陈芬最近很苦恼，自从上家公司离职后，一直高不成低不就，昨天面试了一家比较合意的公司，但是面试官提了几个问题都没有回答出来。

其中有一个问题就是，请你简单描述一下，你在之前公司是怎样做人事档案管理工作的。

陈芬找到Kim姐姐，希望能找到答案。

首先，我们来分析一下这个问题的来由。

人事档案，这个要怎么回答？其实是想了解什么呢？

Kim姐姐问的第一个问题是：陈芬，你面试的是什么岗位？

陈芬说，人事专员。

好了，我们来看一下人事专员的岗位职责，这个岗位职责来源自百度，有一定的共通性，写的也比较细致。可以参考借鉴一下。

人事专员的岗位职责：

1、工作对人力资源部部长负责。

2、负责完成公司人事工作任务,并提出改进意见。

3、负责员工人事档案管理,并按所在分厂、部门分类存放。

4、协助员工招聘的面试,负责报到及解聘手续的办理,接待引领新进员工。

5、负责新进员工试用期的跟踪考核,晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料。

6、负责员工调查问卷的发放和收集,分析汇总调查结果,形成结论上报。

7、负责统计汇总,上报员工考勤月报表,处理考勤异常情况。

8、负责员工绩效考核资料的定期统计汇总,上报,并对绩效考核的方式方法提出意见和建议。

9、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查,提供相应的报表和资料。

10、负责员工技能培训方案,技能测评的督导与跟进。

11、负责公司人事文件的呈转及发放。

12、负责草拟,解释公司的福利保险制度,组织办理入保手续,联络退保,理赔事务。

13、协助部长处理人事方面的其他工作。

（本节来源自网络）

我们来看一下，这个岗位职责里面，提到了几个关键字：

1、员工人事档案管理；

2、 新进员工试用期的跟踪考核,晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料；

3、员工考勤月报表；

4、员工绩效考核资料的定期统计汇总；

5、员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查,提供相应的报表和资料；

6、员工技能培训方案,技能测评的督导与跟进；

7、草拟,解释公司的福利保险制度,组织办理入保手续,联络退保,理赔事务。

很明显，这个岗位职责里面就包括了七大类的相关档案。

那么显而易见，人事档案管理，这七大类的档案，我们可以分开来回答。如果公司的招聘启事里明确写明了岗位职责，参考岗位职责，我们可以就岗位职责内容中提到的人事档案管理的方法和思路来进行回答。

简单的问题，里面隐含的是几个问题：

第一、候选人，你有没有认真仔细地阅读招聘启事。

第二、候选人，你有没有同类型的工作经验。

第三、候选人，你对之前的工作有没有认真尽责地去细心履行。

第四、候选人，你的专业能力过不过硬。

看起来简单的问题，实际一点也不简单。但是你一定要说它不简单吗，也不尽然，因为这些基础工作，我们HR都不陌生，每天都在做。

但是，对一个人的面试评价，是指面试官通过短短时间的面试安排，根据候选人在面试过程中的各类表现及表达，反馈给面试官的系列印象而呈现出来，使面试官能根据搜集到的信息,对职位候选人的素质特征、求职动机、工作经验等各方面进行价值判断的过程。这里又涉及到一个问题，候选人的工作经验的成熟度。

我们都知道，个人定位高度取决于一个人的工作经验和成熟度。而人事档案的管理，是每一个HR每天都在经办的事项，每天都在经手档案，经办档案，管理档案。因此，对自己经手的事务一定要留下深刻印象，最起码的要求，能马上回答出我们HR要管理哪些人事档案。

不重视基本工作，反映出几个问题：

1、公司又不是学校，是希望你过来干活的，你对干活毫无兴趣，你在之前公司是怎么混过来的呢？你居然准备拿我们的工作机会练手和锻炼自己?我们还是找一些更靠谱的人吧。

2、工作不细心，不细致。

3、对基础工作不重视。

4、眼高手低，好高骛远

5、不扫一屋何以扫天下，连最基本的工作都做不好，不上心，还谈什么人事管理呢。

那么，到底做为一名人事专员，她要负责哪些人事档案的管理，以及如何管理这些档案呢？

首先，对档案的明细要基本清楚，最好是能如数家珍。员工基本的人事档案到底会有哪些呢？各位看官，下面的描述可以参考：

1、员工基本信息的资料。如简历、照片、身份证、毕业证、资格证等相关证件的复印件等。

2、面试入职评定的资料。如面试评估表、入职体检报告、背景调查报告等。

3、劳动关系与相关待遇确认资料。如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡、社保卡、住房公积金卡申办资料或原卡的复印资料。

4、相关制度或文件签字确认资料。如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或等级表格。

5、服务期及保密和竞业禁止约定资料。如：培训服务期协议，保密协议，竞业禁止协议等。

6、在职管理中陆续归档的资料。如试用期转正审批记录、培训记录（签到表、培训成绩）、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等。

7、员工已离职的，其离职相关资料也会一并入档。如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录等。

档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。

档案是历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解员工在工作中间的过去的工作轨迹，为做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，档案就起到了重要作用。

而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。

特别是在新的《劳动合同法》实施以后，如果发生员工劳动纠纷，员工档案更是起到了至关重要的作用。

档案管理可以是纸质文件、电子文档、OA文件等，对这系列档案的管理也要分门别类，比如说专门的档案柜、档案盒，电子硬盘，云平台等。

亲爱的人事专员，现在你知道人事档案的重要性了吧！

现在，让我们回到面试现场，我是面试官，你是求职者。

我问：“陈芬，请问一下，你是怎样管理人事档案的？请简单描述一下。”

亲爱的候选人，你要怎么回答呢？