时间管理 | 一个比暑假还要长的寒假,你忙乱了吗?

二月的一个清晨,清清收到单位一个通知,为阻隔疫情将继续停工,复工时间等待通知。春节假期突然就变为寒假假期,这让清清一下子多出了N倍的时间,清清原定的计划也同时被打乱,日子过得开始出现混乱,日夜开始无分界限~

清清知道当某一时刻不期而至的时侯,选择作出什么样的决策将直接影响未来的结果。清清过了三周混沌的日子后,决定寻找自救的方法。她跟闺蜜律律吐露自己的想法,律律听了为闺蜜高兴,清清终于意识到时间不能这样白白浪费掉了。

律律是精时力管理的掌门人,不管是工作还是生活都一直保持着自律而又高效的节奏。

律律向清清推荐了戴维·艾伦的《搞定I》,让她好好读读,对于目前清清希望解决的问题,在书中第286页有相关的建议。戴维·艾伦在书中提到,评估方法对行动的决策过程是否有帮助可以参考某一时间具体行动的“四标准法”、每日工作的”三分类法”、检视工作的“六层次法”。律律继续说道,解决这个时间段问题可以先从最底层的“四标准法”开始入手。

【R:原文片段】

确定某一时刻具体行动的"四标准法"。在星期三下午3点22分时,你如何选择下一步行动呢?这个时候,你可以按顺序采用下面4个标准:情境、有多少时间、有多少精力和重要性。

前3个标准描述了你每次采取行动的制约因素,第四个标准则是评估行动的价值大小。

情景:每时每刻,你都会受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求(像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法),但是,大多数事情都只能在特定的地点完成(在家或办公室),或者需要借助某些特定的工具(如一部电话、一部电脑),而这正是限制我们行动选择的首要因素。

有多少时间:你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你必须去开会,你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。

有多少精力:你有多少精力呢?某些事情需要你头脑清醒,思路清晰,富于创造力,而另一些只要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。

重要性:当你考虑了情境、时间、精力这3个条件后,最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。

现在你有一个小时的时间,你坐在办公室里守着电脑和电话,你的精力指数为7.3,你应该做些什么呢?给客户回个电话,考虑一下新的提案,处理一下语音信箱里的留言和电子邮件,或者联系一下你的朋友,看一看他今天过得怎么样?

“四标准法”是指从情景、时间、精力、重要性四个标准,顺序进行分析评估筛选,帮助你确定某个时间点做什么,最终合理高效地确定具体行动。其中,情景、时间、精力是制约因素,主要用来判断行动是否具备条件,重要性则是评估行动的价值。其目的是尽管在面对纷繁复杂的选项面前也能确定选择标准并按照标准筛选,确定最优选项的一种方法。

那如何使用“四标准法”呢?可依据下列的细化步骤进行:

1.情境评估

(1)首先要评估对场所、地点是否有特殊要求,其次评场所、地点是否具备条件;场所、地点是制约行动选择的第一因素,是情景评估的关键因素;虽然有些行动对地点没有特殊要求,但我们还是要先进行评估。

(2)其次,评估工具如电脑、投影仪、软件等工具是否具备;地点和工具是物理条件的评估,其组成的情景模式是限制我们行动选择的首要因素;不具备,行动就难以开展,安排就无法落地。

2.时间评估

情境评估完了,就要分析自身可使用时间的长短,并选择与之匹配的行动。自己可支配的时间少于完成行动完成时间,行动就完成不了,多于完成时间,就会产生时间浪费。时间长短是选择行动的重要因素。

3.精力评估

行动需要精力,我们需要从当前的脑力、体力两方面来筛选行动,使自身精力匹配行动。

4.重要性评估

最后对各个行动进行价值分析,看哪项行动回报最高,价值最大,并最终确定价值最大的下一步具体行动。

清清假期间的“忙乱”是因为没有工作时间、生活时间、通勤时间等的正常划分,场景也没有较大的切换,因此,利用“四标准法”的情景、时间、精力和重要性的细化步骤,清清将在家期间的行动做了如下的安排与分类:

1.情境划分:客厅作为家庭生活场所、书房作为工作和上课的活动场所、厨房是保证一日三餐的基地、睡房专门用于休息、阳台为运动场所。

2.时间划分:将一天要做的事情列出清单,预估所需用时。比如某天的事项清单有完成一季度工作计划约80分钟、早餐20分钟、午餐60分钟、晚餐60分钟,体操15分钟、上课45分钟(非直播课)、午休35分钟、电影90分钟、亲子时间40分钟。

3.精力划分:对于工作项目要求精力值在7以上,重点项目需要在8以上、日常家务或杂务可以在精力值低于6时安排,需要补充精力值时安排适当运动或餐食。

4.重要性划分:放假在家,工作上不会有太多的重大项目,主要是做好工作计划等复工后可以快速进入工作状态做准备。因为活动的机会少了,生活上重要的事情以合理安排一日三餐为主,并确保适量的运动和正常的作息时间,以保持健康的体魄最重要。

因此,当清清一睡醒来洗漱完毕,吃过早餐之后不知道该做什么的时侯,通过“四标准法”这个有效的工具便可以来判断,根据重要性及精力划分,这个时刻是高精力时段,可以到书房用80分钟时间先处理工作,完成一季度工作计划。

工作计划完成时间比预期多用20分钟,清清的精力值也下降较快,根据时间与精力划分,这时候要么做家务,要么做运动补充精力值,距离中午12点还有70分钟,体操+上课是60分钟,上完课刚好到午餐时间,因此这时候清清选择先到阳台做15分钟体操,通过运动补充精力值,然后再到书房上课。

在这个过程中,清清不断将自己的执行情况反馈给律律,律律除了鼓励还会适当的给出一些建意。

现在清清特别庆幸,自己在这特殊的疫情时间,用“四标准法”拯救了自己,生活过得越来越规律而富足。

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