有两个小伙伴，我们分别称为小明和小强。
小明的办公桌收拾得十分整洁，文件夹摆放有序，电脑里的文件夹也是分门别类；小强的办公桌则乱糟糟，各种文件堆在一起。
小明还有做计划的习惯，周计划、日计划，详详细细地列出了每天的工作事项；小强则只有一个日程提醒。
小明和小强，谁的效率更高呢？你更想成为小明还是小强呢？
今天，炫先森会就这个话题展开讨论。结论会令你大吃一惊。
本文是《混乱：如何成为失控时代的掌控者》第五讲，也是终结篇。
本文独立成篇。
把事物分门别类
“不人道”
假设我们在一家快餐店做三明治，接到第一个订单后，我们开始在面包上涂抹番茄酱。这时，店里又来了一些顾客点单。我们想，与其一个一个地做，不如看看有哪些订单是同类型的三明治，把同类型的三明治放在一起做，省时又能省力呢。还没等我们看完订单，又来了一批顾客和订单。
我们该怎么分类呢？按照先后顺序？那就等于没分类嘛。按照三明治的类型分类，可同一类型里面又有不同呢，有顾客需要的是蛋黄酱，有顾客需要的是番茄酱，还有顾客需要千岛酱……
不一会儿，到了午餐高峰，又来了一大批顾客和订单……
哎，算了吧，还是按照先后顺序吧。
这个案例告诉我们两点：
1、有时候，时间根本不允许我们把工作做个详细的归类。
2、如果我们专注于做一件事，其实根本就没有分类的必要。
可如果你是个不折不扣的“分类控”呢，非要把事情分个类心情才舒服呢，那该怎么办呢？
作家博尔赫斯杜撰了一本古代中国百科全书《天朝仁学广览》。在这本书里，他把动物进行了分类：（1）属于皇帝的；（2）涂过香油的；（3）被驯服的；（4）传说中的；（5）多得数不清的……
每个分类分开来看，貌似有必要和有意义，但合在一起来看，就极为荒谬。比如上文把动物分类。
这个案例告诉我们：世界太复杂，把如此复杂的世界进行分类，有时候真不“人道”。
但是，我们并不能一棍子把分类给打死。图书馆里的图书，当然需要做到细致归位；建设工地或操作间，也当然需要一份详细的检查清单。但是，我们绝大多数人既不是在图书馆工作，也不是在建筑工地或操作间工作。
所以，对于我们这些上班族来说，请改掉分门别类的强迫症吧。一是，如上文分析的，世界太复杂，强行分类不“人道”；二是，强行分类不仅不会提高工作效率，反而还会降低工作效率。对于这一点，我们继续往下看。
把文档分类整理
降低工作效率
把文档分类整理，会提高工作效率吗？
对此，有两位研究专家做了一项研究。
首先，这两位专家瞄准公司里的两位员工，如本文开篇的小明和小强，一位喜欢整理，一位偏好混乱。
然后，观察他们，如果公司搬迁，谁能在最短的时间内将重要的文件打包带走？
答案令两位专家大为吃惊：混乱的员工在搬迁时，收拾起物品来效率更高。他们不仅用时更短，还更清楚哪些物品是重要的需要带走的，哪些物品是不重要的可以丢弃的。
两位专家进一步分析后得出的结论是：那些喜欢将物品分门别类整理好的员工，对整理有一种偏执，对混乱有一种本能的不安全感和惧怕，他们把任何文件——重要的、不重要的——都一股脑地整理归档。实际上，很多文件在使用过一两次之后，就失去了价值，却还霸占着空间。如此一来，他们很难在短时间内，从一柜子的文件中迅速找出最重要的文件。
整理者的低效并不能证明偏好混乱的员工在搬迁时的高效。这两者之间并没有必然的关系。或者说，偏好混乱的员工在搬迁时的效率，究竟怎么高了？究竟高在哪里？
研究发现，这与他们堆放文件的方式有关。准确的说，他们的办公桌看似混乱，但表象之下有逻辑可循。
他们每取一份文件，就会把文件放在一沓文件的上方。于是，使用频率较高的文件会逐渐累积在一沓文件的上方，而那些不怎么用到的文件就会沉到底部。要搬办公室时，他们就能轻松辨别，哪些文件需要带走，哪些文件可以丢弃。
这种堆放文件的底层逻辑是：如果不是经常用到的文件，是不可能堆放在顶端的。
他们在处理文件时，还有一种方法：重要的文件才堆放在办公桌上，那些不重要没价值的文件看完之后，会随手丢进垃圾桶。也就是说，他们的办公桌看似堆得乱七八糟，但实际上都是他们用得着的文件。
这种处理文件的底层逻辑是：混乱也是有选择的，并不是什么文件都会往办公桌上放。
当下，不仅纸质文件的归档让我们头痛，还有电子邮件。那么，我们该怎样归档电子邮件呢？
我们设想一下收到老板的电子邮件后的归档流程。
老板的这封邮件，涉及到人员调动，以及由此人员引发的部门预算变动，还有部门团建聚会方案。
这样一封涵盖多方面的邮件，我们该怎样保存呢？
