前言

随着科技的发展进步，交流工具越来越便捷。但是你有没感觉到，我们却越来越忙，工作的产出也没有明显的增多。我们是否陷入到了工具便捷的陷阱？我们到底是在利用工具，还是工具在奴役我们？

最近阅读了《重来3：跳出疯狂的忙碌》，做了些整理和思考，或许能给你带来些参考。

实时“在线”

以前要沟通交流，写个信可能需要十几天甚至个把儿月才有可能收到回信。后来有了座机电话和电子邮件，让实时沟通成为可能。

现在不要太方便，人人都有手机，而且是智能手机。有个事儿，一个电话或一个即时信息就能马上得到反馈。多人交流，也不需要预订会议室或担心人不在身边，发个Skype会议或者拉个微信群就行。

这简直是管理人员，特别是项目管理人员的福音。便捷的工具，让沟通不受时间、空间、甚至人员规模的限制。文字、语音、视频，随便供你选，而且在交流中随时可拉人进来讨论。这简直不要太爽。

现在已经没有了“离线”的概念，我们每个人都是实时“在线”。

时间碎片

我们享受便捷、丰富的工具，我们工作效率提高了吗？我们花在工作上的时间少了吗？我们有更多时间陪伴家人了吗？

没有！

我们白天应付着各式各样的会议，回复些各种各样的邮件，还经常临时收到马上将要开始的一个会议，突然被拉到一个不知什么背景的会议，过程中可能还有电话和即时信息回复。

晚上我们还要经常赶写各种报告、汇报材料，周末有时部分时间不得不被工作占用。即时偶尔的休假时刻，有时也需要通过手机查收和回复相关邮件。

然而，便捷的工具，加上我们投入了更多的时间，甚至生活与工作的边界变得越来越模糊，我们做了更多的工作了么？我们有更大的成果输出了么？

没有！

你有没有这种感受，好不容易进入状态、有点思路，突然的一个电话、一条即时消息弹框或一封电子邮件提醒，让我们不得不或控制不住的去回应或查看。等我们处理完，思路已全无，要重新花时间调整状态。

你有没有这种感受，风风火火忙了一天，身体已累得不行，可在一天结束时却突然想不起自己今天到底做了点啥。

你有没这种感受，感觉自己晚上或周末工作时，效率老高，能实实在在看到自己处理了哪些任务，输出了哪些成果。这种晚上或周末工作的所谓高效，正好说明我们正常工作时间的低效。

我们受到了太多的干扰，我们的时间被各种即时交流工具碎片化了，时间被切割成零碎的小段。以至于我们无法专注、集中的思考和做事，自然就谈不上高效产出了。

学会说“不”

我们要学会说“不”，说“不”是收回时间的唯一方式！

说“不”，并不是抵制高科技带给我们的便捷工具。便捷的交流工具，确实给我们带来了极大的方法。说“不”，是目前对交流工具的使用泛滥。因为它太过便捷，我们越来越不知道珍惜，我们使用它越来越随意。

想想看，我们又有多少事是一刻都不能等的？

你有没这样的经历，有时那些看似火急火燎的事情，后来发现可以等上几个周、甚至几个月。几乎所有的事情都可以等，几乎所有的事情都应该等。等一等不要紧，天不会塌下来，公司也不会倒掉。它只会变成一个更加冷静、镇定，工作起来更舒服的地方。

然而现在，对即时回复的期待已经成了常态。随便一件事，我们都希望即时的反馈，电话随意打，语音任意拨，并被冠以“高效、紧急”的美名。

想想看，我们又有多少会议是可开可不开的？

日常例会，主要是大家同步信息。把大家成果存放在共享文件夹，再加上周或月度简报，岂不是更高效？评审会，主要是收集大家反馈。如果在会前不认真阅读思考，靠会上的“蹊跷反射”式反馈，能有多大的参考意义？决策会，我们要的是马上决策尽快行动，而不是争论不休达成共识。好的决策不是达成共识，而是承诺。我们只需要“我不同意，但我会配合你”就够了。

然而现在，我们会议组织太过随意，参与人员数量无节制。我们冀希望通过开会解决所有问题，然而却忘了我更需要做的工作是会前。如果我们提前不做好重复的准备，会议只是大家一起浪费时间而已。10个人1小时会，浪费的可不是1小时，而是10小时呀。

学会说“不”，尊重自己时间，从尊重别人时间开始。

这里我给自己立个Flag，请大家监督：

通话工具使用

1. 在打电话或拨通语音前，先问问自己：是否必须？发信息、发邮件是否可以？

2. 如果确实要直接通话，接通第一句话先问问对方此时是否方便。

会议工具使用

1. 在准备组织会议前，先问问自己：是否必须？主题、目标是否明确？是否已做好充分的准备？

2. 如果确实要组织，严格控制时间，能半小时搞定，就不组织1小时会；严格控制参会人数，哪些需要参会讨论，哪些只需要会后通告信息。

3. 最少提前1天发会议邀请，如果确实需要当天组织会议，提前确定参会人员时间。不随意拉人加入正在开的会，如果确实需要，先征得参会人员同意。

写在后面

对交流工具的使用泛滥，一般容易让人把矛头指向从事管理类工作的人员，特别的推动项目进展的项目管理人员。其实没有严格的管理和技术工作之分，只是工作侧重点不同。工作都需要去交流沟通，都需要我们合理、高效的使用工具。

另外，好多情况下的交流沟通需要，是因为我们工作输出不及时或者没有达到需求者的需要。这是相互的，需求者要清楚表达自己需求，并确认对方充分理解。被需求者要及时反馈相关进度，并提供高质量工作输出。如果大家都做好自己，可能就不需要项目管理人员在中间搭桥儿-跟催进度和反复打合了。

再者，我们可能需要改变我们信息传递的方式。下图是计算机编程以"过程"为中心和以“对象”为中心的差别。我们现在交流沟通，可能更多的是以“过程”为中心被动接受信息，完成信息传递时可能遗漏和资源浪费。我们更应该变被动为主动，以“对象”为中心建立个信息充分共享平台，大家按需去主动获取。