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小布的故事
每天打开电脑，登陆OA系统就会看到无数的邮件和发文公告。80%的邮件都是只需要浏览或者保存的文件，另外20%的邮件是需要自己处理和完成的任务。而这20%邮件中只有20%是需要紧急处理或者及其重要的任务。
小布是一个努力工作的人，每天上班的第一件事情就是打开OA系统，处理邮件。看看今天又有什么样的任务等待着自己。及时处理OA邮件任务是小布每天的头等大事，这关乎着小布在同事和领导心目的努力形象。
慢慢的小布发现OA邮件越来越多，需要处理的任务也越来越多。同事和领导交办小布的任务也越来越多，有的甚至不是小布工作职责范围内的任务。
小布发现自己正处于焦虑之中，自己的重点工作任务不能在上班时间保质保量完成，有时候需要加班才能够完成，而且质量不高。领导虽然没有对小布发火，但是小布能够感受到领导对自己的失望。
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小布到底出了什么问题？
小布越是努力越感到力不从心。根本原因是小布没有抓住重点。工作任务是永远也处理不完，只有在有限的时间里完成最重要、最紧急的事情，我们才能从焦虑中走出来。也只有先完成最重要、最紧急的任务，领导才能够感受到我们是在做事情，而不是在瞎忙。
为什么小布每天都会先处理掉OA邮件中的任务，而不去先做重要紧急的事情呢？
认为OA邮件中的任务都是优先级高的事情
我们可以这样来看，OA邮件中都是他人给自己安排的任务。而那些重要紧急的任务都是自己给自己安排的任务。小布心里的想法是这样的，他人安排的事情优先级总是大于自己安排的事情。
这跟我们从小受到的教育是相关的。父母和老师总是教育我们设身处地为他人考虑，要礼让他人，不要总是替自己考虑，要大公无私。慢慢的我们会形成一种习惯，这种习惯叫做为了他人眼中的完美人物而活，委曲求全，迷失自我。
重要紧急的事情总是复杂的，耗时的任务
之所以重要，是事情复杂，事情难办，事情涉及范围广。当任务艰巨时，人的第一反应就是退缩。这反映在普遍的拖延症上。想想我们一直拖延的事情，是不是都是自己认为复杂，或者本身就是复杂的任务。
紧急的事情，有可能是自己拖延导致事情变为紧急，也有可能是他人拖延导致事情变为紧急。这本身也反映在事情复杂程度大。人天生就是趋利避害的动物。重要的事情需要耗费我们大量的精力和时间，而人的本能是保存精力，以防危险情况下可以做出迅速反映。
已经养成了习惯
每天上班第一件事情就是打开OA系统，已经成为了小布的习惯。那天没有打开OA系统，反倒是觉得浑身不自在，好像与整个世界脱离了关系一样。这就像是现在人民每天不打开微信，就觉得与世隔绝的感觉一样。
如果小布每天工作的第一件事情就是完成重点任务，会让小布感觉天都要塌下来的感觉。有可能小布在出门上班的时候就已经开始畏缩、害怕、排斥。心态上的泄气才是真正的敌人。
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小布到底如何才能改变现状呢？
自己的重点任务
首先小布需要找到自己的重点任务。什么事情是小布每天的工作重点任务呢？绝对不是领导交办的任务，也不是同事交办的任务。而是自己认为的重点任务。
什么是自己认为的重点任务呢？这个跟领导或者同事交办的任务有何不同呢？有个公式可以直接做出解释。自己的重点任务=自己的兴趣范围+自己的擅长领域+自己的价值体现。
自己的兴趣范围是所有工作的前提，每个人都有自己感兴趣的领域。只有自己在兴趣范围内完成的事情才是最容易沉浸下来的事情。不要误认为我们的工作内容是被动安排的，在自己工作范围内找不到自己兴趣的事情。任何职责范围都可以找到自己感兴趣的事情来做。
