开会，是职场工作的重要组成部分。有那么几年，因为工作性质的原因，我几乎每天穿梭在back-to-back meetings中。有时是讨论者，有时是主持，有时是问题发起人，这让我有很多机会观察和反省如何高质量地开会。接下来分享几个经过实践验证的小经验。
大家一定学习过很多关于演讲或者成果展示的技巧，却甚少运用于日常会议中。其实一场高效的会议通常从有代入感、目标感的开场白开始。花一点时间准备开场白，会让你主持的会议事半功倍。一个如何组织开场白的小套路，称为GBOAT.
Grabber -- Background -- Objective -- Agenda -- Timeframe
Grabber
80%的会议从闲聊开始，主持人与最早到场的人寒暄，与熟识的同事聊一聊家常，大家企图在一片其乐融融的气氛中进入工作主题。但这种方式有很大的副作用，例如导致会议超时，参会人太casual，花更多时间让所有人注意力集中等等。高效的会议主持也有暖场，但会从更贴合主题的话题开始。比如抛出前瞻性的话题；讲一个启发性的故事；展示部分数据统计；引用某高层的讲话。说个相关性强的段子或者笑话，当然也是作为开场白的好主意。但以段子开场的前提是作为主持人的你本人很有幽默感，能自如的hold住笑话，否则不要轻易尝试。记得我们在“合作伙伴”进阶中提到的么？客观认清自己的人设，从每件小事的表现上强化它，不要刻意为之。对于”幽默感“这盏技能灯还没有点亮的人，回到抛话题，讲故事，引经据典的办法，仍然会非常有效。
Background & Objective
Grabber不需要很长，三两句话即可。接下来要逐步让与会者进入会议状态。与演讲类似，首先是介绍会议的背景。你是谁，谁是谁，为什么大家要坐在一起。如果有必要，可以细分与会者，谁将是决策人，谁是主要讨论人，谁是核心参与者等等。
然后转入会议目标。通过这场会议，听众能获得什么价值，达成什么任务。复杂情况下，参会因身份的不同，可能会有不同的目标。我们需要着重阐明大家的共同目标。让会议始终围绕着目标和主题进行。
Agenda
有经验的主持人会在会议邀请中列出议程，在会议开始前更新或发出议程提醒。但我们不能保证每个人都做了充分的会前准备，简单暖场，介绍会议背景和目标之后，再次口头梳理会议的议程仍然十分有必要。
Timeframe or Tone
最后是会议时间，包括总时长和每项议题的时长。控制好会议时间是身为主持人重要的目标，也是每个参会人的目标之一。只拥有15分钟左右全情专注时间，是人类无法改变的天性。如果报告超过40分钟，至少一半人会走神。如果一个话题的讨论超过1小时，客观理性将大打折扣。更重要的事，大家还有下一个会，下下一个会，每人能真心愉快地接受超时。：）
有时我觉得T也可以代表tone。你想给会议设定怎样的基调？专注的，互动式的或者打鸡血式？但Tone不一定要直接表达出来，从Grabber, Background, Objective, Agenda和Timeframe的称述中，自然流露是更高阶的方式。
下次开会，你可以试试这个套路。可以分段把每一部分写下来，会前做点小练习。多实践几次，套路会变成技巧，最终得心应手，成为工作专业性的标志。
