先来欣赏:
几分钟生成是这样的效果:
共有16张植物卡片,分布在4个WORD页面上。
当然,如果你愿意,可以收集上百上千种植物,来一次生成上百上千张植物卡片。
神奇吗?这就是WORD“邮件合并”的超强本领!
“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单、准考证、入场证、一卡通等。
在什么情况下,我们选择使用此功能呢?一是我们需要制作的数量比较大,比如成百上千张准考证;二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如本文例子中:植物卡片的格式、条目、植物信息类别等,这些都是固定不变的内容;而具体植物信息就属于变化的内容,其中变化的部分可以由数据表中含有标题行的数据记录来表示。满足以上两种情况,就请放心大胆地使用“邮件合并”吧!
下面,开始跟我走起:
工具:word2010、excel2010
第一步:收集材料
1、将所需植物图片统统放入“植物图片”文件夹:
2、将所需植物信息收入“常见植物用途”工作薄:
第二步:建立范本文件
1、在“植物图片”文件夹中,新建一“范本”文档:
*重要的事情说三遍:
“范本”文档建在“植物图片”文件夹中!
“范本”文档建在“植物图片”文件夹中!
“范本”文档建在“植物图片”文件夹中!
2、打开“范本”文件,用一虚框表格,将一页面均分成四部分,在左上第一部分处,画出植物卡片外形,同时,将每种植物卡片中都有的文字填入表格:
3、利用邮件合并功能完成范本文件制作:
(1)启用邮件合并,选合并为信函:
(2)选取数据源:
(3)插入合并域:
(4)利用域,将第一张植物图片插入
①此处的文件名可随意取。
②看到“无法显示链接的图像……”,不要慌
③按“Alt+F9”组合键,切换到域代码状态下:
④把随意起的文件名,利用合并域,换成“中文名”:
⑤在光标闪烁处输入扩展名“.jpg”(此处特别注意:插入域“中文名”后,光标一定不要改变位置):
⑥按“Alt+F9”组合键,切换到图片状态下:
⑦(注意:此处,先将文件保存,当然,保存位置还是和植物图片在同一个文件夹)选择整个文档,用F9键,刷出第一副图片,此时第一张植物卡片雏形完成:
(5)在同一页面上,复制出其他三张植物卡片
①在第一副植物图片后,插入规则“下一记录”,如不插入,则同一页面上的四张植物卡片为同一种植物:
②复制出其他三张植物卡片:
③但,此时,除了第一副图片是域嵌入式图片,其他三副图片都是简单图片格式。需:复制第一副图片所在单元格,覆盖其他三副图片所在单元格,并在最后一副图片后,删除规则“一下条记录”(邮件合并默认在切换到下一页面时,记录自动更新为下一记录):
至此,范本文件生成完毕!
第三步:生成所有植物卡片
(1)完成合并
①合并所有记录:
②自动生成“信函1”文档,此时,你别因为所有的图片都一样而吃惊哦:
③保存“信函1”文档,特别提醒:保存位置也是和图片在同一文件夹,否则刷不出图片哦:
④见证奇迹的时刻到来了:
选中整篇文档,是整篇文档,F9键刷新,所有的图片都变成了与中文名相符合的图片,神奇吧!
好了!大功告成!