碎片化的工作,公司和员工都要当心了!

一、移动互联网时代到来

狄更斯的《双城记》开头是这样说的: 这是最好的时代,这是最坏的时代……随着智能手机和移动网络的普及,国民进入移动互联网时代。一些工龄较长的职场人士,在短短20年内先后有幸经历了工作的手工作业时代、计算机时代、互联网时代、移动互联时代。

手工作业时代:所有工作都是手抄,包括制图、报告、报表,统统都是手写手绘,修改起来简直要命了。

计算机时代:当时国内比较普及的是Win98系统的电脑和喷墨打印机,嘎吱嘎吱,文稿就打印出来了,慢慢也用计算机制表画图了。那时候固定电话还是主流,砖头大的大哥大是身份的象征,但也只能打电话,不能发信息,对外发资料还只能靠信函或传真。

互联网时代:电脑也慢慢普及到人手一台,激光打印推广应用,再随着互联网的普及,可以发伊妹儿(E-MAIL)了,手机也可以发信息了,大家感到工作越来越方便了。

移动互联网时代:手机已经成为人体身上一个独特器官,少了手机可谓六神无主,工作也不再满足于伊妹儿了,各种工作业务系统也开发了手机平台接口,同时各种APP、微信、QQ、微博也成为我们工作和生活的伙伴。

互联网工具为我们的工作带来前所未有的便捷,外出和出差都能方便办理工作业务,工作沟通也能得到及时反馈,之前硅谷的一个经典故事比喻了他们的工作效率:厄曼雷德经理在凌晨二点发出一个电子邮件,在四点又因想到了还有一个主意而醒来,发现二点发出的邮件已经得到了回复。在移动互联网时代,工作已经不是以小时为单位计算,而是以分钟为单位进行计算,工作沟通经常只需要几分钟,甚至几秒钟就会收到回复了。

移动互联工具犹如双刃剑,给人们带来便捷的同时,也带来很多的烦恼。由于去中心化和碎片化趋势的影响,人们所接触的信息以几何倍数增长,每天总有没完没了的信息,令人无时无刻都陷入在紧张的工作气氛中,如果来不及看或者处理不完,徒增心里压力;而且这些信息不断带来干扰,把人的工作时间撕成碎片,令员工无法安心处理需要时间思考的工作问题,最终忙了一整天,却发现重要的工作却还没来得及跟进。

二、公司该如何应对信息爆炸的问题

如果公司的员工普遍面临着碎片化工作的问题,那么公司就有可能陷入表象化运作之中。所谓表象化运作,就是为了信息而信息,为了沟通而沟通,为了系统而工作,不断地解决现有问题,同时也在不断地制造新问题,管理越来越复杂,内耗越来越大,甚至浑浑噩噩,不知所谓。

公司是依靠员工的劳动而达成经营目标的,但是员工的工作时间也就那么一点,如果公司不能有效提高员工的产出,那么最终损害的还是公司自身利益。要解决公司表象化运作的问题,我们必须回到本原,以客户和业务为核心,关注公司的价值创造和价值实现过程。并做到以下几点:

1、业务导向

所谓业务导向,先要回答德鲁克的三个经典问题:我们的业务是什么,我们的业务将是什么,我们的业务究竟应该是什么?把这三个问题弄清楚之后,我们需要围绕业务建立流程、设计组织,而且要随着内部经营状况和外部经营环境的变化,定期审视我们的业务、流程和组织。很多公司起初发展得很好,但成功之后往往忘记重新回顾审视这三个问题而误入歧途,导致失败。

2、简单管理

简单管理没有明确的标准,但可以参考作者文章《管理,你还能搞得再简单些么?》中的例子举一反三、探索实践。员工的工作时间除去走动、聊天、看手机、喝水、上洗手间、走神等,能有6个小时专心投入到工作已经很不错了,但如果管理再搞得复杂一点,员工的实际产出可能只有4小时,甚至更少,这样的管理无异于画蛇添足。所以任何一项管理活动必须围绕为客户提供增值服务而进行,在开展每一项管理活动之前,我们都需要向自己提问,这项活动对客户来说有价值么,如果说有,可以用更简单的方式去实现它么?

3、言论开放

在确立公司业务、流程、组织后,在各项经营和管理活动推进时,要允许员工大胆提出不同的看法,并确保其不会因此而受到排挤或打击。这样,或许有许多员工在问题的萌芽阶段就会指出:这个工作是否已经偏离我们的业务?我们流程和组织是不是已经跟不上业务的发展?这项管理活动是否违背了简单管理的原则?这个工作或流程是不是还可以这样简化一些?由此可以让员工在进行繁忙工作的同时,还能有一个清晰的方向指引,从而避免问题的扩大,甚至演变到一发不可收拾的地步。

三、员工个人该如何应对碎片化工作的问题

员工个人应对碎片化工作的问题,更多的是涉及时间分配和管理的技巧,在此方面的论著已经汗牛充栋,本着简化的原则,遴选出以下三条管理者需要重点关注的原则:

1、要事第一

公司经营和运作是连续的,员工的工作是做不完的,我们不能把有限的时间,投入到无限的工作之中,而只能把有限的时间,投入到最重要的工作之中。

2、计划导向

当我们把重点工作识别出来之后,还需要列出工作计划,明确完成时间,时时刻刻提醒自己,摒除外部干扰按计划完成工作任务。

3、有效授权

当我们的重点工作很多,繁琐的业务也很多,导致无法按计划完成重点任务时,应有意识地进行工作授权,把重点工作之外的部分业务尽量都授权出去,以促进公司整体运作效率的提升和快速培养下属的成长。

广州 黄慎躁

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