人事时地因法钱,解决问题的关键,你找对了吗?
日常生活和工作中,我们常常面临各式各样的问题,这些问题大都比较棘手,给我们带来各种各样的困扰。
遇到问题,大多数人的第一反应是忽略或逃避,不过这种消极的态度对解决问题起不到任何帮助作用。
华裔作家高原在《聪明人都是清单控》一书中,基于清单思维方式,对生活、工作、学习中常见的问题及其解决办法,进行了精辟而系统的论述。书中把常见问题分为以下三类
简单的问题:有明确解决方法的问题
复杂的问题:必须以专业技能才能应对的专业问题
异常复杂的问题:既有一定的专业性,又存在不确定性的问题
抱着解决问题的态度,去面对生活和工作中的各种问题,全力以赴去寻找解决问题的途径和办法。
这种解决问题的思维,是一种积极的生活态度;和上文提到的清单思维一样,都是以目标为导向的思维方式,践行同一种思维方式的不同做法。
从问题解决后的结果开始,逆向思考,理清问题的来龙去脉,全力以赴寻找所有可能的解决办法。
做好充分而深入准备功课之后,再着手处理问题,需要做什么、怎么做都了然于胸,多数情况下会有“山重水复疑无路,柳暗花明又一村”的转折。
2016年初的热门电影《功夫熊猫3》中师父有一句经典台词,读来让人感触颇深:
“如果你只做自己能力范围之内的事情,就永远没法进步!”
养成直奔主题的好习惯,从先说文章的核心结构开始!
解决问题的4个阶段:发现问题,分析问题,解决问题,管理问题
01.发现、定义问题:确认清楚问题到底是什么
02.分析问题:运用5W2H分析法
03.解决问题:找到导致问题的关键因素后,分清主次逐个击破
04.管理问题:复盘、反思、经验总结,为将来储备经验
一、发现、定义问题:确认清楚问题到底是什么
大多数人在遇到问题时都会变得焦躁不安,情绪不稳定。
这种情绪波动对解决问题起不到任何帮助作用。所以在考虑解决问题之前,首先要解决自己或工作伙伴的情绪问题,情绪问题解决了,再看具体的问题是什么。
只有在情绪问题消除之后,才能冷静、理性的去分析问题,真正解决面临的问题才会变得可能。
下面进入本文的核心内容,分析问题与解决问题。
二、分析问题:运用5W2H分析法
5W2H分析法被誉为分析解决问题的黄金方法,我把它提炼为“七字诀”:人事时地因法钱。
该方法主要从7个维度深入解析问题,根据实际问题的不同,分析侧重点也有所不同,有些问题7个方面都要考虑,有些问题只要考虑其中的几个关键因素就可以了。
起源
5W2H分析法又叫七何分析法,是二战中美国陆军兵器修理部首创。发明者用五个以W开头的英语单词和两个以H开头的英语单词进行设问,发现解决问题的线索,寻找发明思路,进行设计构思,从而搞出新的发明项目。
特点和适用范围
该方法简单、方便,易于理解、使用,富有启发意义,广泛用于企业管理和技术活动,对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助,也有助于弥补考虑问题的疏漏。
优势
将问题从7个不同维度逐一剖析,如果其中有一个答复不能令人满意,则表示这方面有改进余地。
1、可以准确界定、清晰表述问题,提高工作效率。
2、有效掌控事件的本质,完全地抓住了事件的主骨架,把事件打回原形思考。
3、简单、方便,易于理解、使用,富有启发意义。
4、有助于思路的条理化,杜绝盲目性;有助于全面思考问题,从而避免在流程设计中遗漏项目。
以上关于5W2H分析法起源、特点、适用范围、优势的介绍来源于网络,特此说明。
5W2H分析法,也可以认为是清单思维的一种体现,从7个不同的维度对事情或问题进行深入剖析,综合考虑各种影响因素,找出阻碍问题解决的关键因素,再根据关键因素有针对性的去思考解决办法。
分析问题的过程,其实就是把大问题拆解成一个一个待解决的小问题。
具体拆解到什么样颗粒度的大小,依据实际情况而定,可参考如下问题/目标拆解的通用原则
三、解决问题:找到导致问题的关键因素,分清主次逐个击破
经过5W2H方法的深入分析,找出阻碍解决问题的关键因素后,我们要做的就是果断行动,逐个击破。
实际解决问题的行动,主要也是从“人事时地因法钱”7个维度展开,时刻把握阻碍问题解决的核心和关键,不同的因素采用不同而有效的方法,逐一消除阻碍因素,进而从根本上解决问题。
人:谁的行为导致问题的发生,受影响对象是哪些人,需要谁来负责解决,谁来协助
事:具体是什么问题,问题带来的风险是什么
时:问题发生的时间,具体情境
地:问题发生的地点,解决问题的地点
因:“人事时地因法钱“7个维度,抽丝剥茧分析定位,找出藏在问题背后的根本原因
法:综合评估现有力量能否解决
自己能解决,如何去做?