是“工作”→“人事”？还是“工作”→“老板”？还是“工作”→“财务”？还是“工作”→“团建”？还是“工作”→“个人事项”？要不“一式N份”，相应的文件夹都保存一份？
你可能觉得，在电脑里无论设置多少个文件夹，亦或相应的文件夹都保存一份，也不会占用多少空间，而且电脑有搜索功能查找起来也方便，电子邮件归档问题并不是什么大问题。
如果你这么想，那就错了。
慧科特和IBM研究中心的研究人员联合做了一项调查，在几百位白领的电脑上安装了追踪软件，软件追踪到这些白领累计85000次寻找电子邮件的行为，要么是在（挨个）文件夹里查找，要么是通过其他方式查找（如直接去电子邮箱里查找）。最终发现，查找文件夹每次花费的时间近1分钟，而通过其他方式查找只需17秒。
换句话说，即便把所有电子邮件都保存在同一个文件夹中，也比分门别类建文件夹，在查找的时候更省时间。
如果分门别类保存纸质文件或电子邮件是浪费时间，那么制定日程表是否也是如此呢？
制订详细日程表
挫败工作积极性
我们做日程表一般分两种类型，一种类型是本文开篇小明那样的周计划、日计划，无论大事小事都事无巨细地提前规划好；另一种类型是本文开篇小强那样的只做个日程提醒，比如周一上午9点钟在二楼会议室开会，周五上午预约了医生，周六上午10点钟的航班等等。
小明和小强这两种日程表，哪种日程表的效率更高呢？
心理学家基尔申鲍姆等人为了找寻答案，做了一个实验。
他们找来了三组大学生，让他们学习一个课程。
心理学家只告诉了第一组大学生一些简单的时间管理技巧，比如每学习45分钟就休息10分钟；向第二组和第三组的大学生详细介绍了时间管理技巧以及具体操作方法，不过，让第二组的大学生以月为单位制订学习计划和目标，让第三组的大学生以周为单位制订学习计划和目标。
心理专家预测，第三组的表现要高于第二组，第二组的表现又要高于第一组。
而结果呢，推翻了心理专家的预测：第二组的表现最高，第一组的表现较好，第三组的表现最差。
不仅如此，在实验结束后，心理专家又继续跟踪了一年，发现学生的成绩表明实验发现的三种趋势依然在延续：第二组的学生成绩最高，第一组学生的成绩原地踏步，第三组学生的成绩继续下滑。
为什么会这样？具体的情况又是怎样的？心理专家经研究分析认为：
首先，每周制订学习计划和目标，并落实到每天中去，非常消耗时间和精力，很多学生（主要是第三组的学生）过了一段时间就放弃了做周计划。
其次，很多学生（主要是第三组的学生）一旦没有跟上日程表的进度，就会感到失望，学习动力也没有了。
为什么学生们会跟不上每周（落实到天）的计划呢？这些计划的制订者不是他们本人嘛。原来，每个学生都可能会面临突发事情。比如，今天身体不舒服，可能就没办法完成日程表上的计划；明天下午，学生会或社团要搞一场活动，又没办法完成日程表上的计划。
在实验中，第三组计划每周学习时间是20小时，但后来因为临时突发事件的发生减少到了8小时；第一组每周学习时间约在10至15小时；第二组以月为单位制订计划，每周学习时间为25小时，到了学期末学习时间还略长。
这项研究和案例让我们明白了，制订计划时要把时间放宽松些，留些时间给突发的事情临时性的工作，这样我们才不会因为跟不上日程表而有挫败感，从而伤害到我们工作的积极性。
总结
循规蹈矩的人生效率最低
该不该给文件（包括电子文件）分门别类归档呢？该不该制订详细的日程表呢？
今天的内容告诉我们，很多文件因涉及的内容较多，而难以分类，且分类后查找的难度和消耗的时间要高于不分类；事无巨细的做日程表，会让我们在遇到突发事情时有挫败感，从而打击我们的积极性。
但，实际上，今天的内容更想告诉大家的是，与其有强迫症必须要分类文件，与其权衡这份文件究竟应该归于哪个文件夹，与其每周把时间耗在制订计划上，不如适当的放松，拥抱混乱，利用混乱。
著名科学作家万维钢在本书的序言里说，“作为一个人，身处这个充满机械化、标准化、规划化的现代世界之中，你对自己的生活方式有一个什么样的选择？具体来说，就是你是选择循规蹈矩，还是选择自由独立。整洁的背后是循规蹈矩，是把人机械化；混乱的背后是自由独立，是让人更像人。”
万维钢的这段话，说透了本书的本质。
本书对于我们的意义就在于，给我们提供了新思维——这些年，主流思想一直在向我们强调“自控力”“整理术”“收纳法”“任务清单”“工作计划”的重要性和必要性，而本书却告诉我们，世界如此复杂，生活如此混乱，其实我们根本就没办法也没必要强行去消除这种复杂和混乱，不如去善加利用他们。
善加利用混乱，收获的会是惊喜。
