掌握了项目例会4要素,你会爱上开会的

00 引言

即使是在顶级的公司,也会存在无效的会议。而在一个项目中,无效的会议就会更多,没有精心的准备,那么会议就起不到本身所达到的效果。
而如何准备开好一个会议,还是有一些诀窍的,下面项目例会的四要素可以助项目经理一臂之力。


要素1:准备

项目例会要做好准备工作,这些准备工作包括了以下几个方面:
会议目的:通过这次会议要达成什么样的目的,是为了解决问题还是为了传达指示,是汇报工作还是头脑风暴,和确定项目的范围类似,参加会议前要明确会议的目的。
参会人员:要确定哪些人员会参加会议,在参加会议之前要把名单进行筛选出来,谁是会议召集人,谁是会议主持人,哪些人必须要出席,哪些人可以不用非要到场,哪些人需要准备材料,哪些人负责发言,同时需要确定谁进行会议记录。
会议道具:会议道具要提前准备好,如果是通过会议室,那么需要提前进行预订,同时需要准备笔记本电脑和投影仪以及相关的桌椅板凳等基础设备。如果有必要的话,提前准备一些笔和纸张,如果需要现场展示,可以增加一些大的白板和水笔。


要素2:沟通
沟通的前提是需要制定出会议的日程和活动列表,要制定要让与会人员知道会议的相关信息。这样他们就清楚的知道应该在什么时间到达,并按照会议要求提前做好相关准备,可能是上一次遗留的问题是否有了最终的结果,又或者是需要提出新的议题等。
他们在会议之前可能会有一些问题,这个时候要及时的进行解答,对于和会议有冲突的人员,需要和对方确定行程,如果是关键人员,则需要确定能否安排其他人员代替以及改变相应的会议日程。

要素3:控制

会议需要一个主持人来进行控制,使得会议严格按照既定的程序进行,避免会议偏题或拖延。在会议上避免无休止的讨论,对于细节问题可以暂时记录下来,等待会后进行单独讨论。
如果是汇报性的会议,尽量保持汇报简洁,说事件的重点进展和下周计划以及求助等。对于存在疑问的地方,等会议主要流程结束后,可以留出单独的时间来进行讨论,但讨论不能过于纠结细节,可以指定相应的责任人和确定相应的时间表,会后再进行跟踪。


要素4:总结

最后,开完会后需要进行总结,这个总结一般也称为会议纪要或者备忘录,对于会议的主要讨论内容按照模块或者分类进行2-3句话的总结。
如果存在遗留问题,那么对这些问题需要逐一列出来,后面附上责任人和解决时间,推动发起人和责任人在会后单独讨论并跟踪处理,并以此作为下一次会议的输入材料。
会议记录完成后需要及时发布给参会人员,对于会议记录存在疑虑的,如有必要可以提前给关键参与人提前确认。其实,没有必要的会就不要开了,而有的时候临时性的站会可以解决许多问题;


不要让会议开成批斗大会,失去了会议原有的意义!

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