不能解决时向谁求助?求助时要迅速讲清问题的来龙去脉,自己需要什么帮助和配套资源?
钱:解决问题的代价是什么,时间成本是多少,需要付出多少精力,花费多少钱
解决大问题的过程,其实就是给拆解后的每一个小问题找到正确的解决方法;拆解出的小问题都解决了,大问题自然而然也就不存在了。
当然,实际生活中我们面对的问题是各种各样,异常复杂的,只要我们用心去思考、分析,总能找到恰当的解决方案。
四、管理问题:复盘、反思、经验总结,为将来储备经验
上一份工作部分内容是IT系统用户支持,在工作过程中学到了很多有价值的东西,这份经历对我的工作和学习思路也有很大影响。
由于工作性质,本文不涉及具体问题,只从IT运维的角度谈谈通用做法。
01.主要从以下几个方面记录问题:问题序号、问题描述、问题类型、提出人、提出时间、原因、解决方案、处理责任人、解决进展、解决时间、备注信息等。
如“问题类型”就是对问题的类型做区分,常见工具或系统问题一般可分为:操作性问题、易用性问题、用户操作失误、系统Bug、暂无功能等。
02.定期分析已解决问题之间的共性,总结提炼解决同类问题的通用流程,写出FAQ(常见的问题项目与对应解答)。
03.复杂或特殊问题:单独记录解决办法,输出文档,以便后续遇到时供自己或他人查阅参考。
04.大量用户的共性问题,可以提出系统或流程优化方案,达到优化系统或流程的目的,进而从源头解决问题。如果条件暂时不具备,做好记录和跟踪,等条件具备时再去推动解决。
综上可知,管理问题的核心在于:
利用通用流程和工具保证工作效率;
通过分析问题,总结出有参考价值的经验,为将来解决问题做经验储备。
五、做一个值得被帮助的人,从提出有价值的问题开始!
向他人求助时,要提出有价值的问题,不能拿没有价值或常识性的问题重复性询问,这样会给人一种做事态度不积极的印象,有形无形中也会让人反感。
尝试了所有的办法仍未解决问题时,再去求助,这样对被求助者也是一种起码的尊重。
遇到问题之后,首先要做的是分析问题原因、找到解决问题的阻碍、考虑下一步该怎么做,而不是张口就去问别人、发朋友圈,不经独立思考的去求助。
把工作中遇到的问题和总结的经验,详细记录下来,应用到以后的工作、生活当中,提高效率。
我们应该养成解决问题的思维方式,这样当生活中遇到困难时,就不会因为没有解决问题的思路和办法,而措手不及手忙脚乱。
解决问题后,要有意识的去反思、总结,得出有参考价值的经验,为将来做经验储备。
独立自考、主动思考和分析,遇到问题后你做的所有动作,都可以认为是态度积极的表现。如果所有问题都寄希望于别人的帮助,那我们的人生还有什么意义呢?
生活就是一个问题摞着另一个问题,层层叠加,没有尽头,只要我们用心观察和思考,解决办法总会比问题多一个。
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