我们很多时候都会不自觉的感到每天忙忙碌碌,时间像流水一样,不够用,还没有做一些事情,时间就没有了。
在我们抱怨时间不够用的时候,我们已经让时间从指缝中偷偷的溜走了。转过身,我们发现原来是自己没有管理好时间,才让它如白驹过隙般流逝了!
其实,我也是一个浪费了很多时间的人。在我阅读完这本书之后,我终于找到了管理时间的方法,这本书就是张姣飞所著的《时间管理》。
本书分为两个部分,在第一个部分主要集中阐述了我们要怎样对待时间和度过一个怎么样的人生。
按照当前人们的平均寿命78岁计算,你的一生要花费28.3年的时间用在睡觉上,约占总寿命的1/3;如果每天工作8小时,那么花费在工作上的时间是10.5年;消磨在手机、社交媒体的时间约为9年;吃吃喝喝花去4年;算到最后,真正留给自己的时间只剩下短短的9年。
随后作者通过对比王健林、比尔盖茨等高效能人士的时间表,找出大多数人与高效能人士之间的差距。
随即引入本书的主题——开启时间管理,让你迈入成功的大门。
紧接着作者阐述了时间管理的四个好处:
好处一、掌握运用时间的技巧。时间管理的精髓在于分配时间。
好处二、打败拖延症。
好处三、形成有条不紊的工作作风。
好处四、平衡工作与生活。
本书的第二个部分就是介绍68个时间管理技巧。因为方法比较多,我在这里选择我认为非常有用的三个方法介绍给大家。
方法一:80/20时间分配法
所谓的80/20法则其实就是帕累托法则,这是意大利经济学家帕累托在研究财富和收入模式时发现的,简单点说就是20%的人创造了80%的财富。其实我们要做的就是用20%的时间完成80%的事情。
这就要用到——时间象限法。
划分四个象限:第一象限是重要且紧急的事;第二象限是重要但不紧急的事;第三象限是不重要但紧急的事;第四象限是不重要且不紧急的事。
我们可以把工作分类到这四个象限里,然后根据紧急程度和重要程度处理。把20%的时间投入第一象限和第二象限,完成80%的要事;剩下的时间再考虑第三象限,如果还有时间那就再考虑第四象限。
方法二:标准化输出工作任务
其实细心的人会发现,很多工作都是可以标准化输出的。标准化输出最大的优点在于可以大大节省时间,同时还能出色的完成任务。
例如公司开例会。
首先,确定会议地点、使用会议室的部门、开会的时间及大致散会时间、参会人数、会议保密程度、与会人员习惯等。
其次,了解会议讨论意向,对于能出席的部门经先询问一下要沟通的问题,并将部门经理的回答大致整理会议开始前发给领导。
再次,考虑好会场的布置,如与会人员座次,会场是否要摆放花卉、水果、茶点,是否使用视频、投影、台签等。如果需要,会议当天调试好设备,摆放好会议需要的物品。
最后做好会议记录和总结。
通过这样的流程,你就可以得心应手的做好工作,省时省力。那么如何做到让自己的工作流程化呢?
1.学会判断任务的优先级。
2.坚持做日/周工作计划和总结。
3.每项工作结束后,仔细梳理一遍,想想哪些环节还可以再优化。
4.注重沟通方式,如遇到重大问题或疑难事项要反复确认,以确保万无一失。
5.建立未完成事项提醒。
方法三:利用GTD法则减少焦虑
因为每天需要处理很多事情,有时候难免出现焦虑情况,如何缓解压力、减少焦虑呢?试试这个GTD法则。
GTD就是Getting Things Done,就是“把事情做完”的意思。这是当下比较流行的时间和效率管理方法。GTD法则认为人的压力不是来自于任务本身,而是大量任务在大脑里混沌塞积,造成心里的焦虑和抵触。
GTD法则分为5步:收集、整理、组织、回顾、执行。
收集:把要做的事情列出来形成待办列表。
整理:对列表内容进行分类,从最上面开始,一项项处理。如果花费时间低于2分钟,马上去做。
组织:对于整理完的事组织下一步行动,形成项目,等待处理或者将来处理。
回顾:每周或者每月进行一次回顾与检查,总结完成情况。
执行:根据具体情况安排完成清单上的项目。
通过阅读这本书你将会找到适合你的时间管理方法,相信你也会管理自己的时间,成为一个珍惜时间、善用时间、热爱工作、热爱生活的人。