手叔曾经有一位神一般的领导,他最辉煌的神坛就在会议室。无论任何议题、任何时候,他打断你问的第一个问题,几乎一定是你自己逻辑上的弱点或漏洞。然后,无论你是否能回答这个问题,他紧接着问你的第二个问题,几乎就让你哑口无言却又醍醐灌顶般的明白,之前自己的考虑哪里不合理,下一步该考虑什么因素来完成改进。最后,他往往又一句话宽慰到你,而此时的你,在他的三言两语后,对于下一步的工作往往也理解的很清晰。
甚至有一次汇报其实已经把他说睡着了,他中间两次打起呼来,但是当发言结束,他还是能像有人戳了他一样,睁开眼睛叹口气,然后立刻说:“你把PPT翻到xxx的那一张,不是这个,是前面两页。” 然后,用两个问题引导发言人自己发现改进空间。
我们无不跪服,再苦再累也都一直跟着他。后来会议越来越多,一两个月就要将全国的同事汇在一地,他依然是无论你做的多好,总能被他指出改进空间来。而我们,痛并快乐着的,无论地域,每一次都想参会学习。
你身边一定也有类似的大神吧。
我们自然会在饭桌上问他,他说你们中间有几个人也许能练出来,这不是同理心、不是熟能生巧、也不是完全天生。他说确实很多是日久天长养成的感觉,但除此以外,他看问题的颗粒度是越来越细致,越细致约容易结构化,在每一个剖面看分工,看到的责权也就越清晰。
天啊,我不禁想起【时间颗粒度】这个概念。这个概念不仅仅实用,影响我们的工作与生活,而且也是我们职业化程度的一个重要表征。
刘润说,时间颗粒度,就是一个人安排时间的基本单位,可以看出一个人的职业化程度。
先说说概念,比如我们常常在周六想,还有1个小时到10点,中午还没到,我再睡会~ 这是因为我想破罐破摔的,在下一个时间单位到来之前都睡觉,这时我是以上午、中午、下午、晚上为时间颗粒度思考的。
如果你订了一份外卖,预计送达时间已过去2分钟,你由于饭后要赶去开会,所以着急地致电配送员:
时间颗粒度为3小时的配送员会说,你等等啊,这不中午就送到啦。
时间颗粒度为1小时的配送员会说,我在路上啦,你等等我,一会就到,迟不了几分钟。
时间颗粒度为半小时的配送员会说,我怕耽误事提前出来的,还有2分钟到。
所以,首先我们要理解别人的时间颗粒度,外卖中午会到,而食客是以半小时来安排时间的,自然会如火上蚂蚁。理解了对方的考量,才有可能互相尊重,良好协作。
其次,我们要提升自己的时间颗粒度,如果你现在是以半天、3个小时、2个小时为单位安排时间,也不必自责,随着你的时间越来越值钱,你的颗粒度自然会细致起来。
但是,当和别人打交道的时候,更具职业素养的商业人士,会懂得至少以30分钟为单位安排时间,以1分钟为单位信守约定时间。这就是职业化。
最后,我们要善用日历管理时间颗粒度,你挑选一种手机和电脑能同步的顺手工具即可。
罗振宇的朋友知道现在的罗胖,是以10分钟为单位安排自己时间的时候,都很震惊。这也许就是我们发现自己这位神一样的领导是以单次逻辑推演为颗粒度来思考时,一样震惊的原因。
时间颗粒度,有助于我们理解协作方,提升个人职业化程度;
看问题的颗粒度,也一样有助于我们提升个人专业程度。
而今天,听到刘润讲解的会议时间成本,手叔这位领导真的放缓了召集会议的频次。
会议的时间成本=参会人的时间成本 × 参会人数 × 会议时长
如果认为手叔和同事每小时的时间成本为200元,一次十人参与的3小时会议成本就是6000元,如果会议结论没有这6000元重要,那么这次会议的发起,在商务层面就是失败的。
更可怕的是,财务本来会审核公司的每一分开销,但偏偏这巨大的时间成本却无人管理。
我直接总结刘润老师的观点吧:
开会,是一个用时间换结论的商业模式。所以我增加结论价值,减小时间成本:缩短时长、精简人数。
开会的第一个结论价值,是共识。共识会议的目的是统一思想或信息,这种会议能不开就不开,可以用异步沟通方式如邮件、短信、微信等方式代替。
开会的第二个结论价值,叫共创,比如研讨会、战略会、头脑风暴会等,这种会议要用专业的方法开,如六项思考帽、KT法、罗伯特议事规则等。会前也应充分准备达成结论的资料,会议之中以达成结论为导向,会议之后发出3W会议纪要:WHO do WHAT by WHEN。
手叔几年以前刚开始写会议记录的时候,也总是下笔千言然后被骂没有重点。
但现在你是否已经明白,会议到底是怎么样达成了结论,又怎么样成为会议中明辨是非的神级人物呢?
手叔总结如下:
1. 提升个人职业化程度,提升自己的时间颗粒度,让自己的时间更值钱;
2. 提升思考与看问题的颗粒度,看清楚每一步逻辑的责权利;
3. 发掘结论价值,在会议中以结论为导向,在记录中明确WHO do WHAT by WHEN。