如何做好时间管理?请先把“四象限法则”丢掉!

时间有多重要你们知道吗?

当我们出生拥有的只有时间,我们去世是因为我们的时间用完了。时间是我们在世界上存在的唯一保障。

一天只有24小时,算上睡觉休息时间,真正可以用来有效利用的时间少的可怜,到底怎样安排才能最大化的利用好一天呢?

了解过时间管理的小伙伴们一定对“时间管理四象限”不陌生。

简单点就是“就是要事优先的具体化”(如果没了解过自己去面壁~)

时间管理四象限

很多人以为使用“时间管理四象限”来安排自己手头任务就能让自己不再陷入杂忙乱中,但是却发现自己更加焦忌和自责了。

其实“时间管理四象限”并不能让你真正摆脱焦虑,接下来我会和大家分享如何管理好要事的方法。

首先我简单跟大家分享一个日常,小Y是做营销的,她按照“时间管理四象限的”方法去安排了自己一天的时间,结果差点累死自己。

因为在列任务的阶段她就很纠结很到底哪个任务更紧急,每天安排任务就用了很大精力......

这还不算什么,到执行任务的时候,小Y发现,明明她排第一优先的任务,已经不想去做了......

反而在手机上看看文章,和同事聊一聊日常反而占用了大块的时间......

这可能也是其他人的现状,为什么越重要的事情我们似乎越是拖着不想做呢?

原因是,四象限适合用来思考人生大战略,不太适合用来制定日常任务。

真正想要做到时间管理,将要事先做好,重要的任务安排好,光靠自己想象可不行,必须得使用合适的时间管理工具。

如果每个人都不费吹之力就能事事心想事成,那初心就不用哼哧哼哧写文章教大家怎么办啦!

我们为你整理了一套时间管理方法~

首先让我们来了解一下什么是「要事」

要事,更应该理解为“要去做的事”我们每天偶有固定和增加的任务,也需要休息时间和娱乐。

要想高效处理「要事」,你需要掌握四个时间管理工具:

一、随手记

开始做时间管理,很多人就习惯找张纸,想一想当天要做的事情,然后列出一份清单。

这种方法是错误的!

因为你列在清单上的事情一定都是很紧急的事情。当人处在一个紧张焦虑的状态时,头脑中只有当下最紧急的情况,是想不到其他事情的。

所以当你去想你今天要做的事情,你可能列出老板吩咐的事、客户催逼的事、即将載止的事、和自己急需改变的事。

但,其中就是不会有重要的事,因为重要的事通常都不紧急。

不要觉得不可思议,比如你遇上了一只老虎,你是不会思考今晚该吃什么的。

清单是要列的,但应该像你在采摘核桃一样,一边走一边收集。

每一天,任何时候,只要你想到有件事情可能应该做,你就应该立刻把它纳入到你的清单里。

这个动作做“随手记”,这是你要学会使用的第一个工具

随手记的时候不要想这件事值不值得做,做不做得好,重要的事,紧急的事,大事小事羞羞事,家事国事天下事,只要是你想到你想做的,都记录下来!

二、待处理清单

而随手记形成的那张什么事情都有的清单叫“待处理清单”,是你经常都要使用的第二个工具。

这张“待处理清单”就是你最重要的时间管理工具,因为它包含了你现阶段所有大事小事。

你接下要做的每一件事都应该从这张清单上来选择,而不是脑子里想到什么做什么了。

在这里需要注意的是“待处理清单"不是“待行动清单”,说明这些事是要经过筛选才能去做的。

因为有很多没必要付出实践的事情,所以时常去看你的待处理清单,并且思考每一件事情,做出筛选。

这时需要一个非常强力的筛选工具——3天原理,它可以帮助你把没必要付出实践的事情都筛掉,留下你确实需要的去做的事。

三、3天原理

当你浏览你列出的“成百上千”条任务清单时,你要这样处理:

  1. 理性思考你列的每一条任务,有些短期做不到的(腹肌...马甲线...)可以单个列长期目标。

  2. 问问自己今天、明天、后天我是否打算花时间去做这件事。

  3. 如果答案是“否”,立刻删掉这件事!千万别纠结!

  4. 如果答案是“是”,想想具体你都要做什么,怎么做。

不用浪费你的脑细胞去想和评估每件事情的难度和进展这些问题,你只需要问问你自己今天、明天、后天(72小时内)是否会做这件事即可。

3天原理的神奇之处在于它迫使你去思考那些重要的事情,并且推动你在72小时之内采取行动。

如果一件事情3天之内你都不打算做什么或者干脆都不知道该怎么做,那你不如忘了它,留着也只是遗憾。

当你下定決心要做什么事,而3天之内没去做,你会去做这件事的机率就趋近于零了。

当筛选完毕,你的待处理清单上就只剩下要做的事了,无所谓重要与否。这时你可能会问,这些事情我应该先做哪个呢?

秘诀就是一一 看!心!情!

四、状态优先法

是的没错,就是看你阴晴不变的心情。

像四象限法则那样,你永远无法选择先做哪一件紧急的事情,就像泡面里有鸡蛋,你永远不知道先吃面还是先吃蛋一样。

因为它们忽视了ー个最基本的事实一一我们是人,不是机器人。如果是机器人,你让它按照流程去做一件事,它一定不会出任何问题。

但我们不是机器人,我们有喜怒哀乐,有阶段状态,状态好的时候,像打了鸡血,什么事情都可以迅速完成,而状态不好的时候,无论你怎么把事情设为重要设为紧急、加粗标红,你一点也不会想做。

非要强迫自己按照事件优先级来做,一旦状态不好没做到,我们不会去质疑方法本身存在问题。

而是经常性的认为是自己的失败,从而陷入深深的自责,这种感觉对自己的状态不会有任何帮助。

人的状态也会有一些普遍性的规律,比如我们早上起床后上午的时间,通常是一天当中最黄金的一段,中午和午后则是最萎靡的一段,晚间我们又会有一段小高潮。

当然也有相反的小伙伴,上午昏昏欲睡,下午热情高涨,反过来工作就好了,完全没问题的。

逐渐观察和适应体会自己在不同时间段的状态,根据状态去安排事情才是最佳的策略。

如果你知道自己每天什么时候状态最好,那么你就可以挑那些有难度的事情放在这个时间段;

如果你发现到此刻状态不佳,就别和自己过不去,去找清单上容易上手的事情做一做。

当你快速完成了一件简单的事情,把它从清单上划掉,你会获得成就感,这种感觉会使你状****态回升。

如此以往你会发现自己时常都像打了鸡血一样,把所有的任务都完成的棒棒哒!

最后总结一下:

1、要事是指的一切要做的事,应该随时随地把它们记录下来(随手记)放进待处理清单。

2、接着运用72小时法则筛选保留那些要尽快采取行动的事情。

3、最后在这些要事中,挑选与你当时状态匹配的事情去做,你就会发现,你的时间利用率比以前高出很多。

当你熟练掌握了这个要事管理方法,你会发现时间久了,精神有了,做什么工作都变得easy~

这四点,你都掌握了吗?行动起来试试看吧!

End

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