工作中,常常会遇到形形色色的人,有人思维缜密,逻辑严谨,从来不多说一句多余的话;有人长篇大论,可是论完了,也没能听出个重点来。长时间下来,我慢慢意识到,原来在沟通中,提问能力也很重要,因为一个人如果无法表达清楚他的诉求,那么他就需要被引导,通过层层设问的方式,去抵达问题的本来。否则,常常面临的结果就是“我觉得你不理解我,你觉得我无法沟通。”
沟通对于项目管理有多重要呢?项目的实施基本上都是围绕着前期的需求调研展开,如果没有深刻理解客户需求,那么最常出现的情况可能就是做出来的东西和客户需求不相符,不一致,只能推倒重来。也是在这个沟通的过程中,我一遍又一遍的领悟着其中的艺术。关于提问,刘润老师在得到的《五分钟商学院》中用一篇“提问,是沟通界的C2B”来精确的阐述了如何进行提问,所以这也算是一篇阅读笔记,记录着我掉过的很多次坑。
我们是否需要讨论这个问题?
抽屉一 :继续/中止性问题。
“这是不是我们现在要讨论的问题?谁关心这个问题?讨论的目的是什么?你、我是否需要参加这个讨论?还有谁需要参加这个讨论?讨论的重点是什么?”
某次,我们和客户开需求调研会议,讨论到对于消费者的投诉,系统应该通知到哪些部门,是生产还是销售?由于会议现场,销售,生产都在,而责任落到谁身上,事关绩效考核。所以渐渐的会议的方向就变了,从最初作为系统实施方的我们应该通知谁,到客户内部关于责任划分到哪个部门的管理制度讨论,整整持续一个下午的会议,作为乙方的我们成为了旁观者。在最后内部讨论不出结果的时候,才有人提醒,关于管理制度的问题可以留在会议后进行,毕竟这是一次需求调研会议。
其实会议方向偏离的问题常常出现,想起那句“我们走的太远,以至于忘了为什么而出发”,所以在会议过程中给自己的大脑植入提醒机制,监控着讨论方向是否与会议主题一致已经成为了一种习惯,也许正是因为无数次的陷入这种境地,才让我明白这样做有多么重要。
你说的是什么意思?
抽屉二:澄清性问题
"××是指什么?你是指还是?时间、地点、多久一次、什么比率、什么范围?举个例子?你是不是在说__?"
有时在与客户沟通的过程中,会出现她说了很多,可是我就是无法听明白的情况。这种情况下,再继续倾听是没有意义的,常常需要采用的方式是打断,加入提问。前两天,客户反映说因为之前考虑不周,所以我们做的市场活动运营日报功能不好用,一开始她不断的在讲述希望把各个渠道的运营数据直接导入系统中,而不是汇总后导入。因为前期没有参与项目的需求调研,所以我对于我们所做的功能并不特别清楚,采取的方式就是不断的去澄清问题,我只能向她描述我们现在所做的功能是···样子,你想要的···样子?通过来来回回,反反复复的不断澄清,我才弄明白了她想要表达的意思是什么?
采用澄清性问题的提问方式,其实非常普遍和重要。想起昨晚吃饭,我们点了一份蒜香烤鱼,结果上来的菜没有味道,而且我也没有看见蒜,开始的时候还有点纳闷,为什么蒜香烤鱼没有蒜,直到把服务员叫来一问,才知道我们点的是葱香烤鱼。。。。这种问题很常见,你表达是A,对方听到的是B,对方和你确认你是说的B吗,你脑子里想的却是对方在和你确认是不是A,你点头称是,结果事情结束,发现A怎么成B了?如果一开始服务员能够用她的专业知识告诉我们麻辣,葱香,蒜香有什么区别,当我们下单是葱香的时候,她这个时候能够描述一下葱香是什么味道,放入什么原料,也许就可以把我从思维陷阱中拉出来,避免A变成B了。
我们在澄清问题,其实也是在不断的给予反馈,因为反馈,才能让彼此的理解接近一致。
你的前提条件是什么?
抽屉三:假设性问题
“前提假设什么?你把什么当成必然的了?这是否存在?是不是唯一的?这是好事,还是坏事?”
上次,我们给客户完成了一个邮件自动推送功能,将消费者投诉信息每天定时推送给一组负责人,结果功能上线之后,客户告诉我,推送邮件是有条件的,不是所有的投诉都推送出去,也不是一起推送,而是将投诉按照产品类别,以及消费者投诉的某些特定问题类型推送给不同产品负责人。这一需求补充提出后,我们原来设计的邮件推送功能基本上推倒重来。
之所以出现这样的问题,就是因为我们在前期沟通中没有考虑过前提条件?客户没有想起来说, 我也没有想起来问。其实一旦涉及到一个具体问题的时候,我们讨论的范围往往离不开前提条件,只是有些时候,前提条件沟通双方彼此心知肚明,但是如果默契程度还不够高,在一开始,我们就应该尝试着去限定前提条件。
读完刘润老师的这篇文章很久,但是过了很长时间以后,还是忍不住的拿来重读,这一次先分享了其中的前三个抽屉,下次再说剩下的四个。写到这里的时候,才发现沟通中最关键的是坐在你对面的是谁?
你需要通过前几次的沟通就能够判定出需要采取的沟通方式是什么,是听重要,还是问重要,可能完全得根据沟通对象来确定,凡事都有前提条件,就像这里所说的提问方式,也仅仅适用于工作中一样。