会而耽误做其他事情的成本。
因此，不开会则已，开会就要开出成效。
04
回到文章开头那位同学的提问，主要涉及两个层面，一是全体成员大会，二是部门例会。
这两个会议当然都是必要的，但是在具体操作过程中，还是需要注意一些问题，采取一些措施，确保会议开得有效，开得高效。
1、树立纪律意识。加入组织前一定要强调纪律，可以在做招新宣传时加入纪律要求，可以在新成员培训时介绍，在开会前就定好规矩。召开会议时，要有开会的样子，手机静音或振动，尽量避免走动，不交头接耳聊天。
2、做好缺勤统计。我们经常说很多人缺勤，但到底是哪些人缺勤？什么时间缺勤？缺勤的次数是多少？有没有数据分析？定时公布缺勤人员信息，超出一定次数给予一定的处理意见。特别是极个别自己不参加任何会议和活动，又牢骚满腹，并鼓动其他人不参加的情况。
3、形成激励机制。在未来的优秀成员和其他奖项评选中，将出勤因素作为其中一项参考指标，出勤也是组织成员向心力的一种外在体现。
4、合理安排会议时间。有时候无法参加会议，不一定是不遵守纪律，可能社团成员有其他重要活动和比赛安排、某门课程临时补课、个人重要事情等等。因此，安排会议时，除紧急情况外，尽量提前几天通知，开部门例会的时间可以固定在某个时间段，让大家养成习惯，提前规划好时间，降低缺勤率。
5、注重开会的形式。很多时候，大家不愿意参加会议的原因，一是觉得会议很低效，讨论半天，大家七嘴八舌，形成不了定论，浪费时间。二是无法表达出自己的意见和心声，或者说出意见后受到质疑、嘲笑，后期再也不愿意在会议场合发言。三是会议的组织相对混乱，没有发言顺序或要求，乱哄哄的。如果再加上会议的地点很糟糕，环境很差，就更让人难受了。这些情况，都需要改进。
6、重视会后总结。很多学生组织开过很多会议，有的甚至每周开会，但是要命的是，你回顾过去一个学期开过的几十次会议，却发现这些会议没有留下任何记录，你也很难记起其中的一些故事，以及会议发挥的作用。因此，开会要有一定的记录，形式可以是纸质或电子的会议纪要、新闻报道、某次活动的总结材料等。
开会是一项简单又不简单的工作，要想会议开出质量，需要我们认真总结、反思、改进。
开会是一项复杂又不复杂的工作，要想会议开得顺利，需要我们制定标准、流程、规则。
再开会时，不妨提前多想一想。