自己的擅长领域是在相同时间内你比一般人能够有更高的精深可能性。有时候兴趣与擅长是相一致的，有时候兴趣和擅长不一致。这些都没有关系，任何兴趣和擅长范围之内的事情都能够成就你，它们都是你重要任务的可选范围。
自己的价值体现是从结果成效来看。有些事情做的过程中可能会很痛苦，也不是自己兴趣或者擅长范围内的事情。但是其结果可以体现自身的价值，它们也将是你重点工作范围的任务。说不定当自己获得了成果，看到了自己的价值体现之后，这件事会慢慢喜欢，也有可能会慢慢擅长起来。
找到自己重点任务的小技巧
1.找出一张白纸，问答以下几个问题。
2.我很快乐，当我在工作时做什么事情的时候。
3.我比别人要更快更好更高效完成事情，当我在工作时做什么事情的时候。
4.我感到非常有成就感，当我在工作时做什么事情的时候。
5.汇总2-4步的事情，找到有共性的事情就是自己的重点任务。
分解复杂任务
然后小布需要懂得分解复杂任务。分解即是拆分任务，梳理流程，封装项目。原则既是将复杂任务拆分的足够简单，让人一拿到手就可以开始做，启动成本几乎为零。
火箭脱离地球的过程可以非常形象的说明人在完成一件事情的时候，最开始阶段是最为困难，也是最耗费精力的。如何让自己在每天工作的一开始就顺利启动，步入正轨呢？拆分任务，将复杂的事情拆解为一件件非常容易的事情。
任务拆解有两种方法，一种是简单粗暴法。在我们面对陌生或者不熟悉的事物时，可以采取简单粗暴，将它们按照时间、空间来平均划分。另一种是流程梳理法。在我们面对熟悉的事物时，尽量梳理出任务的流程，按照流程来分解任务。
梳理流程一方面是让自己的做事方式更加标准流程化，另一方面是让我们做事情有封装项目化思维。
什么是封装项目化思维？我们可以想象一个衣柜里塞满了衣服，如果你想要找一双袜子，可能要花费很多时间才能够找到。
如果我们采用封装项目化思维，就可以将衣柜有小箱子分割开来，每个小箱子按照衣服的类别来划分，比如短袖箱子、内衣箱子、袜子箱子、短裤箱子……
当我们将任务按照项目化思维来分解，我们可以更容易的修改项目内容，完善项目流程，更容易拆分项目。
分解复杂任务的小技巧
1.这件事是自己熟悉的事情吗？
2.如果是不熟悉的，就采用简单粗暴法来分解任务。
3.在做这件任务的同时，记录下任务完成的流程。
4.如果是熟悉的，就采用流程梳理法。
5.找出此类任务之前梳理的流程，按照项目封装思维来划分任务。
养成做最重要事情的习惯
最后小布要养成每天第一件事情做最重要的事情的习惯。习惯是需要养成的，不要着急慢慢来。小布可以每天上班打开OA系统来查看有那些任务需要完成。但仅仅是记录下有那些任务。它们可能是领导和同事交办的任务，也可能是非常紧急的任务。
梳理完毕所有任务后，需要将OA系统中的任务和自己已经制定好的任务重新进行优先级的排序。找出自己需要首先完成的任务是哪一件。再按照项目分解的思维来执行任务。
养成习惯的仪式
养成良好的习惯需要一个针对此类习惯的仪式。我的仪式是这样的。
1.打开电脑，准备好茶饮。
2.打开OA系统，梳理OA系统中的任务。
3.与自己制定好的任务进行优先级重新排序。
4.选择第一件需要做的事情，如果是复杂事件需要分解。
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小布养成了新的工作习惯
小布慢慢转变了自己的观念，也养成了新的工作习惯。每天都从重要任务开始，领导和同事都觉得小布进步很大。小布自己心里也想着自己比以前更加成熟了，更加胜任自己的工作了。焦虑感减轻了不少。
