开会,是职场工作的重要组成部分。有那么几年,因为工作性质的原因,我几乎每天穿梭在back-to-back meetings中。有时是讨论者,有时是主持,有时是问题发起人,这让我有很多机会观察和反省如何高质量地开会。接下来分享几个经过实践验证的小经验。
大家一定学习过很多关于演讲或者成果展示的技巧,却甚少运用于日常会议中。其实一场高效的会议通常从有代入感、目标感的开场白开始。花一点时间准备开场白,会让你主持的会议事半功倍。一个如何组织开场白的小套路,称为GBOAT.
Grabber -- Background -- Objective -- Agenda -- Timeframe
Grabber
80%的会议从闲聊开始,主持人与最早到场的人寒暄,与熟识的同事聊一聊家常,大家企图在一片其乐融融的气氛中进入工作主题。但这种方式有很大的副作用,例如导致会议超时,参会人太casual,花更多时间让所有人注意力集中等等。高效的会议主持也有暖场,但会从更贴合主题的话题开始。比如抛出前瞻性的话题;讲一个启发性的故事;展示部分数据统计;引用某高层的讲话。说个相关性强的段子或者笑话,当然也是作为开场白的好主意。但以段子开场的前提是作为主持人的你本人很有幽默感,能自如的hold住笑话,否则不要轻易尝试。记得我们在“合作伙伴”进阶中提到的么?客观认清自己的人设,从每件小事的表现上强化它,不要刻意为之。对于”幽默感“这盏技能灯还没有点亮的人,回到抛话题,讲故事,引经据典的办法,仍然会非常有效。
Background & Objective
Grabber不需要很长,三两句话即可。接下来要逐步让与会者进入会议状态。与演讲类似,首先是介绍会议的背景。你是谁,谁是谁,为什么大家要坐在一起。如果有必要,可以细分与会者,谁将是决策人,谁是主要讨论人,谁是核心参与者等等。
然后转入会议目标。通过这场会议,听众能获得什么价值,达成什么任务。复杂情况下,参会因身份的不同,可能会有不同的目标。我们需要着重阐明大家的共同目标。让会议始终围绕着目标和主题进行。
Agenda
有经验的主持人会在会议邀请中列出议程,在会议开始前更新或发出议程提醒。但我们不能保证每个人都做了充分的会前准备,简单暖场,介绍会议背景和目标之后,再次口头梳理会议的议程仍然十分有必要。
Timeframe or Tone
最后是会议时间,包括总时长和每项议题的时长。控制好会议时间是身为主持人重要的目标,也是每个参会人的目标之一。只拥有15分钟左右全情专注时间,是人类无法改变的天性。如果报告超过40分钟,至少一半人会走神。如果一个话题的讨论超过1小时,客观理性将大打折扣。更重要的事,大家还有下一个会,下下一个会,每人能真心愉快地接受超时。:)
有时我觉得T也可以代表tone。你想给会议设定怎样的基调?专注的,互动式的或者打鸡血式?但Tone不一定要直接表达出来,从Grabber, Background, Objective, Agenda和Timeframe的称述中,自然流露是更高阶的方式。
下次开会,你可以试试这个套路。可以分段把每一部分写下来,会前做点小练习。多实践几次,套路会变成技巧,最终得心应手,成为工作专业性的标志。